こちらの文章は、協賛である楓さんの作られた質問まとめになります。
ホームページ上にアップしたのですが、削除されたようなので本人からの要望でこちらに転載いたします。
(以下楓さんの質問まとめです)
協賛への質問と回答まとめ
(質問者様からの掲載許可をいただいたもののみ掲載。要約・原文ママは質問者の意思による)
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Ｑ．ではまずお伺い致しますが、楓さんが主催さんと連絡が取れたという中で、なぜ主催様やイベントアカウントからのアナウンスではないのでしょうか？質問に対しての責任は楓さんにあるとの事ですが、イベントの責任は主催側にあると思います。その点如何お考えですか？
Ａ．イベントアカウントは運営側で「公式」との扱いをしています。今回の対応は、イベント運営の準備等で多忙を極める主催のバックアップ、サポートとしての機能に過ぎません。主催あっての協賛とは言え、公式アカウントで発言させていただくのには立場上問題があると考えます。
その為公式での対応は控え、個人のアカウントで少しでも皆様のお声にお応えできないかということで、お知らせさせていただきました。「イベント」の責任は主催にあります。言葉不足ですが「質問に対する回答」で不適切等があった場合の責任の所在です。
Ｑ．当日の担当のみだと楓さんはおっしゃっていましたよね？現状の全てを楓さんが把握出来ているのですか？現時点での楓さん自身の把握状況についてのご返答をお待ちしております。
Ａ．当日は「アナウンス」の担当であり、準備段階では「当日までの準備を主催の指示のもと必要時にサポートとするいう形」を取らせて頂いております。主催側に大きな動きがあったときは連絡を頂いております。ですので、現状の「全て」を把握できているかどうかというご質問に関しては、「完全に全てを把握できているわけではない」とお答えさせてください。しかし、頂いた疑問等はきちんと主催に通しますので、間違った情報がみなさんに伝わることはないと思います。
Ｑ．楓さんが質問をまとめ、主催さんに質問をし、答えをまとめるという立ち位置で宜しいでしょうか？でしたら余計に主催アカウントから楓さんに質問をして下さいとのアナウンスをすべきではないのでしょうか？
Ａ．その認識で間違いありません。主催アカウントからの発言は必ず他運営の確認を入れてからつぶやくことを原則としています。仰る通り、主催へのお問い合わせ自体は私の立場ではお答えできませんので、主催からの対応をお待ちください。
Ｑ．楓さんのツイートはあくまで「公式ではない場所での発言」という捉え方で問題ないでしょうか？
Ａ．そういうことになります。今は個別で対応させていただいているだけになりますので、全体への正式なアナウンスは、適時確認をとりながらサイトや公式アカウントよりお知らせさせていただきます。
Ｑ．責任を持った発言＝公式と言うならば、イベント用のアカウントを使ったらよいのでは？アカウントのPASSを教えてもらえない程度の協力者の方に何が答えられるのか？
Ａ．責任を持った発言＝公式ではありません。私は私自身の言葉に責任を取れるよう努めていくといった主旨の発言です。また、公式アカウント等は私もPASSを全て把握しております。しかし公のものですので、発言するには主催・他協賛に確認を入れてからでなくてはできません。
Ｑ．公式からの発言でないのであれば、協賛の発信した情報をどういう位置づけで見れば良いのか？
Ａ．「公式」からの発信ではありませんが、主催から正式に依頼を受けた「サポート」として「正しい情報」のみをお伝えするのが主旨です。ですので、主催・運営に準ずるパイプ役として、参加者様へ対応する立場をとらせて頂いております。
Ｑ．「サポート」と言っているが主催からの正式な依頼という時点で十分に「公式」になるのではないか？
Ａ．主催ともどう名乗るべきか検討しているので暫定的に「サポート」「パイプ役」と呼んでおりますが、質問にお答えする以上責任ある立場であることは変わりません。
Ｑ．責任ある回答が主催にしか出来ないのであればパイプ役など通さずに表に出るべきでは？
Ａ．「公式」へのお問い合わせに関しては主催が回答をまとめ、皆さまに正式な場で発信する準備をしております。こちらではあくまでそれ以外に関して、またはそれに準ずることに関しての対応というのが主になります。全ての疑問のお声に主催だけでは対応しきれないためです。
●主催からの補足：主催は別で問い合わせに対応中。質問アカウントも設ける。
Ｑ．どういった内容の質問であれば答えてもらえる？具体例は？
Ａ．個人情報等でなければ基本的に受け付けております。確認が必要なものは主催に確認をとりつつ回答いたします。
具体例を挙げますと、「サークル参加だがイベント等でパンフ前売りを購入した場合はパンフ引換券を当日どうすればいいか、どう対応してもらえるのか」などの質問でしたらすぐにお答えできると思います。
Ｑ．一般入場開始１時間は椅子の交換が出来ないというのはわかりましたが、実際にはいつ交換が可能なのでしょうか。
Ａ．当オンリーに限った事ではありませんが、追加イスは基本的にサークル入場から一般入場までの間に取りに来て頂けると助かります。
Ｑ．都道府県アンソロさんのサイトを見ると１０時半からサークル参加者の買い物時間があると書かれていましたが、イベントの公式サイトにも要項にもそのようなことは書かれていないと思います。実際そのような時間は設けられているのでしょうか？
Ａ．サークル様の買い物時間に関してですが、パンフレットには掲載してあるのですが要項の方にタイムテーブルがなかったようです。申し訳ありません。
Ｑ．郵便事故に遭ったと思われる郵送物を探したいので、特定郵便の番号を教えてください。
Ａ．番号の控えがあるとのことなので主催の方から送らせていただきます。重要な個人情報ですので私は扱っておらず、お伝えできないことをご理解頂けるとありがたいです。
●主催からの補足：サークル参加者にメールで連絡。
Ｑ．声を出した方へ優先的にお知らせするのではなく、全員へ等しく情報が行き渡るよう配慮してください。
Ａ．番号の開示は、全員へ個別にお知らせする予定です。要求を頂いている方を順序的には優先し、全ての方に届くように致します。
(5/17)
Ｑ．シールラリーに参加するにあたり、シールは市販のものでもいいのでしょうか？
Ａ．シールについてですが、市販のものを可とするか話し合いの場をもっているところです。万が一他のサークルさんと被ったときなどの対処などが難しいのでサークル名かスペースが入っている方が分かりやすいとは思います。
Ｑ．何故ブログを協賛が更新したのか？
Ａ．今回の私による更新は主催に依頼されたものです。主催は各々、お問い合わせへの対応、番号開示等で忙しいため、文面を私が考え、主催に内容を確認してもらった上で文責として私の名前で公開させていただきました。
Ｑ．現状で主催の顔が全く見えないという点で不審感を与えてると思わないか？
Ａ．不審感を与えてしまっていることは承知です。申し訳ありません。
Ｑ．問題の特定記録郵便の番号の存在を協賛はご自身の目で確認したか？写メでも目視でも可。主催者側から「存在する」という言葉ではなく、協賛の目で確かめたのかどうか教えてほしい。
Ａ．特定記録郵便の番号ですが、主催とは離れた場所に住んでいるため、目視ではありませんが画像で、番号の書いてある書類(「特定記録郵便差出票」というものです)の存在をきちんと私自身でも確認させていただいております。
Ｑ．協賛は今回の事故で紛失された150人分全員の分を画像で確認したのか？
Ａ．全員分ではありません。ちなみに発送した郵便の数は全部で147通です。ご本名などは個人情報に関わることですので、きちんと番号が存在するという確認だけで、内容の把握までは控えさせていただいております。ただ、その番号の中には私の番号も含まれています。
Ｑ．早く主催から説明してくれませんか(たくさんの方からいただきました)
Ａ．主催から一刻も早く皆さまに説明させていただきます。
Ｑ．全ての参加者がツイッターを見れるわけではないし、質問のたびに鍵を外すのはとても負担です。
Ａ．ご負担があることは存じております。質問なさる方にはお手数をおかけして本当に申し訳ないと思っています。掲示板についてですが、私一人では決められないことなので、今すぐには対応できかねます。また、公開された場での質問を躊躇する方もいるかもしれません。
●主催から補足：問い合わせの他に質問用アカウントを設置
(5/18)
Ｑ．本当に存在するならいつまでも開示を渋ってるのは何故ですか。
Ａ．情報開示が遅くなっており本当に申し訳ありません。今回の件はただの郵便の不着で済む問題ではなく、処理に時間がかかっておりますことだけご理解いただければと思います。
Ｑ．「処理」とは何を差しているのでしょうか？
Ａ．郵便局に対する主催の対応で私が知っている限りのことを挙げますと、「受領書等を郵便局に直接提示し確認してもらう」「郵便局に提出する書類の準備及びコピー」「改めて発送確認の調査の依頼」「謝罪の要求」となります。分かりにくい表現を用いてしまい申し訳ありません。
Ｑ．主催は４人居るそうだが、サイトやツイッターで名前が出ているのはkeyとぱピ子だけ。他の２人は誰でしょうか。
Ａ．ご覧いただければ分かるのですが、サイトのイベント概要のページに主催全員の名前が載っております。そちらをご確認ください。
●主催からの補足：鰆とヒノです。
Ｑ．概要ページの主催は二人しか名前が載ってない。主催の人数は結局のところ二人なのか？四人なのか？
Ａ．(上質問に並び)主催は４人です。既にサイトの「イベント概要」ページの一番上に全員の名前を載せてあるはずなのですが、もし何かのトラブル等で見られない・昔のままのようでしたらこちらでも確認いたします。
Ｑ．紛失となっていた147通が発見されたそうだが、現物はイベント当日または後日受け取ることは可能か？
Ａ．可能です。ただし、主催の方で中身の無事を確認するために開封させていただいております。中身の方に問題はございませんでした。その状態でよろしければ、イベント当日または後日お渡し・お送りすることは可能です。(5/18時点)
Ｑ．開封済みだとはしても現物をそのまま送った状態、つまり切手も貼ってあり、消印、追跡番号もある状態で受け取れるということでよいのか？
Ａ．送ったままの状態なのですが、147通あったためこちらで切手は貼らず、料金をお支払いして郵便局に預けました。その後なぜかあちらで切手や消印、つまり発送を受け付ける処理をしていただけず、そのまま突き返されてしまいました(この点について訂正・補足あり)。ただし受領証と番号はあります。
●主催からの補足(訂正)：「突き返された」ではなく自宅の郵便受け下に放置されていた状態です。
Ｑ．現在調査中の郵便局の姿勢はどういった状態なのか協賛は把握しているか？自分たちに不手際があって誠心誠意対応して頂いているのか？それとも知らぬ存ぜぬを突き通しているのか？
Ａ．私が直接対応しているわけではありませんが、郵便局側も熱心に誠心誠意対応していただいている、と聞いています。(5/18時点)
Ｑ．発送したと証明になる受領書、この件を担当している係りの名前、出来るならば当日までに郵便局側に何らかの文書(その時点までに判明している事実など)を頂いて事故にあった要項と一緒にサークル側に手渡しして欲しい。
Ａ．もちろん郵便局側に引き続き対応の要求をしていきます。重大な事ですので、中途半端に終わらせることはしません。要項と一緒に受領書等必要な書類の提示もいたします。ただし個人情報の絡む問題ですので、どこまで開示できるかは郵便局や警察の指示を仰ぎます。また、現段階で開示できる限りの情報はサイトの方で開示させていただきましたので、そちらをご確認くださるとよろしいかと思います。
Ｑ．経過説明ページは最初に「主催のｋｅｙです」とあるがkeyが書いたのか？そして発送をしたのはkeyであっているか？
Ａ．文書を書いたのも発送主催のkeyです。
Ｑ．「この日の夜、事態と現状把握のため主催に現段階を何度か連絡しました。」これはどういう意味でしょうか。
Ａ．これは他の主催に連絡を行ったという意味です。
Ｑ．「出来る限りの発送の手続きがあったことの証明」とは具体的に何を証明してくれるのか。８日の受領書を見せてもらえるのか？
Ａ．８日の受領書はお見せいたしますし、これから個人情報を伏せた状態で受領証の画像を公開したいと思います。
●主催の補足：画像についてはhttp://soraori0603wedding.web.fc2.com/2012005.htmlにある画像を参照のこと。
Ｑ．郵便局が誠心誠意対応してるとの事ですが、言い方がビジネスライクになりますが間違いなく主催様が立場的有利という事ですよね？であれば、今回の不祥事にて個人情報流出の可能性を否定出来ない状況ですので、局から正式な顛末書を社判付きで提出するようお願い致します。日本郵政からの文書であれば私は今回の件が虚偽で無い事を納得ができます。それ位の事態である事は間違いございませんので、必ずご対応下さい。因みに、郵便物の表に各位の住所が記載されているのですから、中身に異変が無くとも十分個人情報が流出した可能性はございます。
合わせまして、このような時間に対応頂きましても内容を確認出来ない方が殆どです。楓さんが受けた各位の質問と回答を一覧に纏めたページ作成をお願い致します。楓さんの答えを各位が自分でリプライするのは協賛側(情報を発信する側)として酷く不親切であると思います。
Ａ．今回の件に関しては郵便局側にきちんと謝罪、顛末書の提出を要求しており、あちらの対応を待っている段階です。皆さまが納得できるよう文書が届き次第公開させていただきます。
一覧にまとめることは検討中です。質問頂いた方一人一人に掲載の許可をとってからになります。
(5/21)
Ｑ．昨日シールラリーの申し込みをしたのだが、ちゃんと届いているのか不安。メールフォームに一部不都合があるのでその旨も書いてあるが、届いているか確認してほしい。
Ａ．メールがきちんとこちらに届いていることを確認いたしました。メールフォームもご指摘ありがとうございます。修正いたしました。
Ｑ．ご連絡ありがとうございます。郵便局が不正を起こしてから1週間は経っているでしょうか？こんなに期間があく顛末書も珍しいですね。要請しているのであれば、遅くとも今週の水曜位までには頂けますか？各位よりご質問させて頂いた事項に関しまして、そちらが対応する、と言った物に関しては、○日までに対応するとお答え頂いた方が誠意が見えますよ。それが実行できている試しは見た事がありませんが。因みに、私がお願いした日本郵政からの社判付きの顛末書はいつまでに頂けるのか、ご連絡下さい。個人情報が漏洩している可能性がある限り、日本郵政からの顛末書は申し込みサークル全体に向けの物ですよね？主催様個人宛ではないですよね？
Ａ．報告書は必ず出すと言われましたが、時間がかかるそうです。該当局ではない、知人の郵便関係者に郵便事故が起こった場合の対応について相談したところ、通常でも「調査に１〜２週間はかかる」との回答をいただきました。また、受取人様全員への報告書も頂けるそうです。何日までに報告書を頂けるか、皆さまにご提示できるかについては、申し訳ありませんがお答えしかねます。調査が終わるのを待つしかありません。ただ、書類は早急にお作りいただけるようお話しさせていただいているとのことです。
Ｑ．公式アカウントにリプを送ったのですが返事がないのでこちらで失礼致します。公式に送った内容について主催様に早急にリプをするようお伝え願えますか。私が求めておりますのは説明ですので資料を用意せずともお答え出来ると思います。よろしくお願い致します。
Ａ．かしこまりました。確認次第、主催にリプライを送るようお伝えいたします。お待たせして申し訳ありません。どのようなお返事ができるかは主催の方に一任しておりますので私からは何も申し上げられませんが、お待ちいただければと思います。
●主催からの補足：確認済み。
Ｑ．主催keyと結婚式アカウントにリプを、結婚式gmailの方にメールを送っているが返事をもらえていない。協賛から主催keyに連絡を取り迅速に対応するよう進言してもらえないか。(ほぼ同じ内容の質問をお二人からいただきました)
Ａ．初めまして。お返事が遅れているとのことで、大変申し訳ございません。リプライとメールを確認次第、お返事するよう伝えますので少々お待ちください。基本的にいただいた順にお返ししておりますのでお時間頂いておりますことご理解いただければ幸いです。失礼いたします。
●主催からの補足：後に返信。
(5/22)
Ｑ．中止とした理由が当日危険だからということにもかかわらず、なぜ（警備員立会いがあるとはいえ）危険と思われる会場で説明が開かれるのか？
Ａ．当日は中止を知らずに来場される方への対応をするために会場で待機する責任が主催にはございます。それに合わせて、説明をご希望される方の対応にあたりたいと考えているためです。また、詳細は未定ですが、日と場所をあらためて、安全を確保した上で主催が直接参加者様の前へ出て説明を行わせて頂く場を設ける予定です。(5/22時点)
Ｑ．日と場所を改めて場を設ける、とありますが、その会場に私たちがわざわざ出向かねばならないのでしょうか？
Ａ．その点に関しましては頂いたご意見を主催に伝えた上で話し合ってもらい、方針を決定いたします。申し訳ありませんが公式からのアナウンスをお待ちください。
●主催からの補足：協議中。
Ｑ．「日と場所をあらためて、安全を確保した上で」という書き方ですと、当日は危険としか取れない。何故当日では駄目なのか？
Ａ．当日ももちろん説明を行いますが、イベント中止のお知らせをご覧いただければ分かりますとおり、これまでの経緯をふまえ、当日の安全確保が万全ではないと判断したためです。皆さまの安全を第一に考えた上での対応であることをご理解いただければと思います。(5/22時点)
Ｑ．WEB印刷で8日に発行し8日に持ち込み8日の受領印を頂いたことに間違いはないか。
Ａ．主催からの返信がまだのようなので私からの回答でもよろしいでしょうか。
＞WEB印刷で8日に発行し8日に持ち込み8日の受領印を頂いた
はい、間違いないようです。
時間は8日午前とのことです。(主催談)
Ｑ．ご本人の口から真実を聞けなかった事がとても残念です。協賛様も真実を知らないのかもしれませんが、これ以上ＷＥＢ上でお聞きしても無駄のようですので、当日の説明で本当の事をお聞き出来る事を願っております。
Ａ．申し訳ございません。私の方にもリプライをいただき、非常にお急ぎのようでしたので一刻も早くお伝えするため、このような形をとらせていただきました。主催本人からの連絡が必要でしたら連絡するよう伝えます。当日はきちんと主催が説明いたしますのでよろしくお願いいたします。
Ｑ．当日会場にいけばサークル参加費は返金してもらえるのか？
Ａ．当日会場にいらして頂いた方に参加費を返金させて頂くことも検討中です。きちんと決定しましたらご連絡いたします。
Ｑ．可能な場合、委任状があれば代理人を立てて受け取ることは可能か？
Ａ．まだ検討中の段階ではありますが、代理人様を通して当日ご返金を希望するとの旨を主催にご連絡いただければ、当日対応できるようにしたいと思っております。 (5/22時点)
Ｑ．主催4名は今なにをされているのでしょう？
Ａ．
主催はメール返信、各所への連絡、いただいた質問のまとめ作業などをしております。
(5/23)
Ｑ．現在作成されているこのまとめに関しても、「協賛の取り急ぎの回答」となるのでしょうか。質問はすべて主催様方に確認をとって回答し、これだけ時間をかけるのであれば主催側の公式発表としてまとめることはできないのか？
Ａ．いえ、まとめは主催側のお問い合わせと合わせて掲載することにしております。まだまとめている段階ですが、協賛にいただいた質問という項目を作ることも視野に入れております。私が頂いた質問・回答も全て主催にも随時伝達、確認してもらっています。
●補足：主催のまとめ掲載に間にあわないため、確認をもらった上で先に協賛への質問を公開した状態。
Ｑ．主催側の問い合わせとあわせて掲載ということは、「すべて主催の公式発表」としての掲載になるということか？それとも「協賛への質問およびそれへの協賛の回答」と「主催側への問い合わせおよびそれへの主催側の公式な回答」の二種類の質問・回答が掲載される形になるのか。後者であれば、協賛の回答だけでなく、主催側のあらためての回答を併記してほしい。
Ａ．質問と回答を整理している段階ですので、こちらで頂いた質問がどういった扱いで掲載されるかはまだ話し合いの最中です。協賛からの回答で補足があれば主催の方から追記していただけるようお願いしたいと考えております。
●主催から補足：随時必要時に追記。
Ｑ．「掲載される回答は結局、すべて公式からの発表としてもらえるのか、協賛の『非公式な回答』のままなのか」。はいかいいえで答えてほしい。
Ａ．内容によりますが、できれば協賛という中途半端な立場からの回答だけでなく、主催にも補足して頂けるようお願いするつもりですが、早めに対応したいためどうなるかはまだ分かりません。
Ｑ．回答に関しましては、「主催への問い合わせ及び回答」と「主催からもらった補足」以外は協賛という中途半端な立場からの回答であると受け取らせて頂きます。
Ａ．現段階ですとその認識で間違いないと思います。
Ｑ．これまでの経緯を説明した文章(イベントサイトに記載されているもの)で、『再送手続きを数人で手分けし、再発送の準備を進めました。』とあるが、この数人というのは主催4人でしょうか?それとも部外者なのか?
Ａ．スタッフ予定の方２人と同居人とkeyの４人」で準備を行い、「住所の貼り付け作業は全て私(key)がやった」との回答を頂きました。
Ｑ．協賛が窓口を締め切った後の質問窓口はどちらの主催が引き継ぐのか？
Ａ．サイトの問い合わせフォームも今まで通りお使いいただけますし、そのほかに質問専用のアカウントを準備しており、そちらは主催４人が分担して問い合わせにあたります。
●主催から補足：質問アカウントを作成。
Ｑ．分担ではなく一本化するべき。主催4人ではなく、質問窓口の総責任者を設けるべき。サイトフォームではなく、ツイッターでの質問窓口を設けるべき。
Ａ．もちろんサイトのフォームだけでなく、質問用のアカウントを設け、そちらで対応するとのことです。透明化は重要だと思いますし、質問用のアカウントを設けると主催がきちんと明言いたしました。窓口を協賛ではなく主催に一本化し、誠実に対応にあたるそうです。
●主催からの補足：質問用ツイッターアカウントを作成し、責任者は吉岡ぱピ子に決定。
(編集：イベント協賛 伊咲楓)