更新日：2014年2月28日

足立区孤立ゼロプロジェクトにおける個人情報の入ったUSBメモリの紛失について

1.事故内容

1月8日（水曜）に地域包括支援センター中央本町から区内文書交換便を利用して絆づくり担当課に返送されたUSBメモリの到着を職員が確認せず、その後、2月21日（金曜）に地域包括支援センター中央本町から指摘を受けるまでUSBメモリの紛失に気づかなかった。2月24日（月曜）以降、区事務室内及び地域包括支援センター中央本町事務室を探したが見つからず、2月27日（木曜）になって担当課長にUSBメモリ紛失の事実を報告した。

2.USBメモリの内容

地域包括支援センター中央本町が管轄する足立区中央本町三丁目から五丁目、青井一丁目、青井三丁目から六丁目、西加平に居住する介護保険サービスを利用していない70歳以上の単身世帯と75歳以上のみの世帯。データ件数、1,403世帯、1752人分。
住所、氏名、年齢、性別と、当該地域で既に町会・自治会と民生委員の協力により聞き取り調査を終了した85世帯の調査結果及び地域包括支援センター中央本町が実施した初回アセスメントの結果が入力されている。

3.経過

区担当課と各地域包括支援センターは、区施設間の文書を専用車で配送する交換便を利用してUSBメモリをやりとりしていた。
区内の地域包括支援センターは全体で25箇所であるが、USBのやりとりはその内孤立ゼロプロジェクトが開始されている23箇所に送付している。

• 平成26年1月8日（水曜）
  地域包括支援センター中央本町がデータ入力済みのUSBメモリを区役所絆づくり担当課へ交換便で送付した。
  絆づくり担当課ではUSBの到着は未確認。
• 平成26年2月13日（木曜）、17日（月曜）
  13日に改修を行った新ファイルを入れたUSBメモリを送付する旨を全地域包括支援センター（25箇所）にメールにて伝える。
  その後、13日と17日に区にUSBメモリが返却されていた地域包括支援センター21箇所にUSBメモリを送付する（未送付2箇所のうち1箇所については所在確認済）。
• 平成26年2月21日（金曜）
  地域包括支援センター中央本町よりUSBメモリが届いていないという連絡が入る。
• 平成26年2月25日（火曜）
  担当職員が絆づくり担当課の受払い簿を確認し、地域包括支援センター中央本町のUSBメモリが返却されていないことを確認する。地域包括支援センター中央本町に確認の電話を入れ、1月初旬に返却したとの回答を受ける。
  改めて区役所内の執務スペース内を確認するが、発見できず。
• 平成26年2月26日（水曜）
  再度、地域包括支援センター中央本町に電話を入れ、返却の日にちを確認するが正確な日にちは不明であった。地域包括支援センター中央本町内を捜すよう依頼する。
  職員が担当係長に紛失について報告する。
• 平成26年2月27日（木曜）
  始業後に課長に報告するとともに、地域包括支援センター中央本町に電話を入れ16時に訪問し包括事務室を確認した。地域包括支援センター中央本町の受払い簿では「1月8日付返送」の記載を確認した。
  庁舎最寄の綾瀬警察署中央本町交番に遺失届提出する。

4.問題点

• USBメモリの管理に組織としてのチェック体制が取られておらず、担当者任せとなっていたため事態の発覚が大幅に遅れた。
• USBメモリには暗証番号が付いていたものの、データは暗号化されておらず、個人情報の取り扱いが極めて不十分であった。

5.区の対応

個人情報の管理については、その重要性を再三指摘されていたにもかかわらず個人情報紛失という事故を起こしてしまい、当該地域の皆様には大変なご迷惑をかけてしまいますことに、心からお詫び申し上げます。
今後は、暗号化ソフトの導入やUSBの管理手順などを明確化するとともに、交換便を利用せず担当課職員が直接USBメモリの受け渡しを行うなど、徹底して再発防止に取り組んでまいります。

6.区民の皆様への対応

ご迷惑をおかけした当該地域の皆様には、区より経過報告と再発防止について掲載した手紙により謝罪いたしますと共に、何か不審な問い合わせなどがあった場合には、区へご連絡いただくようお願いしてまいります。
また、今回のプロジェクトにご協力いただいた町会・自治会の皆様、担当の民生委員の皆様にも改めて経過説明とお詫びをさせていただきます。