2013-05-11 議事録作成が早くなると仕事が少しは楽しくなる（かもしれない）話 
会議が終わった瞬間に議事録を出さないと何かこうトイレに行ったあと拭いてないみたいなキモチワルさが残るはせおやさいです、いかがお過ごしですか。
新入社員が最初にぶつかる壁の一つに「議事録作成に時間がかかる」があるんじゃないかなって思ったのと、議事録出せ出せ言われてもなかなか出せないのってチーム全体のストレスになるのでこういうふうにやるといいよ的なTipsを備忘します。
議事録の目的
あたりでしょうか。
あるのとないのとだと、1000％あった方がいいです。
そして議事録がちゃんと積み重なってログになってるプロジェクトの方が、うまくいく確率が格段に上がります。経験談です。マジです。
わたしは人間の記憶力はアテにならないことを信条としているので、自分も、そして相手も言ったことを忘れるものだという前提で、何があっても付けています。ノートPCを会議に持ち込むのはキライなので手書きのメモ派ですが、それをテキストに起こす手間を踏んでまで送ったほうがいいと思ってます。
一見手書きの議事録をテキストに起こすのってムダっぽいんですが、学校の授業で復習が大事だったのと同じで、会議も復習したほうが忘れる確率は下がります。なので実はムダじゃないんです。
それよりも、「この話、こないだもしたよな…」という強烈なムダを省くための手間だと思えば、安いものかなっという気がしています。
議事録の概要
- いつどこで誰が参加したか
- その日に話し合われる予定の議題は何か
- その日、実際に話し合った内容と結論は何か
1と2は予め作っておけるので、先に作っちゃうほうがいいです。
2はいわゆる「アジェンダ」と言われるもので、これを会議前に送っておくと「えーと今日はなんでしたっけ」がなくなるので、一石二鳥です。
で、3について一言一句書き残す必要はないのですが、死守するのは以下3点
「課題についてどんなアクションを取ることになったか」
「それは誰が担当するのか」
「それはいつまでにどうなっているのか」
例として、
「それは○社の××さんに作成担当をお願いする」
「会議終了後3日以内に、メールで、各参加者あてCc:で送信する」
みたいな、「何を」「誰が」「いつまでに」が押さえられているのが大事です。
話の流れで具体的に決まらなくても、「今回は結論を持ち越すが、次回会議までに××の案を持ち寄るとする」みたいな保留ポイントが挙がるはずなので、そこを控えるのが大事。
会議でなんかこう「分かってる人たち」だけが「これはじゃあまあアレでゴニョゴニョ」みたいになった場合は、上司とか同席者に聞いちゃうのがいいと思います。「これって結局誰がいつまでに何をすることになったんでしたっけ」みたいな。
分かんなきゃ「結論不明確、要確認」とメモしておけばよいです。「結論がはっきり出ていない」という結論が議事録に控えられていればよいので。
押さえとけポイント
概要でも述べたことと重複するのですが、あとから自分で見返して「なんだっけこれ」にならないために、だいたいこの項目を頭に浮かべて会話を追うとよいです。
- いま話し合われている議題は何についてなのか
- 会話の主導権を握っているのは誰で、誰が主担当なのか
- この会話は「余談」なのか「議論」なのか「共有」なのか
わたしがいつも手元に控える時、左から右に向かって大項目＞小項目＞結論みたいに書くのですが、
大項目
小項目 → 結論
みたいな感じで、手動インデントしてます。
あとこれは瑣末なテクニックではあるのですが、手書き議事録では「色変え」が重要です。
手書きが好きなのは、3色ボールペンで重要度をパッとメモできることも大きくって、基本的な会話は「黒」、本筋から関係ないが重要・面白そうな話は「青」、決まったことや重要な項目は「赤」みたいに使い分けています。
「黒」で書いた会話の重要ポイントを「赤」でマルしたり、決まったことは赤字で遡って追記するようにしているのですが、こうしておくと後からノートを開いて議事録を作成しようと思った時、すごく分かりやすいです。
俯瞰で会議の流れを追えるのと、赤字のところに関連する会話だけ押さえておけばいいので、実際にテキスト起こしする際にも「こことここだけは重要なのでテキストに起こし必須、あとはなんとなく覚えておけばいいや」みたいな、優先度の振り分けがしやすくなります。
「ココ大事だよ〜」のチェックは「色変え」「下線」「文字囲み」とかいろいろありますが、自分の中でなんとなく優先順位を付けておくと良いです。慣れたら簡単なので、慣れたらでいいけど。
このへんはPC議事録とか手書きとかボイスレコーダーとか色々試してみて、結局手書きで控えて色変えて重要度マークして、後でテキストに起こすのが一番確度が高くてわたしはラク、というだけなので、パソコンのツールで色変えとか会話ログを遡って重要チェックを付けるとか、そういうのができる人で、そっちのが作業としてラク、という人はその方法をとるほうがよいと思います。
ムダ会議を殲滅したい
会議中に過半数がノートPC開いてると会議の精度が下がるし気が散ってるのがよくわかるので本当にイライライライラします。すごい時間のムダだし、くだらない会議に参加するくらいだったら早く帰って夫とゴハン作って食べたり映画見たり早く寝たりマンガ読んだりしたい。
なので会議は精度を上げるために議事録担当者決めてあとはみんな議論に集中、サッサと終わらせてサッサと解散、すぐ作業、っていう風にしたいという強い願いがあるので「全員がなんとなく議事録とってる」みたいな空気が駆逐されてほしい。