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優先順位を考える

 「忙しくて実行できない!」

今、心の中で叫んだ人、本当に声をだして叫んだ人、舌打ちした人たちに、次のお話を捧げる。


《木こりのジレンマ》
 あるところに新しい斧を手に入れた木こりがいた。新しい斧の切れ味は抜群で、買った翌日、木こりは1日目に10本の木を切り倒すことができた。それも短時間で。今まで考えられないことだった。2日目、彼は作業時間を延長し、15本の木を切り倒した。3日目、4日目と彼は日を追うごとに懸命に、そして遅い時間まで木を切り続けた。ところが、日が経つごとに、切り倒す木の数がだんだん少なくなってきた。彼はたくさんの注文をとっているので、夜中まで一生懸命がんばった。それでも、日ごとに切り倒す木の数は減っていく。

 見かねた友達が彼にアドバイスした。
「なぜ、刃を研がないんだ。刃がぼろぼろになっているのに、研がないから、木が切り倒せないのは当たり前ではないか。」

 彼は答えた。
「俺は、そんなことをしている暇がないくらい、忙しいんだ。毎日たくさんの木を切らなければいけないんだ。」


 懸命な読者には、私が何を言いたいかわかっていただいたはずだ。
 2時間でいい。昼間の作業が難しければ、残業でも休みの日でもいいから、2時間、「刀研ぎ」(机周りの整理)をしよう。また、たくさんの木が切り倒せるようになるはずだ。

 『木こりのジレンマ』は、机周りの整理だけでなく、時間配分にも当てはまる寓話だ。

 われわれは、変化よりも安定を求める。平穏な日々を望む。これまでの歴史が示すように、鎌倉幕府、室町幕府、江戸幕府それぞれ政権樹立までは戦や駆け引きが繰り広げられるが、政権が確立すると、厭戦ムードが全国に広まり、誰もが長期安定政権を望むようになる。

 政権だけでなく企業にも同じことが言える。特に大企業は平和に慣れると、過去の成功体験にもたれ、世の中の変化に目をつぶり、前例踏襲を続ける傾向がある。

 政権も大企業も、変化への日頃の対応を怠ると、だんだん制度疲労が広がり、やがて巨像が倒れる運命の日を迎えるまで、衰退していく。新撰組がいくらがんばっても、外圧に対して的確な対処法を打ち出せなかった江戸幕府は衰退の途をたどることになったのである。

 これは人にも言える。できれば安心、安全な生活を続けたい。職場で、次のような選択技を与えられたとき、あなたはどちらを選ぶ?




《究極の選択》

 朝、オフィスの自分の席に着き、机の上を見る。

○右側に積み上げられた書類は、どれも期限が今日まで。1つ当たりの時間は大してかからない。頭はそれほど使わず、リズミカルにこなせる仕事だ。10個ぐらい積み上げられているので、2時間ぐらいかければ、全部いっぺんに済ませそうだ。

△左側に積み上げられた書類は、期限はまだ1週間ある。新しい企画で、かなり頭を使う仕事だ。全体で10時間ぐらいかければ、片が付きそうだ。


 さて、上記の○と△をどちらを選ぶ。正直に答えてほしい。

 朝は調子がいいので、○で勢いをつけて、それから△に移りたいところだ。賢明な読者はお気づきだろうが、「時間管理」、「仕事術」関係の本の解説によると、正解は△。朝起きて数時間は、大抵の人間は頭が冴えており、特に出社して2時間ぐらいの間は「黄金の時間帯」と呼ばれ、頭を使う仕事や創造的な仕事に向いていると書かれている。

 出社して2時間ぐらいで1日の仕事を済ませてしまえというような過激なタイトルの本を書店で見られた方もいらっしゃるだろう。

ビジネスマン奇跡の整理術・時間管理術(ジェフリー・J・メイヤー著)
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によると、

○「やり慣れた方法でやれること」と、
△「好ましい結果が得られること」のどちらを選ぶ?と、聞かれたとき、

大抵のビジネスマンは、頭では△とわかっていながら、○を選んでしまうそうだ。
忙しければ忙しいほど、○を選んでしまう。忙しくて考える暇などないからだ。
忙しいからこそ△を選ぶ習慣を身につけることができれば、ビジネス力を飛躍的にアップさせることができる。



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超図解 奇跡の整理術 机の回り&時間&情報をどう整理すればいいか?―こんなに簡単な方法があったのか!
壷阪 龍哉 (著)

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目次

はじめに 「当たり前のことをシンプルに!」

第一章 身の回りを整理する

1.机の回りがうまく整理できない
2.書類や資料が散乱している
3.どんどんたまる名刺をどうにかしたい
4.ハガキや手紙が引き出しの中でグチャグチャになっている
5.会議資料やミーティングメモをどう整理するか

第二章 時間を整理する

1.仕事に必要な資料がすぐに出てこない
2.かけたい相手の電話番号がすぐに出てこない
3.電話に振り回されている
4.上手に時間を使いたい
5.自分のペースで仕事ができない
6.仕事能力を高めて時間を生み出す方法

第三章 仕事を整理する

1.出社してすぐに仕事に取りかかかることができない
2.上司から仕事の進め方が下手だといわれる
3.いつも忙しく仕事に追いかけられている
4.ひとつの仕事に時間がかかり過ぎてしまう
5.やるべき仕事が溢れて何から手をつければいいかわからない
6.仕事の生産性を上げる秘訣はないのか

第四章 情報を整理する

1.「情報洪水」の中から欲しい情報だけをキャッチする
2.思いついたアイディアをすばやく記憶する
3.上手な手帳の使い方
4.新聞情報をフルに活用する
5.仕事に生かす本を上手に整理する
6.オフィスの共有情報を無駄なく整理活用する方法
7.プライベートな情報も上手に整理したい
8.家庭にある重要書類を上手に管理する方法は

第五章 パソコンでの仕事を整理する

1.パソコンでやるべき仕事、やってはいけない仕事
2.携帯用の情報機器を活用する
3.システム手帳をPDAに替えたい
4.パソコン情報に振り回されないために
5.会社のOA化についていけない


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○四十代の主婦です。ちょっと堅いお話でも、ぐいぐいと引き込ま れて読んでしまいます。どうしてでしょうね、面白いんです。
 2004.5.19

○配信頂いてからまだ間もないのですが大変参考になるノウハウが 疑縮されておりいつも楽しみにさせていただいております。
 2004.6.2
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