How to boost your productivity
皆さん日々いろんな仕事をされていることでしょう。業務効率化として社内のイントラでシステムが組まれてるかもしれないし、サードパーティのサービスを使って外部のパートナーと連絡を取り合う機会も増えているかもしれません。
日本にもその辺はいろいろなサービスがあるので、仕事やプロジェクトによって使うツールが異なることもしばしば。こういう仕事をしているのもあって、さほどそれを使うこと自体には困りはしないものの、さすがそこは日本製。無駄に多機能すぎて何していいかわからないことも多いものです。まぁ、我慢して使いますけど。
でも、たまに思いませんか？
- メーリングリストとかいまどきうざいんですけど…
- いちいち全部のコメントの通知いらないんだけど…
- 時間のある時に見るからいいよ、ほっといて！
とか。ないです？
使うツールは必要に応じて
基本、日本発のサービスは機能が多すぎるんです。
もちろん必要があると思うから搭載されているんでしょうけど、仕事としての役割は人それぞれであって特定パートの連絡は要らないとかね、あるわけですよ。仕事のプロジェクト管理ツールとかは職種的にどこが主体となって作られたかで違うもので、畑違いの人間からすると用語からその文化からしてまったくもって意味不明。だから、導入前に操作説明とかの必要なんかが出てきてしまう。
そんなのに振り回されてたら、かえって生産性は落ちる一方ではないかと。
そんな多機能なのが嫌すぎて、自分で何かやる時は割と海外のサービスを使っています。海外のサービスだとそこに含まれてない機能は別の外部サービスとくっつけられることが多いものです。自分が中心になるようなときは「Basecamp」を使うことが多いんですけどね。それ自体にもファイルのアップロード機能はあるけど、Dropbox主体のやりとりがよければそっちと連携してお互いのファイルを同期させられるわけです。
複数のサービスを使うことになるのでその分お金がかかることもありますが、Dropboxのように比較的多くの人が使っているようなものが使えるのなら、新しいサービスやツールの説明をしなくてもよくなります（ここにファイル入れて、だけでいい）。操作を覚えたくない人は、送信相手に指定されたメッセージにメールでそのまま返信するとか、1日1回届く進捗まとめの目を通したりするぐらいで。
ただでさえ多いメールにさらに追い打ち、そこでいちいちサービスにログインするとかも面倒なわけですよ、常にメーラーとかブラウザ開いてるわけもないんでね…。
CatchAppが楽ちん
で、最近使い始めたのが「CatchApp」というサービス。
これが何するものかというと、基本は自分が登録したサービスのトラッキングが主な仕事。プロジェクト管理ツールはもちろん、DropboxやGoogle Driveなんかのストレージ、GitHubやBitbucketなどのリポジトリなんかもトラックすることができるんですね。Chromeのアプリもデスクトップアプリもスマートデバイスのアプリもあります。
何か変更があればほぼリアルタイム（5分間隔ぐらいかな？）でウィンドウ内に通知されます。別にずっと見てなくてもいいですし、何か動きがあればそのウィンドウ内で変更を確認することができます（連携するサービスによってはコメントも書ける）。GitHubのリポジトリとか変更が多いものをまとめて登録すると大変なことになるかもしれませんが、リストはプロジェクト単位だったりサービス単位だったりと好きなように作れます。
これだとタスク毎にサービスが分割されていても、そこで使っているサービスをまとめて登録しておけばすべてお見通しです。「あ、何か投稿された。何だろう？」「あ、何かDropboxに入ってる。あぁ、あれか」みたいな。変更通知を常に目にするわけでもないですからね。それが1カ所で一覧できるって結構便利。
無駄に多機能なものをがんばって使うよりは、必要なものを組み合わせた方が生産性もあがるのではないか、と。少なくともボクはそう思います。
＃ただ、残念ながら使える日本のサービスはゼロ。ここでも「日本とそれ以外」ってなもんです。
たまに「アレとコレが連動したー」とか歓喜の声をあげてる人もいらっしゃいますが、普段から海外のを使ってる身からすると「んー、ごめん。それ割と普通のこと…」なんですよね。残念。