今月もまだ始まったばかりですがやることが多く、ほんとありがたいです。

最近いろいろな方からお仕事をいただきますが、よく聞くお話として「資料はどのように整理したら良いのか？」と聞かれます。

ちょっとだけ解説しますね。

１．領収書は現金の流れがわかるように整理する

現金の流れを把握するのは経営上非常に重要なことです。できれば、現金出納帳（わかりやすくいうと、小遣い帳）を付けておくと良いです。現金出納帳に現金を支払った領収書に基づいて記載します。

売上金の入金は処理を忘れるととんでもないことになるので、必ずつけましょう。飲食店や小売店などのではレシートや伝票から。その他の業種では複写式の領収書を使って手元に控えが残るようにしましょう。

領収書はノートやスクラップブックに貼りましょう。日付の古い順に左下から貼っていきましょう。これはめんどくさいですが、根気よく貼りましょう。根性あるのみです。

２．売り掛けの管理、支払（買掛）の管理をしましょう

締め支払いで売り上げや仕入れなどを行っているときは、毎月売掛残高（いくら未回収の金額が残っているか？）と買掛残高（いくら未払いの金額が残っているか）を管理しましょう。

エクセルなどで十分です。記載の仕方は

・前月の残金

・今月の回収額

・今月の発生額

・今月の残金

これをわかるように時系列で管理しましょう。

これは売り上げは特にですが、未回収のままほおっておくと資金繰りにも影響します。支払の方も放っておくと取引先から「あの会社はだらしない」と思われてしまいます。いくら仕入れ業者だからといって取引停止になって困るのは自分自身です。

もし期日までに支払えない場合は放っておくのではなく、事前に連絡するですとか、いつまでに支払うのでもう少し待って欲しいなど、マメに連絡することです。「自分がされたら嫌なことは相手にも絶対にしてはいけない」と思います。

売掛管理は厳しくしましょうね。

３．資料は必ず残しておく

例えば、カード引き落としの場合は明細書はカード会社から届きますが、何を購入したかわかりません。必ず納品書や請求書を取っておきましょう。アマゾンなどネットショッピングで購入した時は、明細書を印刷して保管しましょう。

意外に多いのが、ATM振り込みの明細書を紛失してしまうことです。ATMで振り込むと通帳には「ATM振込」としか記載されない銀行が多いので、明細書をなくすとどこに振り込んだかわかりません。通帳にどこに振り込んだか記入すればなおよろしいです。

銀行振り込み系の明細書などは、現金支払いの領収書とは別にノートやスクラップブックに貼りましょう。これを混同しておくと後で見たい時にわからなくなります。

４．請求書は必ず取っておく

これはなくす人はあまりいません。請求書は何の支払いをしたのかわかるものなので、無いとまずいですね。税務調査においても請求書は必ずチェックされます。

もう一つ、納品書と請求書は必ずチェックしましょう。誰しも間違いがあります。納品書の金額の合計が請求書と合っている保証はどこにもありません。相手を疑うという話ではありませんが、しっかりとした会社は当然のようにチェックしています。

請求書は取引先別にファイルなどにまとめましょう。毎月取引の無い先は月別でも構いません。

５．領収書の取り方

領収書は会社名で取りましょう。（当たり前じゃなかと突っ込みが入りそうですが・・・）コンビニやスーパーなどレシートが出るところはレシートをもらいましょう。レシートの方が何を買ったかわかるので、処理もしやすいです。

従業員が清算するときもレシートの方がいいです。たまにスーパーで明らかに食品を買っているのに、「領収書の但し書きは備品代で」という人がいますが、もし彼が従業員で会社にその領収書を会社に清算したとすると恐いですね。経営者の方かも知れませんけど・・・。

とまあ、ここまでできればたとえ自社で経理をしていなくて会計事務所に丸投げしたとしても、信頼性のある試算表や決算書が作れます。

しっかりと資料がないと、毎月の試算表が作れなく経営状態が分からないし、融資も受けれません。たまに「融資を受けたいから試算表を作って欲しい」と依頼され、段ボールごとドン！と持ってくる人もいると思いますが、もしその光景を銀行が見ていたら貸さないでしょうね。厳しい言い方かも知れませんが、毎日の積み重ねが大事です。その場しのぎでは根本的な解決にはならないと思います。

特に売上がどんどん上がってきている会社は要注意です。売り上げの伸びに自社管理が追い付いてきていません。従業員がお金を持ち逃げしたということもよく聞きます。まずは社内の体制をしっかりしてから、思う存分売り上げを伸ばしましょう。

ちゃんと経営するためには経理も大事でしょ？