2004年から全てのメールアドレスはgmailで管理するようにしています。最近、使っているアカウントの容量が94%(7655MB中7191MB)近くまでなってしまい、さすがにそうなるとメールの検索が遅くなったりなんだりで、ストレスを感じてきていたので、容量の削減を図りました。
やった流れは下記。
- 大きな添付ファイルの付いたメールを仕分け・削除
- 別のgmailアカウントを作成、本アカウント向けの添付ファイル付メールを転送設定
1.大きな添付ファイルの付いたメール仕分け・削除
まず、てっとり早く大きな添付ファイルが付いたメールを削除します。添付ファイルを一個ずつ探すのは途方にくれるので、ちょうどよいサービスがありました。
Find Big Mail
gmailのメールを調べて、1M以上,5M以上,10M以上の添付ファイルがついたメールをそれぞれラベル付けしてくれるサービスです。
これを利用して、まずgmailの中で容量を食っているメールを仕分けました。10MBを超える添付ファイルが100件近く出てきて、それだけで1GB減らすことができました。で、さらに5Mのものも必要でないものを削除して、全体の 64 %(7655 MB 中 4921 MB)まで削減することができました。
本当は別のメールアドレスに削除予定のメールを一括で転送して、その後削除したいと考えていたのですが、gmailの場合、フィルタを作成して一括で転送をしようと思っても「過去のメールは転送されません」という表記が出るため、一括転送ができませんでした。
なので、削除する添付ファイルつきメールはそんなに件数がなかったので、今回は大体見当をつけて一つずつ消しました。ちなみにメールを削除する基準は、基本的に3、4年前の案件メールで且つデータをローカルに持っているものを削除しました。保険かけたい場合であれば、POP3で一度メールを全てローカルに落としてバックアップ取るのもありですね。
2.別アカウントでスレーブとして利用
今後、またこのような状態になるのは目に見えているので、添付ファイル付きのメールは予め、gmailの別アカウントを作成しておいて、そちらにも同じ内容のメールを転送するようにしました。これで、今後同じ状態になったとしても、本アカウントの方の添付ファイル付きのメールはあまり意識することなく削除することができるようになったはずです。
gmailの効果的な利用方法、もうちょっと考えればなんかいい方法がありそうですね。