Excelすごい改善　すごいエクセル

エクセルの表には、集計等の計算式を入れます。

しかし、その集計範囲は固定になっているため、

データの追加時には注意が必要になります。

参照しているセル範囲の途中に、行挿入、列挿入しなければ、参照範囲は広がりません。

しかし、これはあまりにも操作性が良くないです。

そこで、参照範囲を自動で拡張・縮小されるように関数を設定します。

使用する関数は、OFFSET関数、COUNTA関数、MATCH関数

以下の表を作成します。

E2には、全期間の売上合計

E3、E4には、日付の、入力規則のリストを設定

E5には、指定期間の売上合計

これらを、12行目以降にデータを追加しても、自動で参照範囲が変更されるように設定します。

まずは、使用する関数の説明です。

OFFSET関数

基準のセルまたはセル範囲から指定された行数と列数だけシフトした位置にある高さと幅のセルまたはセル範囲の参照 (オフセット参照) を返します。

OFFSET(基準,行数,列数,高さ,幅)

基準

基準となるセル範囲の参照を指定します。

行数

基準の左上隅のセルを上方向または下方向へシフトする距離を行数単位で指定します。

列数

基準の左上隅のセルを左方向または右方向へシフトする距離を列数単位で指定します。

高さ

オフセット参照の行数を指定します。高さは正の数である必要があります。

幅

オフセット参照の列数を指定します。幅は正の数である必要があります。

MATCH関数は、

指定された照合の型に従って検査範囲内を検索し、検査値と一致する要素の、配列内での相対的な位置を表す数値を返します。

MATCH(検査値,検査範囲,照合の型)

検査値

表の中で必要な項目を検索するために使用する値を指定します。

検査範囲

検査する隣接したセル範囲を指定します。

検索の型

-1、0、1 の数値のいずれかを指定します。

1を指定すると、検査値以下の最大の値が検索されます。

0を指定すると、検査値に一致する値のみが検索の対象となります。

-1を指定すると、検査値以上の最小の値が検索されます。

省略すると1を指定したものと見なされます。

COUNTA関数は、

セル範囲に含まれる空白ではないセルの個数を返します。

COUNTA 関数では、エラー値や空の文字列 ("") を含め、すべての種類のデータを含むセルが計算の対象となります。

COUNTA(値1, [値2], ...)

値1

必須。計算対象として含める値を表す 1 つ目の引数。

値2, ...

省略可能。計算対象として含める値を表す追加の引数。引数は、最大 255 個まで指定できます。

SUM関数

これは省略します、よろしいですよね。

全合計（E3）

=SUM(OFFSET($B$2,0,0,COUNTA($A:$A)-1,1))

$B$2,0,0

B2から、下に0、横に0移動、

つまり、B2になります。

COUNTA($A:$A)

A列にあるデータの個数です。

1行目が見出しになっていますので、1引いています。

上の図では、11になります。

従って11-1=10が、OFFSETの高さになります。

B列でもよいです、ここでは日付を基準にしているだけです。

つまり、

B2から、高さ10、幅1のセル範囲になります。

つまり、

B2～B11になります。

結局は、

=SUM(B2:B11)

となるわけです。

COUNTAでデータの個数を取得し、セル範囲を決定していますので、

データの追加・削除に自動で対応されるようになります。

開始日(E4)、終了日(E5)

まずは、名前定義を作成します。

1. Ctrl+F3で名前定義を起動し、新規作成。メニュー等からの起動はバージョン毎に違います。
2. 「名前」に「日付」と入力。
3. 2007以降の場合、範囲は「ブック」、2003にはありません。
4. 「参照範囲」に「=OFFSET($A$2,0,0,COUNTA($A:$A)-1,1)」
5. 「OK」

=OFFSET($A$2,0,0,COUNTA($A:$A)-1,1)

COUNTAでA列のデータの個数を取得し、

A2からデータ個数分のセル範囲を決定しています。

E4、E5にリストを設定

1. E4、E5セルを選択

2. [データ]-[入力規則]
3. [設定]の[入力値の種類]で[リスト]を選択
4. [元の値] に「日付」と入力。F3を押すと名前定義の一覧から選択できます。
5. 「OK」

期間合計(E5)

=SUM(OFFSET($B$2,MATCH($E$3,OFFSET($A$2,0,0,COUNTA($A:$A)-1,1),0)-1,0,MATCH($E$4,OFFSET($A$2,0,0,COUNTA($A:$A)-1,1),0)-MATCH($E$3,OFFSET($A$2,0,0,COUNTA($A:$A)-1,1),0)+1,1))

かなり長い数式ですね、ちょっと笑えます。

この一番外側のOFFSETは、

B2のセルを、開始日までずらし、終了日までの高さのセル範囲を求めています。

作る時は、以下のように順番に作成します。

=SUM(B4:B8)

　まずは、手作業で、SUM関数を入れてみます。

　このB4:B8を可変にすれば良いわけです。

↓

=SUM(OFFSET(B2,2,0,5,1))

　B4:B8をOFFSETに置き換えます。

　引数は、とりあえず定数で入れてみます。

　計算結果を見て、正しいことを確認しておきます。

↓

=SUM(OFFSET(B2,MATCH(E3,A2:A11,0)-1,0,5,1))

　OFFSETの引数で開始位置である2をMATCHに置き換えます。

　つねに、計算結果を見て、正しいことを確認します。

↓

=SUM(OFFSET(B2,MATCH(E3,A2:A11,0)-1,0,MATCH(E4,A2:A11,0)-MATCH(E3,A2:A11,0)+1,1))

　OFFSETの引数で開始位置である5をMATCHに置き換えます。

　5=終了日の位置-終了日の位置+1

↓

=SUM(OFFSET(B2,MATCH(E3,OFFSET(A2,0,0,COUNTA(A:A)-1,1),0)-1,0,MATCH(E4,OFFSET(A2,0,0,COUNTA(A:A)-1,1),0)-MATCH(E3,OFFSET(A2,0,0,COUNTA(A:A)-1,1),0)+1,1))

　A2:A11を

　OFFSET(A2,0,0,COUNTA(A:A)-1,1)

　で置き換えます。

見やすくするために、絶対参照である$を省略しています。

絶対参照は、最初から入れられれば良いですが、

難しければ、すべて作成した後に、まとめて入れても良いでしょう。

最後の数式は、かなり長く複雑に感じますが、

関数のネスト（入れ子）が多いだけで、一つ一つの関数は難しいものではありません。

エクセルを使う一人一人にとって必要な関数は、そんなに多くないはずです。

必要なことは、その関数をいかに組み合わせるかにかかっています。

整理して、順序よく、考えれば、難しく見える数式も作成できるようになります。

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