情報ダイエットや業務効率化に関するコンサルタントであり、ブログ「Think Productive」や著書『How to be a Productivity Ninja』でメソッドを伝えるGraham Allcott氏は、自らの日常においても「情報削減」に取り組んでいます。その一環として、今月を「ノー・Eメールの月」と定めたそうです。その取り組みはどのようなものでしょうか？
1日だけでいいから、Eメールをチェックしないで電話で連絡し合い、不必要なコミュニケーションを減らし、「本物の仕事」をきちんとやろうという「ノー・Eメールの金曜日」を以前に提案しました。実のところ私は、この1月を「ノー・Eメールの月」にしようとしています。この1カ月間は、金曜日が私にとって唯一のEメールデー。Eメールの処理や返信は金曜日だけにするのです。
「週に4日間も受信ボックスを見ないの？」と質問したくなるでしょう。実は、ノー・Eメールなのは週に6日間です。最近はスマートフォンやiPadからあまりにも簡単にアクセスできるため、家族や自分自身に気を向ける時でさえ、Eメールに心を奪われてしまう人が多くなってきている、と私は思うのです。
私の仮説
1. Eメールは気を散らす： Eメールが建設的な形で使われる場面はたくさんありますし、Eメールそのものは素晴らしい生産性ツールです。しかし、取り組むべき困難で重要な課題があるのに、もっと簡単にできることを求めてしまう時、Eメールは生産性を妨げる邪悪な共犯者になってしまいます。
2. ほとんどのEメールは重要ではない：私はEメールのワークショップを実施する中で山ほどの受信箱を調べて、トラフィックやふるまいにパターンがあることに気づきました。昔からよく言われている「80：20の法則」（80％の影響は、20％の行動から生み出されている）は、Eメールに関して言えば甘すぎます。通常、800件のEメールのうち、重要なのは20件程度にすぎません。
3. 一括処理は効率的：類似タスクの一括処理は、時間と注意力を節約する良い方法です。一つひとつのタスクを行うごとに、私たちは時間と注意力を投資しています。受信ボックスを何度も開いて、どれが重要で、どれが新着かをその都度調べていくこともひとつの投資のあり方です。しかし、「似た作業を一括して行うこと」で、注意力が必要な時間を大きく減らせます。例えば、オンラインバンキングで支払いを行う際には、自分のリストと記憶を詳しくたどって、この支払いだけでなく一緒に何か他にすべきことはないかを確かめますし、買い物に出かけたときには買い忘れがないように注意します。私は数年ほど前からEメールの「一括処理」を心がけています。そしてここ1年ほどは、受信ボックスを開くのは昼食後だけにするという習慣を試みてきました。私には受信ボックスをゼロに保つ「十分な時間」があるのはもちろんです。
4. パーキンソンの法則：「仕事は利用可能な時間を埋め尽くすまで増大する」というパーキンソンの法則があります。7日間ずっと、少しずつEメールを使うのでなく、金曜日だけしか使わないことにしても、受信ボックスを征服できるかどうかを知りたいと思っています。
5. 空き時間を作ることは、バランスと創造のための最初のステップ：この最後の仮説は、私にとって最も難しく、恐ろしい部分です。平日5日のうち4日間Eメールを使わないことで、仕事時間に空きが生まれ、次のふたつが可能になると考えています。
・よりすぐれたバランス、調和、存在感、視野の広がり
・質が高いまとまった仕事を、より多くこなせるようになる
私は著書で「Productivity Ninja（生産性の忍者）」という、禅のような心静かな状態で仕事をしようと提案しました。つまり、リラックスしながらも集中しており、「その瞬間」のために存在しているような状態です。絶え間ないEメールなどのコミュニケーションツールは、この状態を乱してしまうのです。
しかし、自分に正直になってみると、Eメールはしばしば、私たちを安全な位置に保つ優秀な「支え」となっています。これは、Eメールを使う自分は生産的だと「感じる」一方、「Eメールに時間がとられて、とても忙しい」という理由で、重要な仕事の着手や完成に力を注がなくてもいいと思わせてしまうからです。
これから1カ月間、私が後回しにしてきたまとまりのある仕事が4つか5つ、実際にはかどるかどうかを観察していこうと思います。私のブログで、1カ月間を通して状況を更新していく予定です。
懸念とデメリット
私は自著で「ステルス」や「カモフラージュ」の期間を提唱しており、「Eメールを使わない1カ月」は基本的にその特大版です。こういう期間については、それが長くても短くても心配事があります。つまり、その期間が次のふたつにどのような影響を与えるかということです。
a） （同僚の）精神衛生
b） 物事の実現に役立つコミュニケーションの流れ
これらの問題はどのように克服したらよいのでしょうか？ 実際には、私のチームは「毎日の寄り合い」ミーティングを通じて、私とコミュニケーションをとり続けています。受信ボックスへアクセスせずとも、私がオフィスで時間を過ごすことに変わりはありません。私は、今月行うこの実験の進捗状況について、チームと定期的な話し合いの場を設け、チームに正直なところを語ってもらうようにして、その結果を読者のみなさんに報告しようと考えています。
そして、4年近く「受信ボックスをゼロにしよう」と伝道してきた私にとって、今回の実験において最大の懸念とは、一日かけても受信ボックスをゼロに戻せなかったり、あるいはEメールなしの6日間で生活が実際に改善できなかったりしたら、私は新しいワークショップの執筆が必要になるだろうということです。もっとも、私には「ノー・Eメールの月」には本当に効果とわかってはいますが。
読者の皆さん、私の幸運を祈ってください。これから私はスマートフォンからアプリを削除し、ホームスクリーンからOutlookアカウントを消去して、「Eメール撤去作戦」を全面的に開始します。
それでは最後に、みなさんへの質問です。
今日職場で、終わらせなくてはならない仕事に集中するために、Eメールを何時間オフにすることができましたか？
Extreme Productivity Month 1: Email Fridays | Think Productive
Graham Allcott（原文／訳：天内幾子、合原弘子/ガリレオ）
Image by Ilin Sergey (Shutterstock).
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