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導入事例
> 宝塚市役所 様
兵庫県・宝塚市役所様の資産税課では、90年代半ばから固定資産税の課税客体となる土地・家屋の紙台帳等を電子データ化し、電子ファイルシステムで保管・運用されていました。このたび、前システムのサポート期間満了に伴って、新システム導入の検討が行われ、入札を経て、弊社のドキュメント管理システム「FilingStars」を後継機として採用いただきました。
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電子ファイルシステムがサポート期間満了となり、リーズナブルで操作性の高い後継システムを探している。
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前システムで保管していた膨大なデータをすべて新システムへ移行したい。
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前システムが旧式のため、最新のセキュリティパッチを適用できず、ファイアーウォールを立てて運用せざるを得ない。
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将来のシステム刷新を見越して、汎用性のあるデータ形式で保管・運用したい。
宝塚市役所 資産税課 課長 井上様
宝塚市役所様は70年代半ばから積極的に業務のシステム化を図られ、80年頃には全国の自治体の中でも早い段階に漢字オンラインを導入されました。当時は各地から自治体の方々が連日のように視察に訪れたといいます。
こうした流れの中、90年代半ばには資産税課が固定資産税の課税客体の資料となる土地・家屋の紙台帳を電子データ化することに踏み切りました。電子化の理由は、大きく3つ。ひとつは、重要な情報資産を破損・紛失することなく確実に整理・保存し、省スペースを実現すること。二つめは、作業面の効率化。必要な時に必要な情報を迅速に検索し、運用できる点です。三つめは、庁内LANを使って資産税課の職員全員および関係各課で情報を共有することでした。
これらの台帳データは当時導入された電子ファイルシステムで保管・運用されていましたが、同システムの保守期間満了に伴い、09年頃から新システム導入の検討が開始されました。新システムに課せられた条件としては、前システムのデータを完璧かつスムーズに移行して運用できること、そして、5〜10年後に再びシステムを入れ替えなければならない際に他社製のシステムでもデータ移行しやすいファイル形式で運用することが求められました。
これらの条件を満たした3社で2010年秋に入札を行い、その結果、弊社のドキュメント管理システム「FilingStars」を採用いただくことになりました。
●膨大なデータを変換・移行
宝塚市役所 資産税課
今回の案件で最大のポイントとなったのが、前システムからのデータの変換・移行作業です。前システムで保管されていた台帳データは350万枚以上。宝塚市のすべての土地・家屋に関する登記情報や評価情報を網羅している上、売買による所有権の移転、相続による土地の分筆など、登記に移動が生じるたびに法務局より通知が届くため、その数は日々増え続けています。
この膨大なデータの移行にあたっては、弊社で独自のインポートツールを開発し、変換・移行作業を実施しました。
また、データ移行期間中は、資産税課の皆様にご協力いただき、新規の文書についてはFilingStarsと前システムの両者に二重登録していただくことで、万一に備えるとともに、同課の日常業務に支障を生じさせないよう配慮しました。
そして、新システムの構築・導入に約2ヵ月、データの移行作業に約3ヵ月という短期間で、前システムからFilingStarsへ完全移行することができました。
●操作説明会を実施
FilingStarsの操作については、稼働前に弊社スタッフによる操作説明会を実施しました。稼働直後は、操作手順が違うため戸惑いもあったようですが、直観的な操作が可能なため、すぐに慣れていただいたようです。また、FilingStarsはWebブラウザから簡単にアクセスできるため、資産税課の職員お一人おひとりのPC端末から検索・閲覧できるようになったことも使い勝手の良さにつながっています。
●アクセス権を設定
FilingStars検索端末
FilingStarsで保管・運用しているデータは、前述の通り、土地・家屋の台帳データという個人情報・財産情報であるため、資産税課様ではアクセス権を設定して、閲覧できるユーザーを制限しています。閲覧が許可されているのは、基本的に同課の職員の方々のみ。また、職務上、同データの閲覧が必要な道路管理課、建築指導課、市街地整備課、下水道管理課、管財課では、各課に1台だけFilingStarsにアクセス可能なPC端末を置いて運用しています。
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リーズナブルかつスピーディに前システムから新システムへ移行できた。
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前システムの膨大な情報資産を新システムへスムーズに継承できた。
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汎用的なファイル形式にデータ変換できたので、将来、次期システムへ継承しやすい。
FilingStarsは2011年3月より運用を開始。前システムで保管されていた膨大なデータはFilingStarsに引き継がれ、順調にご利用いただいています。利用頻度の高い職員の方々からは「以前のシステムに較べて、処理速度が速くなった」「画面が見やすくなった」と好評です。
今回のシステム移行に関して、資産税課の井上課長、吉岡係長にそれぞれお話をうかがいました。
「以前とはまったく異なるシステムを入れたにも関わらず、スムーズに移行することができ、また、稼働後のトラブルもなく、今回のプロジェクトは成功といえるのではないでしょうか。」（井上課長）
宝塚市役所 資産税課 係長 吉岡様
「思っていた以上に迅速かつ順調にデータおよびシステムの移行ができ、NECマグナスコミュニケーションズさんには感謝しています。実を言うと、失敗が許されない大切なデータですから、当初は新システム稼働後も、万一の場合に備えて、以前のシステムも並行して動かすつもりだったんです。しかし、稼働してすぐにFilingStarsが信頼に値するシステムだとわかり、2〜3日で安心して旧システムを止めることができました。」（吉岡係長）
引き続き吉岡係長が今後の課題について語ってくださいました。
「FilingStarsには多彩な機能が搭載されていますが、数年後に訪れるであろう次期システムへの継承を考慮して、現在は基本的な機能しか利用していません。とはいえ、その一方でもっと便利に使える方法があるのではないかという思いもあり、それが我々の今後の課題になっています。」
弊社では今後も引き続き宝塚市役所様のご意見やご要望をおうかがいしながら、より使い勝手を高める機能や操作方法をご案内するなど、将来のシステム移行までの期間をしっかりサポートさせていただきたいと考えています。
宝塚市
兵庫県の南東部に位置し、約101平方キロの広さに、人口は約22万人。北部は自然豊かな田園風景が広がり、南部には市街地が広がります。大阪と神戸のどちらからも鉄道で約30分とアクセスが良く、「歌劇と温泉のまち」として年間約877万人もの観光客が訪れます。特に宝塚歌劇は全国的に有名。そのほか、同市で幼少期を過ごした漫画家・手塚治虫氏の記念館、阪神競馬場、歴史的な寺社仏閣、ゴルフ場など、観光・レジャースポットが豊富です。
＜宝塚市役所＞
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所在地：〒665-8665 宝塚市東洋町1番1号
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TEL：0797-71-1141
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URL：
http://www.city.takarazuka.hyogo.jp/
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