管理組合としての個人情報保護への対応‐マンションに関するQ＆A

管理組合の理事長をやっている者です。
さて、2005年4月より本格施行された個人情報保護法につき、管理組合として気をつけることはありますか。管理組合としても、各居住者の個人情報を預かっているので、無関係とは思えないのですが・・・。

結論から言えば、一般的な管理組合は同法の適用外となると考えてよいと思います。

大まかに説明すると、個人情報保護法では、事業の用に供する個人情報データベース等（特定の個人情報が、他人によっても容易に検索可能な状態に置いてあるもの）を構成する個人情報によって識別される特定の個人の数が過去6ヶ月以内のいずれの日においても5,000を超えない場合、その事業の用に供している者（「個人情報取扱事業者」という）」は同法の適用対象外（「個人情報の保護に関する法律施行令」第２条）と定めています。この定義に従うと、同法の対象となる管理組合は極めて限定され、ほとんどの管理組合は適用除外に該当すると考えられるからです。

だからといって、管理組合において個人情報をおろそかに扱っていいというわけではありません。個人に属する情報を保護するという個人情報保護法の趣旨や、同法制定の背景にある最近の個人情報保護の重視という流れから考えると、法律による義務はないとしても各区分所有者の個人情報を知る立場にあり、実際にそれらを取り扱うことで組合運営にあたっている理事長や理事等の方々は区分所有者に関する個人情報を取扱う場合には十分な注意が必要です。また、同法の施行に伴い世の中でもプライバシーの保護に関心が高まっていることもあり、管理組合でもそれに対応した取組が必要となります。

例えば、管理組合として区分所有者に関する個人情報（例えば居住者名簿など）の取扱いについて明確なルールを定めて、理事職が交代になっても一定のルールに基づいて取り扱われるようにする必要があるでしょう。また管理組合が管理組合員の個人情報を預託する管理会社は原則的に同法にいう「個人情報取扱事業者」に該当しますが、管理会社の選択にあたっては、個人情報保護管理体制がしっかりと整備された安心できる会社を選択する必要があるでしょう。