|
 使用方法
Gmailの真価は各種設定による操作性と利便性の向上にあり、基本的な使用方法は至ってシンプル。ただ、バージョンアップによる仕様の変更が頻繁に行われるため、使用する側もある程度の柔軟性が必要になる。
Gmailそのものは前述のとおりブラウザでアクセスするのでIEや火狐でもよいのだが、やはりGoogleが開発しているChromeとの相性が抜群。
|
|
Gmailへのアクセス
Gmailはウェブアプリケーションなので専用ソフトはなく、ブラウザでアクセスするだけ。
Googleのトップページ上部にある「Gmail」をクリックするとログインページに移行する。
ブラウザにGoogle Chromeを使用していると、アプリケーションページにGmailのアイコンがあるので便利。
アプリケーションページ以外にも機能拡張でMail Checkerをインストールすると、Gmailを開いていなくても新着メールが確認できる。
|
|
新規メールを作成
新規メール作成は左図の「作成」をクリック。
2013年3月末からデフォルトで新規メールの作成画面がポップアウトするようになった。
「作成」をクリックすると左図のように新規作成画面が右端にポップアウトして張り付いている。
このポップアップは文字通り右端に張り付いており、既存の受信メールなどを参照しながら新規メールが作成できるということらしいが、慣れていないためか妙に違和感がある。
また、新規作成はポップアウトするのに「返信」や「転送」はポップアウトせず、受信メールの下に送信メールが展開する。
|
 |
新規作成画面を完全にポップアウトするには左図赤枠部分の「→」をクリックする。また、これまで通り「Shift + C 」で新規メールの作成ウインドウは完全にポップアウトした状態で開くので、完全にポップアウトした作成画面が良ければ「Shift + C 」を推奨。
ただし、IEなどChrome以外のブラウザを使用している場合は、ポップアップブロックの解除が必要。
※ショートカットを使用するには「設定」でショートカットをONにする必要ある。「設定」についてはこちらを参照。
|
|
宛先の選択
メー
ル送信先がGmailの「連絡先」に登録されている場合は、新規メール作成フォームの「To」（左図赤枠部分）をクリックすると、連絡先の一覧が表示されるので、該当する宛先にチェックを入れて選択する。
複数選択も可能で、選択が終了したら「選択」をクリックすると、新規メールの「To」の箇所に、選択したメールアドレスが入力された状態になる。
「連絡先」をグループで分類していれば、「Myコンタクト」の箇所で送信するグループを選択、「すべて選択」にチェックを入れると、グループ化された相手にのみ一斉送信が可能になる。
|
 |
宛先を直接入力する
メール送信先がGmailの「連絡先」に登録しれており、その登録名が分かっている場合は、「To」の欄に直接、登録名を入力すると左図のように前方一致検索で宛先が表示されるため、該当する宛先を選択することで送信先を入力できる。
同様にメールアドレスが分かっている場合も、アドレスの頭文字を入力すると、前方一致で該当する宛先が表示される。
|
 |
Cc・Bccを追加する
「To」の右端に「Cc」と「Bcc」があり、それぞれをクリックするとメールアドレスを入力する欄が追加される。
メールアドレスの入力はは宛先（To）の入力時と同じ。
ちばみにCcはカーボン・コピーの略で文字通り「複写」を意味する。
相手先に送信したメールの内容を複写して、Ccに指定した相手にも同時送信する。Ccを使用した場合、宛先（To）側にもCcで送信された相手が分かる。
これに対してBcc（ブラインド・カーボン・コピー）はCcと同様に同一内容のメールをBccで指定した宛先へ送信するが、宛先（To）側にはBccで送信された相手は分からない。
|
 |
ファイルを添付する
左図赤枠の「クリップアイコン」をクリックするとファイル選択のウインドウが開くので、添付するファイルを指定する。
ブラウザがChromeの場合は、本文を入力するスペースに添付するファイルをドラッグ・アンド・ドロップするだけで添付が可能。
|
|
メールの送信
送信先、タイトル、本文の入力が完了したら、新規メール作成画面の下部にある「送信」をクリック。
|
|
メールの返信・転送
受信したメールへ返信する場合は、左図赤枠部分の「矢印」アイコンをクリックすると受信メールの下に編集可能な状態でメールが展開する。
転送する場合は、矢印アイコンの横にある▼をクリックするとメニューがドロップダウンするので、メニューから「転送」を選択すると返信と同様に受信メールの下に編集可能な状態でメールが展開する。
|
|
メールの返信・転送は上記の他にも、受信したメールの下部に表示されている左図赤枠部分のリンクをクリックしても可能。
|
|
返信・転送メールの件名編集やポップアウトは、左図赤枠部分をクリックして展開するメニューから選択する。
|
 |
自動保存と下書き
以前のバージョンでは「すぐに保存」というボタンが存在していたが、自動保存機能が進化して最新バージョンにはない。
新規作成画面を立ち上げ、文字を入力すると数秒後にはメールの内容が自動保存される。
保存されたメールは「下書き」に入っており、「下書き」のメールをクリックするとポップアウトして編集状態になる。
新規画面で立ち上げたメールを破棄する場合は、「ゴミ箱」のアイコンをクリックする。その他にも「ゴミ箱」アイコンの右にある▼をクリックするとメニューが開き、「テキストモード」や「印刷」などが選択できる。
|
 |
連絡先の登録
受信したメールのアドレスを「連絡先」に手っ取り早く登録する場合は、メニューの左図赤枠部分「連絡先リストに◯◯さんを追加」を選択。また、受信したメールに返信すると自動的にそのアドレスがMyコンタクトに登録される。
ただし、メニューからの追加も返信時の自動登録も「Myコンタク」にアドレスを追加するだけで、追加時に編集はできない。
相手先の名前などを編集は「連絡先」に切り替え、該当のメールを再編集する必要がある。
|
|
連絡先を表示するには、右上に表示されている「Gmail」の▼をクリックしてメニューを開き、「連絡先」を選択。
|
|
連絡先を追加する
新しい連絡先を登録する場合は「新しい連絡先」をクリックする。
|
 |
連絡先の登録フォームも仕様変更が多いが、基本的な項目は同じである。
名前はメールの送信相手にも分かるため、失礼のない程度の名称にした方がよい。
現在の仕様では左図赤枠のタイトル部分にカーソルを合わせると、▼が表示されドロップダウンリストが出るようになっており、リストから最適な項目名を選択する。
また、各項目に入力すると自動的に項目名が変わるので、項目名を変更する必要があれば先のドロップダウンリストから適切なものを選択する。
「追加」ボタン（左図青枠部分）は会社名や役職名などデフォルトにはない項目を追加できる。
相手の画像を入れる場合は、「画像を追加」をクリックして、該当の画像を指定する。また、使用する画像は正方形にトリミング（切り取り）される。
※登録する相手がGmailを使用しており、プロフィール画像を設定している場合は、その画像が表示される。
|
 |
左図赤枠部分は左から「Myコンタクトに戻る」「グループ」「メール」で、「メール」をクリックすると表示されている連絡先宛の新規メールがポップアウトする。
「グループ」はチェックボックスにチェックを入れることで連絡先をグループ化することができ、グループ化することでグループに登録されたアドレス宛に一括送信が可能になる。
新しいグループを作成する場合は、リストの最下部に「新規作成」を選択。
「その他」は連絡先の削除やエクスポートなどの項目がある。
|
|
ラベルの設定
受信トレイの下にある「開く▼」をクリックすると隠れているメニューが展開する。
|
|
開いたメニューから「ラベルの管理」を選択。
|
|
設定画面の「ラベル」が開く。
システムラベルは削除できないが、受信トレイ以外のシステムラベルは非表示が可能。
デフォルトでは「すべてのメール」や「迷惑メール」が非表示になっているが、ラベルを付けずにアーカイブした場合は「すべてのメール」でのみ閲覧可能なため、「すべてのメール」は「表示」にした方が便利。
また、「迷惑メール」はGoogleの強力なフィルタによって自動的に振り分けられるが、その精度は100%ではないため、稀に必要なメールが「迷惑メール」と判断される場合があるので「迷惑メール」も「表示」にしておく。
|
|
デフォルトでいくつかのラベルがあり、これらラベルは通常のメールソフトにある「フォルダ分け」と同じ働きをするのだが、1つのメールに複数のラベルを付けることが可能になっている。
例えばメールソフトなら「仕事」フォルダに振り分けるメールを、Gmailは「仕事」「取引先」「見積」など
のラベルを付けることで、多角的な集計ができる。
無論、既存のラベルだけでは管理できないので、設定画面の下部にある「新しいラベルを作成」で任意のラベルを作成する。
|
|
以前は無かったが、現バージョンのラベルはネスト（入れ子）が可能になり、より管理しやすくなった。
ネストは簡単言えば1つのカテゴリー内に作成するサブカテゴリーで、ネスト機能を上手く使えばメール管理が向上する。
「仕
事」というラベルを作成し、「取引先」というラベルを「仕事」ラベルにネストする場合、「仕事」は左図の「新しいラベル名を～」の箇所に入力して「作成」
をクリック。続けて「取引先」をいうラベル名を入力し、「次のラベルの下位にネスト」にチェックを入れ、リストボックスから親になるラベルを選択して「作
成」をクリックする。
|
|
ラベルに色を付ける
各ラベルの先頭にカーソルを持って行くと、左図のように▼が表示されるので、それをクリックしてカラーパレットを出す。
表示されている色を選択する場合は、対象の色をクリックする。表示色以外の色を設定する場合は「カスタム色を追加」を選択すると、別ウインドウで色の設定画面が表示される。
|
 |
メールにラベルを付ける
受信トレイでメールを一覧表示している場合は、ラベルを付けるメールにチェックを入れ、左図赤枠部分の「ラベル」アイコンから任意のラベルにチェックを入れ、「適用」をクリック。
複数のメールに一括してラベルを付ける場合はこの方法が便利。
メールを開いている場合も「ラベル」アイコンから同様にラベルをつけることができるが、この場合は現在開いているメールのみにラベルが適用される。
|
 |
メールをアーカイブする
ラベルをつけたメールを選択して左図赤枠のアイコンをクリックすると、選択したメールがアーカイブされる。
アーカイブとは複数のファイルを一つにまとめて記録保存するという意味があり、Gmailではチェックされたメールがそれぞれのラベルにまとめられ、受信トレイから消える。
仮にラベルを付けずにメールをアーカイブしたら、無印状態のため「すべてのメール」の中から探し出すことになる。
|
 |
メールを移動する
同一ラベルのメールを選択し、「移動」のドロップダウンリストから該当のラベルを選択すると、該当のメールは受信トレイから消え、選択したラベルが付いてアーカイブされる。
この操作は「メールを選択」→「ラベル付け」→「アーカイブ」という流れと、作業内容は全く同じ。
|
 |
設定ページを開く
ページの右上にある「ギア」アイコンをクリックして「設定」を選択する。
|
 |
全般 ～ ショートカットON
覚えていると便利なキーボードショートカットをONにする。
前述の新規メールをポップアウトする「Shift+C」を使用するには、ここでショートカットをONにする必要がある。
Gmailのショートカット一覧
|
 |
全般 ～ セキュリティの強化
GmailはWEBメールのため、ネット接続環境があればどこからでもアクセスが可能で非常に便利だが、その反面セキュリティが弱い。
https (Hypertext Transfer Protocol Secure) は暗号化された通信を意味するもので、通常のhttpと比較してセキュリティ面が強化される。
100%安全なわけではないが、アプリケーションの動作を少々犠牲にしてでも、セキュリティはあったほうが良い。
そのため「接続方法」で「常にhttpsを使用する」にチェックを入れ、ページ下の「変更を保存」をクリックする。
|
 |
全般 ～ メールに署名を挿入する
氏名やメールアドレス、連絡先などの署名を自動でメールに挿入したい場合は、署名の項目にチェックボックスを付け、挿入したい情報を入力し、ページ下の「変更を保存」をクリックする。
|
 |
フィルタ ～ フィルタを作成する
Gmailのラベル分類を効率よく、さらに使いやすくする機能がフィルタである。
特定の相手、特定のタイトルなどでラベル分けを行い、より見易く管理しやすい状態にする。
フィルタを作成する場合は、設定のフィルタをクリックし、左図赤枠部分の「新しいフィルタを作成」をクリック。
|
 |
フィルタ ～ Fromの設定
フィルタの条件として最も多いのが送信元のメールアドレス。
メールアドレスは「アカウント@ドメイン」の構成になっており、「From」にはアカウントのみ、またはドメインのみを指定することが可能。
OOOO@XXXXXX.comという取引先からのメール全てに同じラベルを付ける場合は、「From」にXXXXXX.comを指定する。
ほとんどないケースだが、OOOOというアカウントで複数のドメインがあり、アカウントがOOOOという全てのドメインに同じラベルを付ける場合は、OOOO@と入力すれば、指定したアカウントに同じラベルを付けることができる。
|
 |
From に任意のメールアドレスやドメイン、アカウントを設定し、左図赤枠部分の「この検索条件でフィルタを作成」をクリックする。
以
前のバージョンでは「フィルタテスト」というものがあり、設定した条件で目的のメールが抽出されるか確認できたが、現行の仕様では「虫眼鏡」アイコンをク
リックして設定条件で検索すると、フィルタ設定の画面から通常の受信トレイに戻ってしまうため、再度初めからフィルタの設定が必要になる。
フィルタの条件設定は後からでも編集できるので、フィルタ設定画面でテストが出来ない現行バージョンでは、取り敢えず先に進んでフィルタを作成したほうが効率的。
|
 |
次に抽出された検索結果に対して実行する処理を指定。
受信トレイにやたらとメールが蓄積する場合は、ラベルを付けて受信トレイをスキップさせたり、山のように未読メールが貯まる場合はメルマガだけ既読にするなど、フィルタの使い方は自由自在。
「スター」はメールに★マークを付けることで、優先度や重要度の高いメールなど、好みで使用する。
※マルチトレイを使用するとスターの使い勝手が向上する。
設定した処理を既存のメールにも実行する場合は、左図赤枠部分の「一致する◯件のスレッドにもフィルタを適用する」にチェックを入れる。
処理の指定が完了したら「フィルタを作成」をクリック。
|
 |
フィルタ ～ To の設定
Fromがメールの送信元を条件にしたことに対し、To はメールの送信先に対しての条件設定になる。
From と To で同じドメインを指定し、同じラベルをつけると、そのラベルを見ればメールのやり取りが一目瞭然となる。
受信メールだけでなく、送信メールにも同じラベルを付けることで、メールの内容がより把握しやすくなる。
以後の設定はFrom と同じ。
|
 |
フィルタ ～ 件名の設定
日報など同じ件名で複数のメールが来る場合は、「件名」を指定してラベルを付ける。
検索は部分一致で抽出するため、指定した文字列が件名に含まれていればOK。
以後の設定はFrom と同じ。
更にメールの件名または本文に一定の語句を「含む」もしくは「含まない」といった条件設定や添付ファイルの有り無しという条件設定も可能になっている。
|
 |
アカウントとインポート ～ 名前の変更
Gmailのアカウントで設定した名前とは異なる名前でメールを送信する場合は、左図赤枠部分の「情報を編集」をクリックする。
デフォルトのGmailアカウントにチェックが入り、その下に空欄があるので、任意の名前を空欄に入力し、「変更を保存」をクリックする。
また、「別の返信先の指定」で別のメールアドレスを設定すると、送信アドレスはGmailのアドレスで、そのアドレスに相手が返信した場合は、設定した別のメールアドレスに返信される。
|
 |
アカウントとインポート ～ 別のメールアドレスで送信する
Gmailには前述のように返信メールアドレスを指定できるだけでなく、Gmailを使用していながら、別のメールアドレスで送信が可能である。
左図赤枠部分の「メールアドレスを追加」をクリックする。
|
 |
使用する名前とメールアドレスを指定して、「次のステップへ」をクリック。
ここでも別の返信先アドレスを指定できるため、必要であれば設定する。
次に、「確認メールの送信」をクリックすると、指定したメールアドレスに「Gmailからのご確認」メールが受信されるため、メールに記載されているリンクをクリックして設定を完了する。
これでGmailから別のアドレスで送信ができ、指定したアドレスでGmailへ転送設定するか、次のPOP3メールの受信設定をすれば、Gmailで別アドレスのメールが送受信できるようになる。
|
 |
アカウントとインポート ～ POP3メール�%C |