新年度、人事異動があった方や新入社員が部署に入った方もいるかもしれません。1 ヶ月以上経ち、そろそろ落ち着いた頃でしょうか。
今回は新しいチーム編成時またはプロジェクトの始まりや引き継ぎの際にも便利な、Evernote Business を使った社内マニュアル作成方法をご紹介します。
使いやすい業務マニュアルの作り方
マニュアル、手引きは間違いや混乱を減らし、効率よく業務を進められるように作るもの。Evernote なら更新日と作成者がわかるので、最新情報がすぐ確認でき、不明点や質問があった場合は担当者に聞けて便利です。
3 つのポイント
- 標準化: 誰でも理解できるように、部署に特化した概念や専門用語は使わずに。
- 明確化: 手順は細かく丁寧に。提出物や途中経過の例として、サンプル画像を付ける。人によって解釈が違わないように、抽象的な言葉は避け、具体的に数値や期限を入れて。Evernote の注釈機能や Skitch を合わせて使うと視覚的に伝わるので、より分かりやすくなります。
- 経験に基づく補足追加: Web で調べられる一般的な情報だけでなく、実際に作業してみて始めてわかったコツや注意点を加えてカスタマイズ。例外やうまくいかなかった場合の提案も入れるとさらに良い。
マニュアルに入れる情報
中小企業やスタートアップでは、新入社員の研修をしたり、きちんと引き継ぎをする余裕がない場合も多いでしょう。口頭で説明した後に確認してもらえば、何度も同じ質問に答える手間も省けます。基本的な情報をまとめるだけでなく、さらに詳しい資料や知っておくと便利な統計なども入れておき、空き時間に目を通してもらうと仕事の質・量ともに高められます。
入れておくと良さそうな基本情報を参考までにいくつかあげてみました。
オフィス、機材について
- 社員の座席表
- 社内の問い合わせ先、担当者一覧、部署の内線番号
- 備品の置き場所と在庫管理
- 最寄駅からオフィスへの行き方、よく使うタクシー会社や配送業者とその連絡先
- オフィス入口の閉まる時間、裏口の使い方
- 検証用機材やアプリのシリアルナンバーや購入日、保証書、取扱説明書
- PC の各種設定方法
- プリンターの給紙方法
給与や福利厚生について
- 就業時間や休日、保険や手当などの基本情報
- 経費精算の仕方
- 有給や産休の日数や取り方
- 保養所やスポーツジムなど福利厚生情報
- 当日欠勤や出先への直行・直帰の際の連絡先
一般業務について
- 社内で使う基本ツールの設定方法（Google カレンダーや Wiki、Jira、Dropbox、Evernote、Chatwork、Skype、Line など）
- 部門や担当ごとに使うツールの設定方法（Salesforce、Google Analytics、Hootsuite など）
- 業務用のコンピューターや携帯電話端末購入の手続き方法
- 日報の書き方、議事録のひな形
- 電話応対マニュアル、伝言メモを残す際の注意事項
- 国内・海外出張マニュアル
- 会議室の予約方法
- 決済や承認のフロー
この機会に、業種や会社の規模、慣習に合わせてオリジナルの社内マニュアルを作ってみてはいかがでしょうか。
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