はじめに
12/7の移転の様子です
はじめまして！nanapiで管理部とか経営企画とか担当している、てらもとと申します。
昨年末の話になりますが、nanapiでは、2013年12月9日から、長らくお世話になった代々木に別れを告げ、渋谷に移転を行いました。
会社の移転って、自宅の引越と同じようで、そうでもなくて、何だかやることがとにかくたくさんあるのです！今回は行ったタスクのまとめと、ポイントについて書いてみようと思います。
我々と同規模の人数の会社の方で移転を控えている方々の参考になれば幸いです。
どんな感じの移転をしたの？
まずは簡単に移転のサマリーです。
- 渋谷区代々木→渋谷区道玄坂
- 広さ：68.75坪→117.94坪(1.72倍)
- 居抜き(前のオーナーさんの内装をそのまま利用)
- 移転の時期が決まったのが1ヶ月半前！
- インターネット回線+電話回線→インターネット回線+IP電話に変更(契約の一本化)
10月中旬に、当初2月くらいに移転を予定していたのですが、大人の事情で12月初旬に移転に急遽なり、まさに寝耳に水。バタバタと移転を行いましたが、なんとかそつなく完了することができました。
新オフィスの様子は、941さんのBlogで紹介いただきました。こちらも参照下さい。
株式会社nanapi に行ってきた！ – 941::blog
引越projectで行った全てのこと
長いですが、以下に書き出します。モレがあるかもしれませんが、大体網羅できていると思います。
意思決定系
- 移転日の決定
- 取締役会承認(同じ渋谷区内のため、株主総会は省略可)
住所変更手続き系
- 公的機関
- 法人登記
- 税務署
- 都税事務所
- 社会保険事務所
- ハローワーク
- 労働基準局
- 金融機関系
- 銀行
- 法人クレジットカード
- 他契約しているところなど
広報系
- 社内メンバーへの連絡
- 社外
- メールでの連絡文面の作成＆社内シェア
- プレスリリース
- ホームページ
- 会社概要に反映
- アクセスに反映
- 沿革に追加
備品系
- 名刺(ついでにデザイン刷新)
- 社内のデザイナーさんにデザイン作成依頼
- 名刺の内容全員分取りまとめ
- 発注
- 社名入封筒
- 住所修正
- 発注
- ゴム印(アスクルで頼む)
通信系
- ネットワーク(新オフィス)
- 申し込み
- 下見(通信会社さんの)立会
- 開通工事立会開通
- ネットワーク(旧オフィス)
- インターネット解約手続き
- 電話回線解約手続き
- 番号変更対応依頼(この番号は…的なアナウンス)
- 郵便転送届提出
旧ビルを出る準備
- 原状回復工事
- 見積依頼
- 相見積依頼
- 発注
- 明け渡し日決定
- 引渡し日決定
- 引越し業者選定
- 見積依頼
- 相見積
- 移転スケジュール決定
- 荷造り
- 社内メンバーへの周知用荷造りマニュアル作成
- 荷造りマニュアルを使用してガイダンスを実施
- 断捨離(不要そうなものはとにかく捨てまくる)
- 共用備品は早めに荷造りしておく
- ウオーターサーバーとか、オフィスグリコさんとか、移転どうしたらいいか聞く
新ビルに入る準備
- 契約系
- 契約書内容確認（リーガルチェック）
- 契約に必要な書類の準備…会社謄本、印鑑証明書（法人）、印鑑証明書（社長）
- 契約
- レイアウト
- 内容検討…案もらって悩む
- 素案確定して、社内の要人にヒアリング
- 決定レイアウト決定
- 内装工事(居抜きと言っても、配線など工事はあります)
- レイアウトにそって配線図面などを起こしてもらう
- 仕様の決定
- 日程調整
- 工事立会
新ビル用備品購入
- 机
- 個人用デスク追加
- 会議室用
- 椅子
- 個人用
- 会議室用
- 他オフィス家具
- ネットワーク機器
- VPNルーター
- L2スイッチ×2
- 無線LAN用AP×4
- 有線用スイッチングハブ
- 他必要なもの購入(傘立てなど)
労務管理(通勤交通費変更)
- 交通費変更一覧作成
- 本人確認
- 給与計算反映
ついでにやったこと
- プリンター複合機をいいやつにした(リース)
- 社内の自動販売機を増やした
POINT１：優先順位は、通信系＞それ以外
我々のようなWEBサービスを運営している会社であれば、ネットワーク命です。極端な話、それ以外はどうとでもなります。机が無ければ床に座ればいいし、電源コードとかが足りなければ電気屋さんに走ればいいし、空調が効いてなければ着こめばいいのですが、ネットワークが無いと何にもなりません。今回は時間がないこともあり、とにかくこのあたりに注力をしました。
また、入居段階ではスッカスカなオフィスでも、１年後にはギューギューみたいなこともありがちなので、常駐の人員が増えまくってもいいような設計にしておくこともオススメです。半年とか１年後に後悔しなくて済みます。
ネットワークまわりについては、CTOの和田も書いています。こちらも参考にして下さい。
いかにしてベンチャーの社内ネットワークを構築するか – UNIX的なアレ
あと、地味に忘れがちな郵便局への住所変更＆転送届。これをやっておかないと、請求書などの重要な郵便物が迷子になってしまいます。結構重要です。
POINT２：入居前と後でやることを分ける
ポイント1と内容が被りますが、時間も無い中で、入居前にやっておかないといけないことと、移転後にやればいいことを明確に分けておくことも重要です。
移転後に、「メンバーがどれだけ最短で通常営業に復帰できるか」が最も大事と考え、そこから業務への影響がある場合＝入居までに完了、ない場合＝移転後できるだけすみやかに。みたいな感じで分けていきました。
われわれくらいの規模だと、バックオフィス人員が限られていることが多いかと思うので、仕分けすることは大事かと思います。
POINT３：個人デスク荷造の説明には力を入れる
荷物の中で、一番量が多く、かつ、メンバーそれぞれに作業をお願いしないといけない部分です。ここでトラブルが続出すると、移転前日にてんてこ舞いになったりします。
今回は、気合を入れたスライドを作って、社内にガイダンスを行いました。
POINT４：社内協力は必要に応じて
引越日2週間前くらいから、バタバタ具合が増してくるのですが、そんな時に、「手伝いましょうか！」とありがたい言葉をかけてくれるメンバーが現れます。
本当にありがたいのですが、一方で、アサインしまくっていると、「次何やったらいいっすか！」「次何やったらいいっすか！」「次何やったらいいっすか！」の嵐となり、そっちへの対応で逆に大変になったりもします。
一方で、「これ、こんな感じで処理しといたらいいっすか？」みたいな具体的なHOWの質問と共に手伝ってくれるメンバーは超ありがたかったです。
おわりに
いかがだったでしょうか。オフィスが新しくなることは、なんだか気分も変わっていいものです。移転はそこそこ大変ですが、そういった思いを胸に楽しみながらやると辛く無いですよ！