驚くような機能を持つ電子メールのおかげで世界が日々縮小しているように感じられます。かつてはロケット科学者だけが持っていた電子メール アカウントですが、今では老人や赤ん坊でさえも持っていることがあります。今日必要とされているのは、電子メールを非常に簡単に管理できる方法です。Outlook Express 5.0 は、IE5 と共にバンドルされている無料の電子メール パッケージです。特にさまざまな場所に表示されるヒントやアドバイスのおかげで、かつてないほど簡単にオンライン コミュニケーションを行うことができます。いつでもすぐにオンライン接続して連絡することが可能です。
1. 新しいアカウントを作成する
最近では複数の電子メール アカウントを使用する人が増えており、通常は仕事とプライベートで異なるアドレスが使われています。Outlook Express 5 では、同じ受信トレイを使用して複数のアカウントを簡単に管理できます。
[ツール] メニューの [アカウント] を選択し、[追加] ボタンをクリックします。[メール] を選択し、画面の指示に従ってアカウント名とパスワードを追加し、受信メール サーバーと送信メール サーバーの名前を要求されたらそれらを入力します。この手順を繰り返すだけで、さらに追加のアカウントを作成することができます。メールを送受信するときには、[ツール] メニューで、[送受信]、[送受信] の順に選択してすべてのアカウントを確認するか、[送受信] を選択し、一覧から各アカウント名を選択してアカウントを 1 つずつ処理します。
2. 興味のあるニュースグループを探して読む
Outlook Express でニュースグループを使用したことがない場合は、[ツール]、[ニュースグループ] の順に選択してください。現在オンラインになっているすべてのリストがプログラムによって検索されます。膨大な数が見つかった場合は時間がかかることがあるので注意してください検索が終了すると、[ニュースグループの購読] ウィンドウが表示され、自分の興味にあったグループを検索することができます。「オーバークロック」などの興味のある話題を示す単語を入力すると、その単語が含まれるタイトルのグループが表示されます。[購読] をクリックすると、グループ名のアイコンが表示されます。
これで、[フォルダー] ウィンドウに購読したグループが一覧表示されます。グループ名をクリックするだけで、最新のメッセージをダウンロードできます。
3. 迷惑なメールをブロックする
ニュースグループにやっかいな人がいる場合、その人からのメールを読みたくないことがあります。対策は簡単です。電子メールの受信ボックスまたは [ニュースグループ] ウィンドウで、迷惑な送信者からのメッセージを選択します。[メッセージ] メニューの [送信者を禁止する] を選択します。その送信者の電子メール アドレスが [アドレス] ボックスに表示されるので、そこで必要なブロック オプションを選択できます。その送信者からのすべてのメールを無視することもできれば、ニュースの投稿だけを無視することもできます。この操作が終了すると、ブラックリストに載っている送信者からのメッセージが受信トレイに表示されなくなります。
気が変わってその送信者をリストから削除することにした場合は、[ツール] メニューの [メッセージ ルール] を選択し、[禁止された送信者の一覧] をクリックします。対象のアドレスを強調表示して、[削除] をクリックすると、その人物からのメールが再び届くようになります。
4. メッセージと返信を一緒にグループ化する
電子メールやニュースグループで会話する相手の数が多くなると、特定のメッセージに対する返信を見つけるのが難しくなります。Outlook Express では、最初の投稿の下にその返信を並べて表示することができます。
受信トレイまたはニュースグループで、[表示] メニューをプルダウンし、[現在のビュー]、[会話別にメッセージをまとめる] の順に選択します。ここで最初のメッセージの左側に表示される正符号 (+) をクリックすると、すべての返信の一覧が下にスクロール表示されます。
自分のメッセージに対する返信だけを表示するには、[現在のビュー] オプションから [送信したメッセージへの返信を表示] オプションを選択します。
5. サインオフする
署名ファイルがあると電子メールの末尾に署名をする場合に役に立ちます。自分の Web サイトへのリンクを自動的に追加したり、連絡先の詳細を表示したり、お気に入りの名言や格言を追加することもできます。ただし、友人宛てのメールに追加する署名の表現が上司宛てのメールには適さないことがあるので、その点は注意する必要があります。Outlook Express では、異なる種類のメッセージに合わせて複数の署名を設定することができます。
[ツール] メニューをプルダウンし、[オプション] を選択します。[署名] タブをクリックし、[作成] を選択します。[署名の編集] ボックスに署名のテキストを入力するか、[ファイル] オプションをクリックして、すべてのメッセージと共に送信するファイルをハード ディスク ドライブから選択します。別の署名についてもこの手順を繰り返し、[既定に設定] ボタンをクリックして、最も頻繁に使用する署名を選択します。
[すべての送信メッセージに署名を追加する] チェック ボックスをオンにすると、既定のテキストがすべての送信メールに追加されます。ただし、[挿入] メニューの [署名] を選択して適切なファイルを選択することで別の署名を追加できます。
6. ライフスタイルを反映する
友人の受信トレイの中で自分の電子メールを目立たせたい場合には (友人達も Outlook Express を使用していると仮定します)、プログラムのひな形を使ってメッセージを飾り付けたり、背景画像やきれいなサイドバーを使ってメッセージを和ませたりすることができます。
新しいメッセージを開き、[書式]、[ひな形を適用] の順に選択します。表示されるひな形の一覧から選択するか、[他のひな形] を選択して、他の選択肢も表示します。気に入ったテーマが見つからない場合は、[新規作成] をクリックして、画面の指示に従って独自のテンプレートを作成し、自分のコレクションから画像やスタイルを追加できます。独自に作成したひな形はメインの Stationary フォルダーに保存されます。
7. スペル チェックを行う
スペル ミスでわかりにくい電子メールでは、好印象を与えることはできません。[ツール] メニューをプルダウンし、[オプション] をクリックして、[スペルチェック] タブをクリックします。[送信前にスペル チェックを実行する] チェック ボックスをオンにすると、入力したテキストが Outlook Express によって自動的にチェックされ、疑わしい単語があるとその修正候補が表示されます。
ただし、[無視する文字列] で [返信または転送メッセージに含まれる元の文字列] をオンにしたことを確認してください。そうしないと、自分の返信だけでなく送信者のメッセージもチェックされるので時間の無駄になります。また、スペル チェックが [英語 (UK)] に設定されていることも確認してください。そのようにしないと、'color' や 'honor' などの米国英語を使用していると見なされます。
8. メッセージをまとめて転送する
1 回の操作で友人に送信したい保存済みメッセージが複数ある場合は、転送するすべてのメッセージが含まれるフォルダーに移動し、Ctrl キーを押しながらすべてのメッセージを 1 つずつクリックします。すべてのメッセージが強調表示されたら、メイン ツール バーの [転送] ボタンをクリックします。[メッセージの作成] ウィンドウが表示され、選択したすべての電子メールが添付ファイルとしてマークされます。後はメッセージを作成して普通に送信するだけです。
9. 電子メールを自動的にチェックする
受信トレイの定期的なチェックを怠ると、重要な電子メールを見逃すことがあります。これを防ぐために、OE にチェックさせることで、常に遅れずにメッセージを受け取ることができるようになります。
[ツール] メニューの、[オプション] を選択し、[全般] タブで [新着メッセージをチェックする] の [分ごと] を選択し、選択した分数に変更します。これで、オンラインになっているときは常に、指定した時間ごとに新しいメッセージが自動的にチェックされ、その有無が報告されます。
10. アドレス帳をインポートする
Outlook Express を使い始めるときにアドレス帳を新規に作成する必要はありません。他の Windows アドレス ファイル、Microsoft Exchange 個人アドレス帳、またはテキスト ファイルから連絡先の詳細をインポートすることができます。[ファイル] メニューの [インポート] を選択し、[アドレス帳] を選択します。コンピューター上で WAB ファイルを見つけて、[開く] をクリックします。
Windows 以外のアドレス帳の場合は、[インポート] で [他のアドレス帳] をポイントして、同様にファイルを見つけます。OE でアドレス帳が表示されない場合は、元のプログラムから CSV テキスト ファイルまたは LDIF (LDAP データ交換形式) ファイルとしてアドレス帳をエクスポートしてから、そのファイルを OE にインポートします。
11. 休暇をとる
長期間の休みを取って戻ってみたら返信がないことに腹を立てた知り合いからのメッセージで受信トレイがいっぱいになっていたというようなことだけは避けたいものです。自分の居場所を知らせておく必要があるでしょう。そのためにはまず、ワープロ ソフトを使用してメッセージを作成し、テキスト ファイルで保存します。次に、Outlook Express の [ツール] メニューを選択し、[メッセージ ルール]、[メール] の順に選択します。[ルールの条件を選択してください] で [すべてのメッセージに適用する] を選択し、[ルールのアクションを選択してください] で [指定したメッセージで返信する] を選択します。[ルールの説明] にメッセージのハイパーリンクが表示されます。ここをクリックして、先ほど保存したテキスト ファイルを参照します。最後に、ルールの名前をたずねられたら「自動返信」と入力して、[OK] をクリックします。
12. Web ブラウザーから OE を使用する
Outlook Express を既定の電子メール プログラムとして設定すると、Web ページで電子メールやニュースグループのリンクをクリックするたびに Outlook Express が開かれます。[ツール] メニューの [オプション] を選択し、[全般] タブを選択します。[既定のメッセージ プログラム] ウィンドウが表示されたら、ニュースとメールの両方について [既定とする] をクリックします。
13. 整理する
万が一に備えてすべてのメッセージを保存する必要があるでしょうか。すべてのメッセージを受信トレイに入れたままにするのでなければ問題ありませんが、入れたままだと何かを見つけるのが非常に困難になります。将来の混乱を避けるには、まず、[ファイル] メニューを選択し、[フォルダー]、[新規フォルダー] の順に選択します。サブフォルダーを置く場所を選択し、名前を付けます。[フォルダー] ウィンドウに新しいフォルダーが表示され、受信トレイからそフォルダーにメッセージをドラッグできるようになります
14. アドレス帳をエクスポートする
頻繁に出張がある場合などに、アドレス帳を持っている必要があっても別の PC で連絡先の詳細を表示する必要まではないときに役に立つ方法があります。
最初に、アドレス帳を開き、[ファイル] メニューの [エクスポート] を選択します。[他のアドレス帳] を選択し、[テキスト ファイル (CSV)] を選択します。エクスポートするアドレス帳に名前を付けるように要求されます。次に、連絡先名、電子メール アドレスなど、新しいファイルに保存するフィールドを正確に指定します。[OK] をクリックすると、必要な情報がファイルに保存され、だれでもテキスト エディターで開くことができるようになります。
15. 連絡先を追加する
受け取った電子メールの送信者をアドレス帳に追加したい場合は、メッセージを右クリックし、[送信者をアドレス帳に追加する] を選択します。または、メッセージに返信するたびにアドレス帳が自動的に更新されるように Outlook Express を設定することができます。[ツール] メニューの [オプション] を選択し、[送信] タブで、[返信したメッセージの宛先をアドレス帳に追加する] チェック ボックスをオンにします。
16. 名刺を作る
Outlook Express では、自分の連絡先情報の詳細を簡単かつ確実に相手に知らせることができます。名刺を使用すると、自分のすべての個人情報をアドレス帳から取得して vCard 形式で保存し、さまざまなオペレーティング システムで使用できます。
初めに、[ファイル] メニューで、[新規作成]、[連絡先] の順に選択して、自分のエントリを作成します。この作業が終了したら、[ファイル] メニューの [エクスポート] を選択し、[名刺 (vCard)] をクリックします。カードを保存する場所を選択し、[保存] をクリックします。次に新しいメッセージを作成するときに、[挿入] メニューから [名刺ファイル] を選択して、カードを添付します。
17. OE で大きなメッセージを送信する
インターネット トラフィックを常に円滑に送信できるようにするために、多くのメール サーバーが、ユーザーが送受信できるメッセージのサイズを制限しており、1 MB を超えるファイルを送信できないことがよくあります。Outlook Express では、大きなメッセージを管理可能なチャンクに分割し、メッセージが連絡先の受信トレイに到着したときにそれらを再び結合することができます。
[ツール] メニューの [アカウント] を選択し、[メール] タブで [プロパティ] をクリックします。[詳細設定] タブに切り替えて、[次のサイズよりメッセージが大きい場合は分割する] チェック ボックスをオンにし、サーバーで許可されている最大ファイル サイズを入力します。
18. 自分の複数の ID で連絡先を共有する
複数のユーザーで PC を使用し、共通のアドレス帳を使用したい場合があります。これは問題なく実行できます。メイン ツール バーの [アドレス] ボタンをクリックし、[アドレス帳] ウィンドウを開いて、共有する必要がある連絡先を選択します。名前を強調表示し、[共有連絡先] フォルダーにドラッグします。これで、Outlook Express を使用するすべてのユーザーが、[アドレス帳] ウィンドウで [共有連絡先] フォルダーにアクセスしてこの連絡先を表示できるようになります。
[アドレス帳] から [共有連絡先] フォルダーに連絡先をドラッグすると、元の一覧からその連絡先が削除されることに注意してください。連絡先をアドレス帳に残すには、連絡先の詳細をコピーし、オリジナルの代わりにそのコピーを共有フォルダーにドラッグします。
19. オフラインでニュースグループを読む
電話料金が高額にならないように節約するには、ニュースグループのメッセージやヘッドラインをダウンロードしてオフラインで読めるように Outlook をセットアップします。[フォルダー] ウィンドウで、ニュースグループを選択し、[ツール] メニューの [ニュースグループの同期] を選択します。ここで、ダウンロード対象として、[すべてのメッセージ] を選択してオンラインのときにすべてのメッセージをダウンロードするか、[新着メッセージ] を選択して最後のログオン以降にニュースグループに表示された投稿を選択するか、[ヘッダーのみ] を選択して、件名、作成者、メッセージ サイズのみを選択できます。
最後のオプションを選択した場合に、次にオンラインになったときに読むメッセージを指定するには、メッセージのタイトルを強調表示し、右クリックして [後でダウンロードする] を選択します。投稿の横に青い矢印が表示され、次にオンラインになったときにすべてのテキストがダウンロードされることを示します。
20. ニュースグループを大掃除する
活気のあるニュースグループを購読したときに、不要なメッセージ、不要な添付ファイル、または壊れた投稿でディレクトリがすぐにいっぱいになり、貴重なハードディスク領域を使用されることがあります。
これらを整理するには、まず [ツール] メニューの [オプション] を選択します。[オプション] ウィンドウで、[メンテナンス] タブをクリックし、[整理する] を選択します。[ファイルの情報] ウィンドウで、並べ替え行うニュースグループが強調表示されていることを確認し、[最適化する] をクリックして、ディレクトリ内の無駄な領域を削除します。[メッセージの削除] ボタンを使用してすべてのメッセージの本文を削除することも、[削除] をクリックしてすべてのテキストとヘッダーを削除することもできます。