Robert Half Technology、5年以内に E メールは時代遅れに

米国人材派遣会社 Robert Half Technilogy は2011年8月25日、企業における E メール使用状況に関する調査結果を公表した。調査は、従業員100名以上の米国企業の最高情報責任者（CIO）1,400人に対して行われ、調査対象となった CIO の54％が現在企業内で使用されている E メールサービスは今後時代遅れとなり、5年以内にインスタントメッセージや、SharePoint 、Chatter、Yammer などの企業向け SNS ツールに置き換わっていくと予測している。

米国企業では、担当者レベルでも1日400通以上、管理職では1,000通を超えるE メールを受け取る社員が多い。これは、文書共有、ディスカッション、スケジュール調整など、本来は別のシステムで管理すべきものをすべて E メールで管理していることによる弊害とされる。受信数が多すぎるためにメールの読み落としも多く、これが引き起こすミスコミュニケーションが問題となっていた。

同調査では、インスタントメッセージや企業向け SNS ツールへの移行はこういった問題の多くを解決し、職場に次のような利益を生み出すとしている。

・スピード：インスタントメッセージは、Eメールのように送受信の度にメールボックスを開いたり、相手からの返事を待ったりしなくてもよいので、時間を節約できる。また、プロジェクトメンバーが複数の勤務地に点在していても、リアルタイムでのコミュニケーションを実現できる

・利便性：企業 SNS ツールの多くはフォーラム機能を提供しており、チームでのアイディア共有が可能。プロジェクトで問題が発生した場合の問題解決にも利用でき、会議の回数も減らせる。また、文書管理の機能を提供しているツールを利用すれば、仕様書などチーム全体で共有する文書のバージョン管理も容易になる

・ソーシャル機能：企業 SNS ツールでは、社員、チーム、ファイルなどの最新情報を自動収集して表示するため、社内で起こっていることをリアルタイムに把握できる

また、従業員100名に満たないスタートアップ企業などでは、社内で無料の Skype サービスを導入している企業も多いという。社員が Skype にログイン/ログオフした時間で出退勤管理をし、社員間のコミュニケーションは Skype のインスタントメッセージに限定。E メールの使用は社内の重要文書や社外とのやりとりなどに限定する。これにより、Eメールのメリットを活かしつつ、デメリットを減らせるという。


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