イベントレポート
岡崎8-SPIRIT運営部より、お詫びとご報告
この度は平成24年3月17日に私どもが開催致しました「岡崎8-SPIRIT」へのご参加、ご来場頂きまして誠にありがとうございました。
当日は生憎の天候でありましたが、ご来場頂いた皆様におかれましてはその後の体調等お変わりありませんでしょうか。
また、当日は前述の通り天候に加えて運営部の不手際もあり、
ご参加、ご来場頂いた皆様には大変ご迷惑とご足労をおかけした事をお詫び申し上げます。
その事について、一部の方より幾つかの質問を頂きましたので、
この場を借りて当日の経緯等を説明する形で回答させて頂きたいと思います。
まず、回答を寄せる前に当日の車両搬入前までの状況を説明をしたいと思います。
当日の朝、スタッフ集合後すぐに本部テント設営に取り掛かりましたが、風雨が強く非常に難航しました。
そして当日の運営の為に用意した各種備品が、防水対策空しく雨水によりその殆どが使用不可の状態に陥りました。
その様な事態の中、車両搬入の時間を向かえるに至りました。
◆搬入時のいきさつ
当初、搬入車両の待機場所はエントリー資料でも決めておりましたが、
設営作業に時間を費やしてしまった結果、一部参加者様の車両が謝って違う場所に停車。
(設営準備の為に停車していた車両が痛車だったため、誤解をさせてしまったかもしれません。失礼致しました。)
それを修正しようと本部はスタッフに指示を出しましたが、
当該スタッフが搬入車両待機場所を誤認しており、混乱に拍車をかけてしまいました。
この点に関しては運営部の意思疎通の不備により大変ご迷惑をおかけした事をお詫び申し上げます。
この段階で通報が入り、警察が会場に来ましたので主催が対応を致しました。
行政と警察署には事前に申告・申請・審査（審査受理）を経ておりましたので、警察との間では特に問答は起きませんでしたが「すぐに搬入を開始してほしい」との指導を受けましたので搬入を開始しました。
本来であれば仕様のジャンル毎に配置箇所等も決まっておりましたが、それを諦め順次搬入をして頂く事と判断し、それを実行しました。
結果としてジャンルに分けた配置が出来ず、多くの車両が無造作に搬入させただけの形となってしまいました。
大変申し訳ございません。
◆当日の配置に関して
配置に関する疑問と質問の中でも特に多かったのが、一部車両の縦列配置に関してでした。
まず会場となったプロムナードは一般的なイベントスペースではなく、厳密には「歩道」にあたります。
その為、行政及び警察署より『会場内には幅３．５ｍ以上の往来スペースを断続的に確保せよ』という法令上の指導を事前に通達されておりましたので、一部車両において縦列配置にする必要がありました。
また、縦列配置の対称となった特定ジャンルにおいて、車両の配置方向についても意見を頂きましたのでお答え致します。
あの配置に関しても各所より意見が寄せられ、様々な検討を重ねた結果、当日の様な配置方法になりました。
この件に関しては特に厳しいご意見を頂いており、大変な不満を抱かせる事となってしまいました。
申し訳ございませんでした。
◆カメラ登録について
会場はオープンスペースではありましたが、カメラは登録制（有料）とさせて頂きました。
この登録の際には「登録証」をお渡ししておりましたが、
混乱に陥った当日の会場運営にスタッフが奔走しており、うまく機能させられませんでした。
登録費用を払われた方には不公平感を感じられた方もいらっしゃると思います。
この件についてもご迷惑をおかけしました事をお詫び申し上げます。
なお、登録料については、一通りの経理作業が完了しカメラ登録料としての金額が確定しましたら、
(登録料をお支払頂いた方の住所・氏名等は控えておりません故)
その分を慈善団体への寄付をはじめとした何らからの方法で社会に還元したいと考えております。
この点に関してはご理解を頂きたく存じます。
こちらについては還元作業が済みましたら、当サイトの方で改めてご報告を致します。
◆開催時間短縮について
当日は大変風雨に見舞われ、環境としてはとても厳しい状況にありました。
そのため、開催時間を短縮する方針である旨を開会の挨拶と昼１２時の２回に渡って車両オーナー様にアナウンスを致しました。
結果としては１４時での閉会を決定、その旨を報告。理由としては１５時に一段と厳しい風雨が訪れるとの予報があり、参加者、来場者の方に危害が加わる可能性もあり、危険と判断した次第です。
◆アワードに関して
投票用紙が雨で全てダメになってしまいましたので、実施が出来ませんでした。
楽しみにされていたオーナー様もいらしたと思います。誠に申し訳ございませんでした。
1等景品の1万円分のガソリンプリペイドカードは次回開催時の1等景品として
キャリーオーバー(プール)とさせて頂きます(当日アナウンス済み)。ご理解をお願い致します。
なお、予定では次回の1等景品は今回の分を加えた2万円分のガソリンプリペイドカードとなる予定です。
◆その他の対処
・搬入、配置の不手際に対する責任、イベント開催時間の短縮等を鑑みて、
痛車エントリー料金(当日支払)を通常3,000円のところを1,000円引きの2,000円とさせて頂きました。
また、コスプレイヤー様におかれましても悪天候下における参加意欲に謝意を表し、通常1,500円のところを無料とさせて頂きました。
・当日配布予定であったノベルティは制作が間に合いませんでしたので、後日郵送にてお渡しさせて頂きます(当日アナウンス済み)。
・今回エントリーして頂いた皆様については、次回開催時のエントリーにおいては何らかの参加補助を検討致しております(次回は秋ごろを予定しております)。
以上が、今回のイベントに関する主ないきさつとなります。
今回は天候面を差し引いた上でも、私ども運営の不手際において、
大変なご迷惑をおかけしました事を、改めてお詫び申し上げます。本当に申し訳ございませんでした。
ただ、私どもが把握している限り、会期中の事故や怪我が無かった事がせめてもの救いと思っています。
また、この様な結果に至らしめたにも関わらず、
次回開催時において参加に前向きに検討して頂いている事や、各種激励のお言葉を頂いております。
これらご厚意に感謝すると共に、この経験を糧として次回に活かせる様に努めてまいります。
最後になりますが、今回はイベント「岡崎8-SPIRIT」へのご参加、ご来場、誠にありがとうございました。
その他、疑問、質問に関してはメールにて個別に対応させて頂きます。
それらは公式サイト内「お問合せ」よりお願い致します。
8-SPIRIT運営部長
徳山 元杓