面接や採用内定を辞退することは、時と場合によってはあり得ることです。例えば、一次面接、二次面接、そして最終面接…と進むうちに、企業の理念や社風、面接担当者の人柄などに違和感を感じ、情熱が冷めてしまうといったことがあります。
転職者にとって、採用は嬉しい知らせではありますが無理をして転職して後悔するより、思い切って辞退することも賢明です。ここでは、企業に失礼のない辞退のマナーとメールの出し方をご紹介します。
内定辞退と面接辞退のメールの書き方
応募者が多数いる場合、選考が進むほど企業の期待度が高まります。最終選考で内定を出した後に、いきなりメールで辞退の連絡をするとマナーや礼儀を知らない人だと思われてしまいます。基本は電話で辞退の理由を伝え、その後お詫びのメールを出すと良いでしょう。以下の2つの例文を参考にして下さい。
就職内定辞退のお詫びのメール
件名：貴社内定辞退のお詫び（←シンプル且つ具体的に）
○○○○株式会社（←正確に）
人事採用担当○○○○様（←担当者名はフルネームで）
この度内定を頂きました○○○○と申します。
先日は、内定のご連絡を頂き心より御礼申し上げます。
しかしながら、誠に勝手ではございますが、○○○の事情により内定を辞退させて頂きたいと存じます。（←辞退理由を簡潔に分かりやすく明記）
お世話になりました○○様をはじめ、御社には多大なご迷惑をお掛けしますこと誠に申し訳ございません。末筆ながら貴社益々のご発展をお祈り申し上げます。
面接辞退のお詫びのメール
件名：面接辞退のお詫び
○○○○株式会社
人事採用担当○○○○様
先日は面接のご連絡を頂き、誠にありがとうございました。
大変申し上げ難いことですが、○○○の事情により、今回の面接を辞退させて頂きたくご連絡をさせて頂きました。
誠に申し訳なく心からお詫び申し上げる次第であります。
末筆ながら貴社の益々のご清栄をお祈りいたします。
メールの最後には必ず署名を
氏名：○○○○
PCメールアドレス：○○○○@○○○○
住所：〒○○○-○○○○
自宅住所：（都道府県から町名、番地、建物名、号室を正確に記載）
自宅電話番号：○○○○
※メールアドレスはフリーメール以外のPCメールアドレスを記載。住所は、郵便物を確実に受け取れる住所を正確に明記しましょう。
内定後の辞退の連絡は早めに
企業は内定者が決定すると入社に向けて事務手続きを始めます。面接が一次、二次と進むうちに辞退する意志が固まった場合は、早めに誠意を持ってお断りしましょう。辞退して当然と思わず、丁重に理由を伝えることが重要です。
転職採用の場合でも、辞退を見込んで採用するケースもありますが、少なくとも先方に迷惑を掛けるということを前提に丁重に辞退の連絡は伝えましょう。「本当に辞退して良いのか？」をきちんと考えてから、はっきりとした理由を伝えます。自分を採用してくれた企業に「自分たちの目に狂いは無かったと思わせる」ような社会人としてのマナーはわきまえましょう。