解説
四分円法は机周りの占領している書類・資料などの整理手法です。
整理されていない書類、机の上を占領しているもの達は、私たちの仕事を妨げ、
やる気を失わせています。
本来の自分の能力が引き出せなくなっているのです。
四分円法はこうした問題を一挙に解決してくれます。
単に整理といっても戦略のない方法ではだめです。四分円法は４つに分けた
スペースを使うことで、見事にこの問題を解決してくれる戦略になっています。
この方法はアイゼンハワー方式と呼ばれ、歴代のアメリカ大統領に受け継がれてきた方法です。
使い方・手順
- 何も載っていない机を四つのスペースに仕切る。
- 区切られたスペースに名前を付ける。区分名は次の４つです（順番もある）。（区分基準は後記）
①捨てるもの ②人に任せるもの ③重要なもの ④特別な場所
- 時計回りの整理
未整理物を向かって右奥から 「時計回りに」該当区分に分けてゆく 。 - 留意点
整理するときは、一枚の紙といえども全て残さず分ける。
十分な時間をとって腰をすえて行う事が大切。
区分の説明
《捨てるもの》
使う予定のないもの、古いもの、意味のないものなどです。持っていれば後で役に立ちそうなどと考えているものは多いでしょう。しかし、はっきりとした考えがないものは捨てるべきです。思い切りよく。
（例）
古くなったパンフレット、新聞、カタログ、去年のカレンダー、使っていない品物の使用説明書、期限切れの保証書等々
《人に任せるもの》
人に任せられるものなのに、遠慮したり、後回しにしているものがあれば、断固として人に任せましょう。同僚、家族、アルバイトなどへ。まずはこのスペースに入れます。
《重要（急ぎ）なもの》
自分でやらなければならないものだけをここに置きます。必要最小限にすることです。
《特別な場所》
- 次の二つが対象です。
- 片づけながら処理できること。メール・電話で即刻処理して終わらせます。
- 他の区分に入らないもの、保管が必要となります。区分け作業が終わったらファイルに収納します。
三つの原則
- 中間地帯を作らない
- 書類を手にしたら、その場ですぐ処理する
- ５、６番目の場所を作らない
最後に
- 全ての片づけが終わったら、すがすがしい空間が広がっているのを感じる事ができるでしょう。
- この作業のタイムサイクルはどの程度が良いでしょうか。一週間単位ではすべきでしょうね。既にこのような 問題を抱えていない方は、毎日実施しているのではないでしょうか。仕切りは頭の中に作って。
- この内容は、「すべては単純に！でうまくいく」飛鳥新社 を参考にさせて頂きました。
（この項終わり）