アドボイスU操作マニュアル2
第2部 アドボイスの便利な機能とその活用法
第1部では、アドボイスの基本操作を学習しました。
第2部では、アドボイスの搭載するさまざまな住所録管理機能とその活用法を紹介するとともに、さらにアドボイスを使いやすくするための環境設定について解説します。
第11章 シートの並び替え/検索/抽出/削除
シートの登録件数が増えてくると、RollUpRollDownキーで、1件ずつ閲覧しながら目的のシートを探し出すのは、とても時間のかかる作業です。
そこで、第11章では、目的のシートをすばやく、効率よく探し出すための便利な機能を紹介します。
11.1 シートの並び替え
現在のシートの並びは、シートの追加を実行して登録していった順番になっていますね。
これは、現在のシートの並びが、登録順になっているからです。
並び替えの機能は、シートの並びを更新順や、よみがな順に切り替えることができます。
■ 更新順にすると
シートを追加・修正した日付が、新しいシートから古いシートへと順番に並びます。
■ よみがな順にすると
よみがなの、ひらがなやカタカナ、五十音の順番に並びます。
並び順を切り替えるコマンドは、Shift+[ F1 ]または、[ソ ]+spaceです。
シートの並び順が切り替わると、『登録順』または『更新順』または『よみがな順』と、
ガイドし、その並び順の先頭シートへ自動的に移動しています。
並び替えに関係し、ここではもう一つ、シートタブ移動の機能を紹介しておきます。
シートのタブ移動は、現在の並び順によって、シートをすばやく移動する機能です。
■ 登録順でシートが並んでいるとき
1番目のシート 10番目のシート20番目のシート 30番目のシートと、10件ずつシートを移動します。
■ 更新順でシートが並んでいるとき
追加・修正日付の同じシートをスキップし、更新日付の異なるシートへ移動します。
■ よみがな順でシートが並んでいるとき
よみがなの先頭ひと文字が、同じ読みのシートをスキップし、読みの異なるシートへ移動します。
このように、シートのタブ移動を活用すると、目的のシートへすばやく移動することができます。
シートのタブ移動のコマンドは、
Ctrl+PageUp または、[ ハ ]+無変換で、前のシートへタブ移動します。
(漢点字では 4 5の点+space [ ハ ])
Ctrl+PageDown または、[ ネ ]+無変換で、次のシートへタブ移動します。
(漢点字では 4 5の点+space [ ネ ])
11.2 シートの検索
MYWORDや、MYEDITにも、検索の機能はありますね。データの中から文字列を検索し、一致するデータを見つけると、その位置にカーソルが移動する機能です。
アドボイスのシートの検索も、これと同じ機能です。
例えば、「高知システム開発」の住所録データを閲覧したいと思えば、検索の機能を実行して瞬時に、「高知システム開発」を登録したシートへ移動することができます。
検索のコマンドは、[ F4 ]または、Ctrl+[ F ]です。点字コマンドでは、[ケ ]+spaceです。
1 検索の実行手順
@ コマンドを実行すると、検索の実行画面に操作が移ります。
A 『検索する文字列』の入力域に、探し出したい文字列を入力して、
Enterで決定する。
B 『検索対象』をspace選択し、Enterで決定する。
選択肢には、『カーソル位置の項目のみ』と『すべての項目』の2つがありますが、
とりあえず『すべての項目』を選択しておいてください。
C 『実行』のボタンを Enterで決定してください。
検索を開始します。
『検索する文字列』と一致するデータを見つけると、そのシートに移動します。
そして、どのシートに移動したかがわかるよう、よみがなのデータを読み上げます。
続いて、一致した項目名とそのデータを読み上げ、最後に、移動先のカーソル位置を読み上げます。一致するデータが、どのシートにもなければ、
『すべての項目で検索文字が見つかりません』とガイドして、検索を終了します。
検索について、もう少し補足を説明しておきます。
検索は、現在閲覧中のシートから探し始め、末尾シートまでの中で、最初に一致した、データのシートへ移動します。
ですから『すべての項目で検索文字が見つかりません』とガイドされても、検索を開始したシートよりも手前のシートに、一致するデータがあるかもしれません。
検索を実行するときは、その前に、先頭シートに移動しておくことをお薦めします。
また、同じ文字列の検索を、次に一致するシート、その次に一致するシートと、繰り返しおこないたいときは、直接、検索を開始するコマンドを実行すると便利です。
■ 次を検索
直前に検索した文字列で、次に一致するシートを探し出します。
実行するコマンドは、Alt+下矢印キーまたは、46の点+spaceです。
■ 前を検索
直前に検索した文字列で、手前に一致するシートを探し出します。
実行するコマンドは、Alt+上矢印キーまたは、45の点+spaceです。
(漢点字では 4 5 6の点+space 4 5の点)
2 検索のテクニック
さきほど、検索の実行画面で、『検索対象』の選択を『すべての項目』に設定しました。
この設定では、よみがなの項目から、備考3の項目まで、すべての項目データを検索し、文字列を探し出してきます。
高知県の「高知」を検索するとすれば、名前のデータ「高知システム開発」の高知や、
住所のデータ「高知県室戸市」の高知を探し出します。
でも、「高知システム開発」の住所録データを探し出したいときに、名前以外のデータも検索対象であると、ちょっと困りますね。
こんなときは、検索のコマンドを実行する前に、上下矢印キーを使って、カーソルを目的の項目に移動しておきます。この場合ですと、名前の項目にカーソルを移動します。
そして、検索の実行画面『検索対象』の選択を『カーソル位置の項目のみ』に設定して、検索を実行してください。これで、目的の項目だけから文字列を探し出すことができます。
さらに、付け加えるとすれば、『検索する文字列』に「高知システム開発」とフルネームで指定しておけば、確実に一回で、目的のシートに移動できますね。
11.3 シートの抽出
登録したすべてのシートの中から、あるグループのシート達を抜き出し、そのグループだけで、住所録の操作をおこなうモードが抽出です。
もちろん、その操作の中には、宛名印刷も含みます。
例として、こんな場合を考えてみましょう。
シートの中で、備考1の項目を、友人・同僚・親族といった、自分との関係を指すデータの登録に使っているとします。
《備考1のデータに 友人と登録されているシート》を抽出する。というふうにすれば、
すべての友人宛に、年賀状や送り状の宛名印刷が簡単にできますね。
また、別の例として、登録したシートの中から、個人名ではなく、会社の名前で登録したシートだけを抽出したければ、
《名前1、名前2 いずれかのデータに 会社のふた文字を含むシート》を抽出する。
といったこともできます。
このように、抽出する条件を工夫すれば、いろんなことが効率よく作業できます。
1 シートの抽出を実行する
シートを抽出するには、まず、抽出条件の入力をおこないます。
抽出条件を入力するためのコマンドは、[ F5 ]または、[チ ]+spaceです。
コマンドを入力すると『抽出条件入力』と音声がでます。
シートの追加や修正のときにおこなった、データ入力と同じ操作方法で、各項目に、抽出条件のデータを入力します。抽出条件を設定しない項目には、何も入力しないで、Enterを押して、次の項目へと、スキップしてください。
条件を入力し終わり、備考3のところで、下矢印キーかEnterを押すと
『すべての条件に一致するシートを抽出しますか確認』の問い合わせがあります。
また、この問い合わせは、space選択で
『いずれかの条件に一致するシートを抽出しますか確認』に切り替わります。
どちらかの抽出方法を選択し、Enterを押して決定すると、抽出条件に一致するシートの抜き出し処理が始まります。
誤って この問い合わせがでてしまっても、Escapeを押すと、入力作業に戻ります。
シートの抜き出し処理が始まると、『抽出中』とガイドし、しばらくの間、キーの入力を受け付けない状態となります。この状態は、登録しているシートの数が多ければ多いほど長くなります。シートの抜き出し処理が完了し、
抽出できたシートがあれば、『10件を抽出しました』のように、抽出したシートの件数をガイドして、閲覧に戻ります。このとき、音声では、『抽出閲覧』とガイドして、すべてのシートを閲覧しているときと区別しています。
抽出できたシートが1件もないときは、『抽出データがありません』とガイドし、再度、抽出条件を入力する作業へと戻ります。
抽出条件の入力作業を中止して、以前の閲覧状態へ戻るには、Escapeを押してください。
2 抽出条件の書き方
ここでは、最初のところで、抽出の参考事例としてあげた2つの例をもう一度、取りあげて、実際に、抽出条件をどのような書き方で入力するのかを説明します。
■ 例1
シートの中で、備考1の項目を、友人・同僚・親族といった、自分との関係を指すデータの登録に使っているとして、備考1のデータに友人 と登録されているシートを抽出する場合
@ 備考1以外の項目には、何も抽出条件を入力しないでください。
A 備考1の項目に、「友人」とだけ文字を入力します。
これで、備考1のデータに 友人と登録されているシートを抽出することができます。
また、備考1の項目には、「友」のひと文字だけを入力して抽出することもできます。
このように、登録データの先頭から一致する文字列の抽出条件は、その文字列をそのまま入力してください。
■ 例2
シートの中から、個人名ではなく、会社の名前で登録したシートだけを抽出する場合、
(名前1、名前2 いずれかのデータに 会社のふた文字を含む)
@ 名前1と名前2以外の項目には、何も抽出条件を入力しないでください。
A 名前1の項目に、「*会社」と先頭にアスタリスク文字を付けて入力します。
B 名前2の項目にも、「*会社」と入力します。
C そして、抽出 実行の問い合わせで、必ず
『いずれかの条件に一致するシートを抽出しますか確認』を選択してください。
これで、名前1、名前2のどちらかに、「会社」のふた文字を含むシートを抽出することができます。
このように、登録データのどの位置にあってもよい文字列の抽出条件には、先頭に
アスタリスク文字(*)を付けて入力してください。
3 抽出の解除
抽出の状態を解除し、登録しているすべてのシートの閲覧に戻るには、次のコマンドを
実行してください。
抽出の解除のコマンドは、Shift+[ F5 ]または、[チ ]+無変換です。
(漢点字では 4 5の点+space [ チ ])
抽出の状態が解除されると、『抽出解除』とガイドします。
4 抽出の再実行
抽出の状態を解除してからもう1度、同じ条件で抽出をおこなう場合、改めて抽出条件の入力から始めなくてもかまいません。抽出の再実行機能を使用してください。
抽出を再実行するコマンドは、Ctrl+[ F5 ]または、[モ ]+spaceです。
コマンドを実行すると、『抽出中』とガイドし、すぐに抽出条件に一致するシートの抜き出し処理が始まります。あとは、さきほど説明した内容と同じです。
5 抽出中の連続印刷
第1部で説明した、宛名の連続印刷ですが、抽出の状態で実行するときは、『印刷範囲』の選択肢『すべて』が『抽出中のすべて』に変更となっています。
抽出の参考事例としてもあげましたが、
ある条件の人たちにだけ、宛名印刷したいときには、ぜひ、この抽出の機能を活用して、作業の簡便化にお役立てください。
11.4 シートの削除
シートの削除は、現在閲覧中のシートを、登録しているシートの中から削除し、完全にデータを消し去ってしまう機能です。
削除したシートは、もう復活させることはできませんので、十分な注意の元、実行してください。
シートの削除のコマンドは、Ctrl+Shift+Deleteまたは、[ キ ]+spaceです。
コマンドを実行すると、『削除しますか確認』と問い合わせがあります。
Enterを押すと、シートを削除し、『削除しました』とガイドします。
削除を取り消すときは、Escapeを押してください。
第12章 シート情報の読み上げ
第1部の解説も通し、第11章までに、一通りのシートの操作を学習してきました。
シートの追加から始まり、閲覧、修正、そして、シートの抽出がありましたね。
これらの操作の中で、今、自分がどの作業をしているのか、
また、作業中のシートに関する詳細な情報を確認するための機能が必要です。
それらの情報を音声で確認するための機能が、シート情報の読み上げです。
シート情報の読み上げコマンドは、Ctrl+[ F4 ]または、[ナ ]+無変換です。
(漢点字では 4 5の点+space [ ナ ])
1 閲覧中の読み上げ情報
登録シートの件数/現在閲覧しているシートの番号/並び順/登録日付/更新日付
の情報を読み上げます。
2 抽出閲覧中の読み上げ情報
抽出シートの件数/現在閲覧しているシートの番号/並び順/登録日付/更新日付
の情報を読み上げます。
3 追加中の読み上げ情報
何件目のシートを追加中であるか読み上げます。
4 修正中の読み上げ情報
何番目のシートを修正中であるか読み上げます。
5 抽出条件入力中の読み上げ情報
『抽出条件を入力中です』と読み上げます。
また、差出人の登録中に、シート情報の読み上げを実行すると、
読み上げ内容の中の『シート』という言葉が、『差出人』という言葉に変わりますので、
どちらの作業をおこなっているのか、容易に判断できます。
第13章 郵便番号簿
アドボイスには、最新の7桁郵便番号と、それに対応する住所を収録した、郵便番号簿が搭載されています。
郵便番号簿を住所録データの入力作業に活用する機能として、
「住所から郵便番号を検索」と「郵便番号から住所を検索」の2つがあります。
次に、これら2つの機能について、詳しく説明します。
13.1 住所から郵便番号を検索
5桁から7桁に郵便番号が変更となってから、5桁までは知っていても、7桁の郵便番号がわからないといったかたは、少なくないと思います。
また、住所を喋っては言えるけど、その漢字を覚えていない、知らないといった場合もあるかと思います。
こんなときに、郵便番号簿の「住所から郵便番号を検索」の機能を使ってください。
この機能は、住所を入力するなどといった面倒くさい操作は必要としません。
ただ、都道府県の名前・市の名前・町の名前と、順番に選択していくだけで、完成された住所と、その住所に対応する7桁郵便番号を住所録データに取り込むことができます。
ただし、シートの追加・修正中でないと、住所録データに取り込むことはできません。
住所から郵便番号を検索するコマンドは、Shift+[F3 ]または、[ ユ ]+spaceです。
コマンドを実行すると、『郵便番号簿 住所から郵便番号を検索』とガイドし、
住所の選択画面に操作が移ります。
@『都道府県の選択』とガイドします。
目的の都道府県の名前をspace選択し、Enterを押して決定します。
A『市 郡 23区の選択』とガイドします。
都道府県のあとに続く、目的の市や郡の名前(東京都は、23区も含む)を
space選択し、Enterを押して決定します。
B『区町村の選択』とガイドします。
市 郡 23区のあとに続く、目的の町や村、区の名前をspace選択し。
Enterで決定します。
ただし、区町村の選択は、住所によって、ない場合があります。
ない場合は、次のC『地域の選択』に移ります。
C『地域の選択』とガイドします。
最後に、地域の名前をspace選択します。
目的の地域を選択して、Enterで決定します。
地域は、町や村の名前であったり、町や村の中の一区画の名前であったりします。
D 以上の選択を完了すると、『郵便番号7800048を取り込み』というようにガイドし 選択した住所の郵便番号を住所録データへ取り込むかどうかの確認に移ります。
ここで、spaceを押すと、『住所も一緒に取り込み』の確認に切り替わり、
さらに、spaceを押すと、『キャンセル』の確認に切り替わります。
郵便番号とともに、選択した都道府県から地域までの名前を連結した住所も
住所録データへ取り込みたいときは、『住所も一緒に取り込み』を選択し、
何も取り込まないときは、『キャンセル』を選択してください。
いずれかを選択して、Enterを押します。
以上で、住所から郵便番号を検索の操作は、終了します。
AからDまでの、選択操作中に、Escapeを押すと、それぞれ前の選択操作に戻ります。
@『都道府県の選択』で、Escapeを押すと、何も取り込まないで終了します。
また、選択操作中は、目的の住所のよみがなの頭文字(高知県ならコ)を入力すると、その頭文字で始まる住所の先頭に、ジャンプできます。
次に、住所から郵便番号を検索の機能のすばらしい点を補足しておきます。
現在、閲覧しているシートや、追加・修正中のシートの住所へ、すでに、データが入力されているとき、このデータから、選択する都道府県、市や町、地域を調べて、自動的に選択します。
例えば、住所データに「高知県高知市吉田町」が入力されているとします。
住所から郵便番号を検索の機能を実行すると、
『都道府県の選択』では、高知県が選択されています。このまま、Enterを押すと、
『市 郡 23区の選択』では、高知市が選択されています。このまま、Enterを押すと、
『地域の選択』では、吉田町が選択されています。
ここで、少し考えてみましょう。
もし、『地域の選択』で、吉田町が選択されなかったとしたら、
それは、入力した住所データの漢字が間違っていることを意味します。
間違った住所では、せっかくの送り状も、相手に届かないですね。
このように、入力した住所データの漢字が間違っていないかどうかのチェックにも、活用できます。
13.2 郵便番号から住所を検索
これは、さきほどの住所から郵便番号を検索の機能と、まったく逆のパターンです。
郵便番号を入力して、その郵便番号に対応する住所を取り込むことができます。
ただし、シートの追加・修正中でないと、住所録データに取り込むことはできません。
郵便番号から住所を検索するコマンドは、Ctrl+[F3 ]または、[ ユ ]+無変換です。
(漢点字では 4 5の点+space [ ユ ])
コマンドを実行すると、『郵便番号簿 郵便番号から住所を検索』とガイドし、
郵便番号の入力画面に操作が移ります。
@『郵便番号』とガイドします。
ここでは、郵便番号の数値が入力できます。
7桁郵便番号の上3桁と下4桁を区切るマイナス文字を除く7つの数字を
入力してください。入力が終われば、Enterを押します。
A 入力された郵便番号に対応する住所があると、
『住所の選択』とガイドして、該当する住所の一覧操作に移ります。
7桁郵便番号では、ほとんどの場合、該当する住所は1つしかないでしょう。
目的の住所をspace選択し、Enterを押します。
B 『住所を取り込み』とガイドし、
選択した住所を住所録データへ取り込むかどうかの確認に移ります。
ここで、spaceを押すと、『郵便番号も一緒に取り込み』の確認に切り替わり、
さらに、spaceを押すと、『キャンセル』の確認に切り替わります。
住所とともに、7桁郵便番号も住所録データへ取り込みたいときは、
『郵便番号も一緒に取り込み』を選択し、
何も取り込まないときは、『キャンセル』を選択してください。
いずれかを選択して、Enterを押します。
以上で、郵便番号から住所を検索の操作は、終了します。
AとBの、選択操作中に、Escapeを押すと、それぞれ前の操作に戻ります。
@『郵便番号』の入力で、Escapeを押すと、何も取り込まないで終了します。
シートを追加するとき、今から登録する住所の郵便番号がわかっているのなら、
この、郵便番号から住所を検索の機能を活用すれば、住所を入力する手間が省けますね。
また、郵便番号を5桁までは、覚えているけど、下2桁を思い出せないといったときは、
『郵便番号』の入力のところで、5桁までを入力して、Enterを押してください。
『住所の選択』の一覧には、郵便番号5桁の一致する住所がでます。この中から、目的の住所を選択して、取り込んでください。
第14章 住所録の新規作成と切り替え
MYWORDやMYEDITを使って、文書を書いたあとは、文書ファイルとして、保存しました。また、違う内容の文書を書きたいときは、別の文書ファイルを新たに作成しましたね。
アドボイスも、住所録の内容をファイルに保存して管理しています。
住所録ファイルを新規作成して、別の目的に使用したり、住所録ファイルを切り替えて、別の作業をしたりと、この点は、MYWORDやMYEDITと同じやり方ですね。
また、MYWORDの文書ファイル名には、拡張子「.mwa」や「.mwb」が付きました。
MYEDITの扱う文書はテキストファイルなので、拡張子は、「.txt」です。
アドボイスUの住所録ファイル名には、拡張子「.mdb」が付くので覚えてください。
14.1 住所録の新規作成
もしも、住所録の新規作成を一度も実行していないなら、現在あなたの閲覧している
住所録のファイル名は、「住所録.mdb」です。
この住所録ファイルは、アドボイスが、最初から用意していますが、
決して、これを使い続けてくださいというわけではありません。
逆に、あなた自身が、いろんな目的に応じて、新しい住所録を作成していただきたいと
思います。
例えば、同級生の名簿を登録する住所録を作成したり、仕事関係の名刺を登録する住所録を作成するのもいいですね。そして、これらの住所録のファイル名には、
「同級生名簿.mdb」「名刺.mdb」というふうに、あとから、どんな目的の住所録であるかがわかるようにしておくと便利です。
それでは、住所録の新規作成手順を説明します。
住所録の新規作成コマンドは、Ctrl+Shift+[ F2 ]または、Ctrl+[N ]です。
点字コマンドでは、[ セ ]+spaceです。
(漢点字では 4 5 6の点+space [ セ ])
コマンドを実行すると、新規作成の ファイル名入力画面に操作が移ります。
『ファイル名』の文字入力域に、これから作成する住所録ファイルの名前を入力してください。このとき、ファイル名の拡張子「.mdb」は入力しなくてもかまいません。
さきほどの例で言えば、『ファイル名』に「同級生名簿」または「名刺」と入力します。
ファイル名を入力して、Enterを押すと、新規作成を開始します。
『新規作成開始』とガイドしてから、『新規作成終わり』のガイドで、新しい住所録の作成は、完了しました。
そして、『登録データがありません ファンクション2で追加してください』とガイドがあり、あとは、これまで学習してきた操作で、どんどんとシートを登録してください。
14.2 住所録の切り替え
現在、作業中の住所録から、別の住所録の作業に切り替えるには、
住所録の切替コマンドを実行してください。
住所録の切替コマンドは、Ctrl+Shift+[ F1 ]または、Ctrl+[O ]です。
点字コマンドでは、[ ロ ]+spaceです。
コマンドを実行すると、住所録の ファイル名入力画面に操作が移ります。
『ファイル名』の文字入力域に、切り替えたい住所録ファイルの名前を入力してください。このとき、ファイル名の拡張子「.mdb」は入力しなくてもかまいません。
ファイル名を入力して、Enterを押すと、住所録の切り替えを開始します。
『切り替え開始』とガイドしてから、『切り替え終わり』のガイドで、住所録の切替は完了しています。
また、住所録ファイル名を指定するもう1つの方法として、
『ファイル名』の文字入力域に、何も文字を入力しないで、Enterを押してください。
ファイル名を指定しないで、Enterを押したときは、すでに在る住所録ファイルの一覧に操作が移ります。そして、spaceで、切り替えたい住所録ファイルを選択し、Enterを押すと、住所録の切り替えを開始します。
MS-DOS版のアドボイスをご使用しているかたへ、住所録の切替について、補足しておくことがあります。
MS-DOS版のアドボイスでは、住所録の切替を実行し、ファイル名の入力域に、
存在しない住所録の名前を入力して、決定すると、
『指定ファイルは存在しません新規作成しますか 確認』の問い合わせがあり、
これに、Enterで答えると、新しい住所録を作成することができました。
アドボイスUでは、住所録の切替を実行して、存在しないファイル名を指定すると、
『ファイルが見つかりません』とガイドされます。
新しい住所録を作成するには、住所録の新規作成を実行してください。
14.3 現在作業中の住所録ファイル名を確認するには
作業中の住所録ファイル名を音声で確認するには、住所録名の読み上げを実行します。
住所録名の読み上げコマンドは、Alt+[ F1 ]または、[ナ ]+spaceです。
コマンドを実行すると、住所録のファイル名だけを読み上げます。
第15章 データマージ/旧アドボイスデータの取り込み
ここでは、アドボイスUで作成した住所録や、MS-DOS版のアドボイスで作成した
住所録のデータを、 現在作業中の住所録に取り込むための機能を紹介します。
15.1 データマージ
アドボイスUで作成した、既存の住所録を、作業中の住所録に取り込むことができます。
データマージのコマンドは、Shift+[ F4 ]または、[マ ]+spaceです。
データマージの実行手順は、いたって簡単です。
コマンドを実行し、住所録の切り替えのところで説明したときと同じ操作方法で、既存の住所録のファイル名を指定してください。ファイル名を指定して、Enterを押すと、
『閲覧中の住所録に(指定したファイルを)マージします』と確認の問い合わせがあります。
この問い合わせに、Enterで答えるとデータマージを開始します。
データマージを中止したいときは、Escapeで答えてください。
データマージを開始すると、『データマージ開始』とガイドします。しばらくして、
『データマージ中』のガイドがあり、データマージが終わると、『データマージ完了』とガイドします。
15.2 旧アドボイスデータの取り込み
MS-DOS版のアドボイス(以降、旧アドボイス)で作成した住所録は、そのままではアドボイスUを使って作業することはできません。
旧アドボイスデータの取り込み機能を使って、アドボイスUで作業できる住所録の形に、変換する必要があります。
旧アドボイスのデータは、アドボイスUで、現在作業中の住所録に取り込まれます。
現在作業中の住所録に、すでに何件かのシートが登録されていてもかまいませんし、
住所録の新規作成を実行して、新しく住所録を作成してから取り込むこともできます。
旧アドボイスデータの取り込みは、プルダウンメニューから実行します。
ファイル(F)−別の住所録データの取り込み(I)−旧アドボイスデータの取り込み(C)と、
プルダウンメニューを操作して実行してください。
実行してからは、住所録の切り替えのところで説明したときと同じ操作方法で、
旧アドボイスの住所録ファイル名を指定してください。ファイル名を指定して、Enterを押すと、
『閲覧中の住所録に(指定したファイルを)取り込みます』と確認の問い合わせがあります。
この問い合わせに、Enterで答えると取り込みを開始します。
取り込みを中止したいときは、Escapeで答えてください。
取り込みを開始すると、『取り込み開始』のガイドがあり、『取り込み 完了』のガイドで、旧アドボイスデータの取り込みを終了します。
旧アドボイスデータの取り込みや、さきほど説明したデータマージについても、指定した住所録ファイルに登録されているデータの件数が多ければ多いほど、取り込みを開始してから、終了するまでに、時間のかかる作業でありますが、今までに作成した住所録の資産を活用すれば、もう一度、データを打ち込む作業は、必要ありませんね。
第16章 別の住所録名で保存
現在作業している住所録を、別の住所録ファイル名を指定して、保存できます。
これは、現在作業している住所録のファイル名が、指定されたファイル名に変更されるというものではなく、指定されたファイル名の住所録を新たに作成して、そこに、現在作業している住所録のデータを、そのままコピーします。
この機能を使用して、住所録のバックアップをとっておくことも可能ですね。
もう1つ、この機能の活用方法を紹介します。
それは、抽出機能で抜き出したシートだけを、別の住所録として保存できるところです。
例えば、作業中の住所録の中で、住所に「高知県」が含まれるシートだけを抽出したとします。つまり、高知県在住の人だけを抜き出したことになりますね。
この状態で、別の住所録名で保存を実行すると、抽出シートだけを登録した新しい住所録ファイルを作成することができます。その新しい住所録のファイル名を
「高知県名簿.mdb」とでも付けておくと、あとから、わかりやすいですね。
別の住所録名で保存のコマンドは、Ctrl+Shift+[F4 ]です。
コマンドを実行すると、住所録の ファイル名入力画面に操作が移ります。
『ファイル名』の文字入力域に、新しく保存する住所録ファイルの名前を入力してください。このとき、ファイル名の拡張子「.mdb」は入力しなくてもかまいません。
さきほどの例で言えば、『ファイル名』に「高知県名簿」と入力します。
ファイル名を入力して、Enterを押すと、保存の実行画面に操作が移ります。
『書き込み実行』の確認のガイドがあり、Enterを押すと、保存を開始します。
『書き込み 開始』のガイドがあり、『書き込み完了』のガイドで、保存を終了します。
ファイル名の入力画面で、『ファイル名』の入力域に、既に存在している住所録ファイルの名前を指定する場合があります。住所録のバックアップをとるときは、バックアップのつど、同じファイル名を指定しますね。このとき、
『このファイルは既に存在します上書き保存しますか』の問い合わせがあります。
上書きで保存してもよいときは、Enterを押します。上書きしたくないときは、Escapeを押してから、別の名前を指定してください。
ファイル名を決定したあとの、保存の実行画面の操作について、補足しておきます。
『書き出し実行』の確認のところで、タブキーを2回押すと、
『書き出し項目を選択して Enterキーで変更してください』とガイドし、拡張操作に移ります。ここでは、新しい住所録に、現在登録されているデータを書き出すのか書き出さないのかを、各項目ごとに設定することができます。
例えば、備考1から備考3までの項目を書き出さないに設定しておくと、新しい住所録にコピーされた、すべてのシートの備考1から備考3の項目には、何もデータが入力されていません。こうしておくと、新しい住所録の備考1から備考3の項目を、別の目的に使用したいとき、いちいち既存のデータを消す作業は、必要ありませんね。
では、拡張操作の説明に戻ります。拡張操作に移り、spaceで項目を選択していくと、
『■よみがな 書き出す』『■名前1書き出す』・・・と、各項目の設定状態を読み上げていきます。書き出したくない項目を選択して、Enterを押すと、
『備考1を書き出しません』というように、確認の問い合わせがあります。
この問い合わせに、Enterを押して答えると、その項目を書き込まないに設定します。
Escapeを押して答えると、この問い合わせをキャンセルすることができます。
「書き出さない」に設定すると、その項目は、『□備考1』というように読み上げます。
項目名の前に、『■』が付けば、それは書き出す項目を表し、『□』が付けば、書き出さない項目を表します。
「書き出さない」の設定を、「書き出す」の設定に戻すには、その項目を選択して、もう一度、Enterを押すと、『備考1を書き出しますか』というように問い合わせがありますので、Enterまたは、Escapeで答えてください。
拡張操作を終了して、『書き出し実行』の確認へ戻るには、タブキーを押してください。
第17章 自動ダイヤル
自動ダイヤルの機能を使用すると、電話機でダイヤルしなくても、住所録に登録されている電話番号から、直接、電話をかけることができます。
ただし、自動ダイヤルの機能を使用するには、パソコンと電話回線が、モデムと呼ばれる機器で接続されている必要がありますので、ご注意ください。
自動ダイヤルのコマンドは、Shift+[ F2 ]または、[テ ]+spaceです。
1 自動ダイヤルする
コマンドを実行すると、自動ダイヤルの実行画面に操作が移ります。
@『電話番号を選択してください』とガイドします。
選択できる電話番号は、コマンド実行時に作業していたシートの電話番号1、
電話番号2および、携帯電話の項目に登録されているデータです。
電話番号をspace選択して、Enterを押すと、
『電話番号 088-873-6500にダイヤルしますか』というように問い合わせます。
電話をかけるなら、Enterを押し、かけないなら、Escapeを押してください。
自動ダイヤルが始まると、『ダイヤル中』とガイドします。しばらくして、
『電話がかかりました 受話器を取ってからEnterキーを押してください』と、
正常にダイヤルできた場合にガイドします。
必ず、受話器を取り、Enterを押してください。
A 選択できる電話番号の中に、かけたい電話番号がないときは、タブキーを押して、
『電話番号』の文字入力域へ移動します。
ここで、電話番号を入力して、Enterを押してください。
その電話番号で、自動ダイヤルします。
自動ダイヤルしてから、
『通信ポートの設定でエラーが発生しました』または『モデムとの交信に失敗しました』
というエラーが発生する場合があります。
これらのエラーのほとんどは、「自動ダイヤルの環境設定」の値を、正しく設定することで、発生しなくなります。
2 自動ダイヤルの環境設定
自動ダイヤルの実行画面で、タブキーを2回押してください。
『自動ダイヤルの環境設定』とガイドするボタンに移ります。ここで、Enterを押して、
環境設定の操作に移ることができます。
@『ダイヤル方式』を選択し、Enterで決定します。
電話機のプッシュボタンを押して、トーン音(ピッポッ パッ )がするかたは、
『トーン』を選択します。パルス音(プツプツプツ)がするかたは、『パルス』を
選択します。
A『通信ポート』を選択し、Enterで決定します。
ご使用のパソコンに、モデムを接続できるコネクタが複数ある場合、その中で、
実際に、モデムが接続されているコネクタ番号を指定します。
コネクタの1番目に接続しているなら『COM1』を選択します。
コネクタの2番目に接続しているなら『COM2』を選択します。
コネクタの3番目に接続しているなら『COM3』を選択します。
B『独自のATコマンドで自動ダイヤルする』をspaceを押して、チェックしたり、
チェックを解除し、Enterで決定します。通常は、チェックしないでください。
ATコマンドを入力して、直接、モデムを制御したいかたは、チェックしてください。
チェックして、Enterを押すと、『コマンド』の文字入力域に移動し、
ここに、ATコマンドを入力してください。
C 最後に、『設定』の確認のところで、Enterを押して、
自動ダイヤルの環境設定を終了します。
第18章 アドボイスの環境設定
アドボイスを、あなたのお好みに合わせ、更に使いやすく、快適に操作していただくための環境設定機能が、いくつかあります。
表示フォントの設定
日本語入力の設定
ユーザー設定
拡大画面の設定
これらの環境設定機能を使用し、最もあなたに合った、アドボイスの操作環境を実現してください。
18.1 表示フォント
表示フォントの設定機能は、プルダウンメニュー表示(V)−表示フォント(C)を選択して実行します。
ここでは、次の項目について設定できます。
1 『表示フォント』
画面に表示されている、住所録データの文字フォントを設定します。
『MS ゴシック』『MS明朝』のどちらかが選択できます。
2 『表示色』
画面に表示されている、住所録データの背景色と文字色を設定します。
次の中から選択できます。
『標準』 :Windowsの標準カラー
『白黒』 :背景が白 文字が黒
『白黒反転』 :背景が黒 文字が白
『黒黄』 :背景が黒 文字が黄色
『黒黄反転』 :背景が黄色 文字が黒
『黒緑』 :背景が黒 文字が緑
『黒緑反転』 :背景が緑 文字が黒
『青黄』 :背景が青 文字が黄色
『青黄反転』 :背景が黄色 文字が青
18.2 日本語入力の設定
日本語入力の設定機能は、プルダウンメニュー環境(M)−日本語入力の設定(N)を選択して実行します。
ここでは、次の項目について設定できます。
1 『項目移動時に日本語入力の自動オンオフをしない』
シートの追加や、修正作業中に、上下矢印キーまたは、Enterを押して、項目を移動すると、その項目によって、自動的に日本語入力の使える状態になっていたり、自動的に日本語入力を停止したりすると、第1部で説明しましたね。
このように、自動的に日本語入力をオンオフせず、あなた自身で日本語入力の切り替えを操作したい場合は、この設定項目をチェックしてください。
チェックの設定は、spaceを押しておこないます。
2 『全角/半角キー または XFERキーで日本語入力を切り替える』
通常、日本語入力の切り替えは、DOS/V機のパソコンだと、Alt+全角/半角キーです。
PC-9821シリーズのパソコンでは、Ctrl+XFERキーですね。
各パソコンで、日本語入力のオンオフを、それぞれ、全角/半角キー XFERキーだけを押しておこないたい場合は、この設定項目をチェックしてください。
3 『変換中の表示色』
日本語入力で変換中、画面に表示されている変換文字列の背景色と文字色を設定します。
次の中から選択します。
『標準』 :日本語入力の標準カラー
『白黒』 :背景が白 文字が黒
『白青』 :背景が白 文字が青
『黒水色』 :背景が黒 文字が水色
『黒黄』 :背景が黒 文字が黄色
4 『日本語入力のプロパティを実行』
これは、設定項目ではありません。
日本語入力の設定機能で設定できない、いろんな環境設定値は、MS-IMEやATOKといった、
実際の日本語入力プログラムのプロパティ画面で変更するしかありません。
この項目で、Enterを押すと、日本語入力プログラムのプロパティ画面の操作に移ることができます。
18.3 ユーザー設定
ユーザー設定機能は、プルダウンメニュー 環境(M)−ユーザー設定(U)を選択して、実行します。
ここでは、次の項目について設定できます。
1 『シート移動時のカーソル制御』
RollUp RollDownキーを使って、前のシートや、次のシートへ移動したときに、カーソルをどの項目に移動しておくかを設定します。
シートが移動したあと、必ず、よみがなの項目に、カーソル移動している方が便利なかたは、『先頭項目にカーソルを移動する』を選択してください。
シートが移動しても、カーソルのある項目はそのままである方が便利なかたは、
『移動前と同じ項目にカーソルを移動する』を選択してください。
2 『シート移動時の読み上げ制御』
前のシートや、次のシートへ移動したとき、最初に読み上げる内容を設定します。
次の中から選択します。
『先頭項目のデータのみ読み上げる』:よみがなのデータを読み上げます。
『カーソル位置からシートを読み上げる』:カーソルのある項目から最後の項目まで読み上げます。
『カーソル位置の項目名とデータを読み上げる』:カーソルのある項目名とデータを読み上げます。
『カーソル位置のデータのみ読み上げる』:カーソルのある項目のデータだけを読み上げます。
3 『起動時に開く住所録ファイル』
アドボイスが起動したとき、最初に作業する住所録ファイルを設定します。
前回のアドボイスが終了するときに作業していた住所録で、引き続き作業したい場合、
『前回の住所録ファイルを開く』を選択してください。
毎回アドボイスを起動するときに、同じ住所録で作業を始めたい場合は、
『次の指定住所録ファイルを開く』を選択し、Enterを押すと、
『起動時に開く住所録ファイル』の文字入力域に移ります。
ここに、その住所録のファイル名を入力してください。
4 『備考の項目数』
アドボイスをはじめて起動したときは、シートの中には、備考の項目が3つしかありませんでしたね。また、住所録を新規作成したときも、そのシートには、備考の項目が3つしかありません。
備考の項目は、最大10個までシートに追加することができます。
もちろん、備考の項目が必要無ければ、シートから備考を無くすこともできます。
現在 作業している住所録で使用している備考の項目を増やしたり、減したりしたい場合
『備考の項目数』に、必要な、備考の数を入力してください。
指定できる数は、0から10までです。
0を指定すると、シートから備考が無くなります。
<注意>
ここで設定した備考の項目数は、現在作業中の住所録だけを変更するための設定です。
新たに作成する住所録には、必ず、備考1から備考3までが用意されます。
5 『先頭から末尾へ末尾から先頭へのシート移動を許す』
先頭シートで、 RollUpを押しても、1番目のシートより前のシートはないので、
シートは移動しませんね。
また、末尾シートで、RollDownを押しても、シートは移動しません。
そこで、先頭シートからは、RollUpを押して、末尾シートに、
末尾シートからは、RollDownを押して、先頭シートに移動できるようにしたい場合、
この設定項目をチェックしてください。
6 『シート読みの実行で項目名は読み上げない』
カーソル位置からシート読みや、シートの読み上げ機能を実行したとき、登録されているデータだけを読み上げ、項目名は一緒に読み上げないで欲しい場合、
この設定項目をチェックしてください。
18.4 拡大画面の設定
アドボイスも、MYWORDやMYEDITと同様に、7段階の拡大文字で、画面に表示できます。また、その操作方法も同じです。
1 通常画面と拡大画面の切り替え
通常画面と拡大画面の切り替えコマンドは、[ F6]または、Ctrl+[ G ]です。
コマンドを実行すると、交互に『拡大画面』『通常画面』とガイドして切り替わります。
2 拡大率の切り替え
拡大率は、拡大画面にしてから切り替えます。
拡大率を大きくするには、Alt+PageDownを押してください。
拡大率を小さくするには、Alt+PageUpを押してください。
第19章 宛名印刷 自動レイアウトのテクニック
第1部でも、宛名印刷の基本的な操作については、説明しました。
第2部で、もう一度、宛名印刷について取りあげ、アドボイスの、高度な自動レイアウト機能を思う存分味合うための、データ入力テクニックや、第1部で説明できなかった、
機能を説明します。
19.1 連名で宛名印刷するときのテクニック
夫婦や、親子など、二人の名前を並べて宛名印刷するときは、名前1の項目に、姓と名を登録し、名前2の項目に、名だけを登録しますね。
このように、連名で宛名印刷したいときは、
名前1に登録する、姓と名の間に、空白を1個入れてください。そして、
名前2に登録する、名の先頭にも、空白を1個入れてください。
また、敬称1と敬称2には、それぞれのかたにふさわしい敬称を設定してください。
19.2 会社宛の個人に宛名印刷するときのテクニック
株式会社高知システム開発の、山田太郎様といった
何々会社の、誰々様に宛名印刷するときは、名前1の項目に、会社名を登録し、名前2の項目に、個人名を登録してください。
このような場合は、名前1の会社名に対する、敬称1は、空白にしてください。
19.3 住所をバランスよく印刷するためのテクニック
住所は、何丁目何番地や、建物の名前なども含めると、結構長くなったりしますね。
住所を登録するとき、住所1だけに、データを詰め込みすぎても、印刷したときの文字のサイズが小さくなって、見えにくくなったりします。
また、それほど長くない住所を住所1から住所3までに、分割し過ぎて登録するのも、
印刷したときのバランスが悪くなってしまいます。
1つの住所の項目には、5 文字から、10文字ぐらいを目安に、区切りの良いところで住所1から住所3に、分けて登録するのが最適かと思います。
住所の印刷に関し、印刷フォームの設定で、縦書き用紙を選択している場合、
アドボイスの自動レイアウト機能は、住所の番地や、建物の部屋番号を、自動的に漢数字に直して、見栄えよく印刷するようになっています。
19.4 印刷プレビューの機能
アドボイスには、印刷プレビューと呼ぶ機能が搭載されています。
現在選択されている印刷用紙に、閲覧中の住所録データがどのように印刷されるか、
その印刷結果のイメージを画面上に表示する機能です。
印刷プレビューの機能をオンにすると、常に、印刷結果のイメージ画像が表示された状態になります。この機能をオフにすると、印刷結果のイメージ画像は表示されません。
印刷プレビューの機能をオンにしているからといって、住所録の操作には、何ら影響を与えませんので心配はいりません。
印刷プレビューのオンオフの切替は、プルダウンメニューの操作でおこないます。
プルダウンメニュー 表示(V)−印刷プレビュー(P)を選択して、Enterを押すと、機能がオンとなります。
再び、プルダウンメニュー 表示(V)−印刷プレビュー(P)を選択して、Enterを押すと、機能がオフになります。
19.5 印刷フォームのオプション機能
第1部の第10章 宛名印刷では説明しませんでしたが、印刷フォームの設定を実行し、
『用紙の分類』『用紙の種類』『印刷する差出人』と選択して、『設定』の確認のところで、spaceを押すと、『フォームオプション』とガイドする項目を選択できます。
この項目を選択して、Enterを押すと、フォームオプションの設定操作に移ることができます。フォームオプションには、次の設定項目があります。
1 『印刷フォント』
実際にハガキや封筒へ印刷される、文字のフォントを設定します。
年賀状の印刷に、毛筆体のフォントを選択しておけば、すばらしく見栄えのする、年賀状を送ることができますね。ただし、
ここで、選択できるフォントは、みなさんのパソコンごとに、その数や種類が違います。
選択できるのは、あなたのパソコンのWindowsに、組み込まれているフォントだけです。最近のパソコンは、買ったときから、Windowsにいろんなフォントが組み込まれていますので、一度、どんなフォントが設定できるのか確かめてみるといいですね。
2 『上端微調整』『下端微調整』
もしも、印刷した結果、郵便番号がハガキや封筒の郵便番号枠からはみ出して印刷される場合、『上端微調整』と『左端微調整』を設定すれば、枠内に印刷することができます。
ここでの数字入力はミリ単位です。上端微調整で下向きに、左端微調整で右方向に、印刷位置をずらせます。また、逆方向にずらしたければ、そらぞれにマイナス数字を入力してください。
また、郵便番号枠に限らず、すべての用紙の印刷位置を調整できます。
3 『自動レイアウトする』
この設定は、基本的に変更しないでください。
自動レイアウトするの設定を解除した場合、データの内容をそのままの形で、用紙に印刷します。
例えば、MS-DOS版のアドボイスをお持ちのかたで、その頃、宛名印刷のレイアウトを整えるために、文字と文字の間に空白を入れて、データ登録した住所録があるかとも思います。この住所録を、旧アドボイスデータの取り込み機能を実行して、アドボイスUで宛名印刷しようとした場合、逆に、レイアウトが崩れているときがあります。
このようなときにのみ、自動レイアウトを解除しておけば、MS-DOS版のアドボイスと同様の印刷結果が得られます。
19.6 ドットプリンタで印刷する場合の注意点
最後に、ドットプリンタを使用して、印刷する際の注意点を補足しておきます。
ドットプリンタとは、用紙をプリンタのピンが叩きながら印字していく方式のプリンタのことであり、数年前までは、最も一般的に使われていたプリンタです。
最近ご購入されたプリンタや、Windows対応と明記されているプリンタでしたら、
ドットプリンタではないと思いますが、念のためお読みください。
ドットプリンタは、その機器の構造上、用紙の上下左右の端側に、どうしても印字できないことがあります。このため、郵便番号や差出人など、用紙の端側に印刷される文字が印刷されなかたり、途中で切れてしまったりします。
また、プリンタに、用紙がセットされたときの状態によっては、印刷されたデータが用紙の下の方にずれている場合があります。
これらは特に、ハガキや封筒など、サイズの小さな用紙へ印刷した結果に見られます。
こんなときには、さきほど説明した、印刷フォーム設定機能フォームオプションの中にある、『左端微調整』『上端微調整』の値を設定して、印刷位置を調節してください。
ほとんどの場合、この方法で、正しく印刷できると思いますが、
それでも問題が解決できないとき、
プリンタに用紙をセットしたあと、手で用紙を左右に、少しだけずらしてみたり、
プリンタのローラーを逆回転させ、用紙を少しだけ戻したりして、印刷位置を調節するしかありません。しかし、この方法は、印刷中に用紙が詰まったりして、印刷できなくなるトラブルの原因になりやすいので、注意してください。
以上で、アドボイスUの操作説明を終わります。
第1部、第2部の解説を通し、文字のコピー、貼り付けといった入力操作や、文字を読み上げ確認するための基本操作など、説明を省略させていただいた機能があります。
ただし、それらの基本的な機能は、MYWORDやMYEDITの操作となんら変わらす、アドボイスに特化した操作もありません。
それらの機能の実行コマンドに関しては、本書で説明した機能のコマンドも含め、
「アドボイスフルキーコマンド.txt」と「アドボイステンジコマンド.txt」に、簡単な機能概要を添えて、
説明しています。ぜひ、そちらの文書も参照の上、アドボイスUの操作を学習していただきたいと思います。
■おわりに
アドボイスの開発にあたっては、たくさんのかたにご意見とご協力をいただきました。
なかでも、高知県立盲学校の有光勲先生には、たくさんのご指導をいただき
ここに 厚くお礼申し上げます。
・六点漢字は、長谷川貞夫先生の考案された六点入力方式です。
・漢点字は、川上泰一先生の考案された八点方式です。
・MS−DOS、Windows、MS-IMEは米国マイクロソフトの登録商標です。
・ATOKは、株式会社ジャストシステムの登録商標です。
・PC-Talker、MYEDIT、MYWORDは、株式会社高知システム開発の
登録商標です。
・アドボイスUは、株式会社高知システム開発の著作物であり、これにかかる
著作権などの権利は、株式会社高知システム開発に帰属します。
郵便番号 780−0048
高知市吉田町2−23
株式会社 高知システム開発
Tel 088−873−6500
Fax 088−873−6599
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