読みやすい仕事メールが作成できるようになる3つのコツ
■ 読みやすいビジネスメールを作成するコツ
◎ 1:難しい漢字はなるべく使わないようにする
「捗る」(はかどる)や「所謂」(いわゆる)など、漢字変換機能があるとついつい漢字を使ってしまいがちですが、漢字が多いと読みづらいです。漢字は、手書きの文章で利用するようなものだけを使うようにしましょう。それ以外はひらがなを使ったほうが読みやすい文章になります。無理に漢字を使わずに、文章のバランスを考えることがポイントです。以下の言葉も使いがちなので、注意しましょう。
・「有難うございます」(ありがとうございます)
・「○○の様に」(○○のように)
・「○○して下さい」(○○してください)
◎ 2:読点は1文につき2つまでを心がける
句読点について、チェックしてほしいポイントは以下の2つです。
・文が長すぎないかどうか
・無駄に多く「読点」を入れていないかどうか
読点「、」を1文で4つ以上使ってしまった場合は、その文章を一度読みなおしましょう。文字数にして100文字前後、長くて150文字を超えるようならば、句点「。」で文章を分けたほうが読みやすいです。シンプルに「主語」「読点」「述語」「句点」で大抵の場合は意味が通ることが多いです。本当に読点で文章を区切らないと意味が伝わらないかどうかを確認しましょう。
◎ 3:「PREP法」を使った文章を心がける
「PREP法」を簡単に言うと、以下の順番で文章構成をするということです。
・結論:Point
・理由:Reason
・具体例:Example
・もう一度結論:Point
忙しくて時間の少ないビジネスマンは、必要のない長文を読むことを「時間の無駄」と感じます。「結論」が先に分かっていれば、そのあとの「理由」についても読み込む必要があるのかどうか判断できます。ぜひ、PREP法の文章構成をマスターしましょう。
■ おわりに
相手に文章を読んでもらうということは、「相手の時間をいただく」ということです。相手のビジネスマンも自分の仕事で忙しい訳ですから、「相手の時間をいただく」ことを意識した文章を心がけましょう。
(著：nanapiユーザー・kazusan 編集：nanapi編集部 写真：足成)