アウトルックエクスプレス フォルダを使ったメールの整理法



1、フォルダの作成

※ フォルダとは、文具で使うフォルダと同じ意味で、書類(ここではメール)を整理するために入れる箱のようなものです。

下図のようにフォルダをつくりたい位置にマウスを合わせ(図ではローカルフォルダ上で右クリックしている)、右クリックして、表示されるメニューから、「フォルダの作成」を選びます。

※ 実際には作成時に、フォルダを作る位置の指定ができるので、どこでクリックしてもOKです。ファイルメニューからも選べます。

 

※ フォルダが表示されていないときは、下図の操作で表示させてください。

@ 上部メニューから、「表示」→「レイアウト」を選択します。

A下図のように「フォルダ一覧」をクリックして、チェックを入れます。

※ 下図のような項目の表示がシンプルでお勧めです。必要に応じて連絡先を表示させるのもよいでしょう。

 

2、作成するフォルダ名を入力します(後で変更もできます)。

※ フォルダを作成する位置を変更(指定)したいときは、下図の左にある矢印の+をクリックすると既にあるフォルダの一覧が表示されるので、クリックして選択可能です。

フォルダ名を入力したら、OKをクリックします。

 

3、作成例。

・ローカルフォルダ配下に「仕事関係」「登録情報」「保存」「友人」の4つのフォルダを作っています。
・また、受信トレイ配下に「処理待ち」「返事待ち」の2つのフォルダを作っています。

初期状態でセットされている「受信トレイ」「送信トレイ」「送信済みアイテム」「削除済みアイテム」「下書き」とアイコンの表示が微妙に違うことに注目してください。
初期状態でセットされているフォルダは変更・削除できません(出来そうでもしないでください)。

トレイ :受け皿と言うような意味で、メールが入る入れ物と思ってください。
アイテム:項目というような意味で、トレイと区別する必要はありません。送信済みトレイでも構わないのですが・・・

3、フォルダへのメールの移動。

・受信トレイ(送信済みトレイのメールでも構いません)のメールを分類して保存しておきたいときに、先ほど作成した各フォルダへ移動させます。

方法1 下図のように移動させたいメールを一覧から選択して、マウスの左ボタンを押したまま、移動先のフォルダまで動かしていき、マウスのボタンを離します(ドラッグ&ドロップ)。
複数のメールを同時移動も出来ます。CTRLキーを押しながら、クリックすると複数のメールをクリックするたびに反転させて選択できます(自由選択)。
選択後、反転したメール上でマウスの左ボタンを押して、ドラッグ&ドロップします。

ある範囲を指定するときは、SHIFTキーを使います。範囲の始まりをクリックして、反転させて、範囲指定の最後のところで、SHIFTキーを押しながらクリックすると指定された範囲が反転して、選択できます。

※ CTRLキーとSHIFTキーを使った複数選択は、エクスプローラやOffice製品など、Windowsでの共通操作です。ぜひ、覚えておいてください。

方法2 ドラッグ&ドロップは、距離が離れていたり、複数のメールを操作する際には、慣れないと操作しにくいものです。

下図のように、移動させたいメールを選択して、選択状態(反転)のメール上で、右クリックして、メニューを表示させて操作すると便利です。

下図では、2つのメールを選択しています。フォルダへ移動をクリックすると移動先フォルダの一覧が出るので、目的のフォルダをクリックして選択すると移動が出来ます。

※ Windowsでは、操作対象(オブジェクト)上で、マウスを右クリックすると、操作可能なメニューが表示されます。右クリックを活用することで効率的な操作が可能になります。

 

方法3 移動ボタンを作成して、ボタン操作で移動する。

■ 設定手順

・Outlook Expressの右上の□をクリックして、最大化すると操作がしやすくなります。

・下図のように、上部メニューの右のボタンアイコンがない位置で、右クリックします。

・表示されるメニューから、カスタマイズをクリックします。

・左の窓に、上部メニューにあるコマンドの中から、頻度の高いものがボタンとして表示されています。

・右の窓には、初期状態で表示されているボタンがあります。

・区切りとは、ボタンとボタンの間に表示されている|の線のことです。

・まず、真中辺にある、「メッセージの移動先」を探して、下図のようにクリックして選択します。

 

 

・追加をクリックします。

・右の窓のエンコードの下に追加されます。

・エンコードボタンは、まず、使い事はないので、下図のように選択して、削除します。
(削除しても、いつでも追加で復活できますし、上部メニューの「表示」の中にエンコードコマンドはあるので、ボタンは無くても大丈夫です)

・パソコンの表示画面が小さくて、追加した移動ボタンが表示できない場合は、「上へ」「下へ」をクリックして表示位置を変えるか、全員へ返信などの使う頻度の少ないボタンを削除します。

・うまく、設定が完了したら、下図のように移動ボタンが表示されます。

・移動したいメールを選択してから、この移動ボタンを押すと、移動先の選択画面が表示され、好きなフォルダへ移動できます(これは、右クリックで「フォルダへ移動」を選択する操作と同じですが、右クリック→左クリックという操作が省略できます)。

 

上記の操作でフォルダからフォルダへ自由にメールを分類できます。

内容を見たいフォルダをクリックすることで受信トレイと同様に一覧が表示されます。

フォルダ自体も同様な操作で別のフォルダの配下へ移動させたりすることもできます(もちろん中身も移動します)。

 

3、フォルダ名の変更と並べ替え

・フォルダ名は、変えたいフォルダ上で右クリックして、「名前の変更」をクリックします。

・注意することを、最初に出る画面では全選択状態(反転)になっていることです。
 下図では、「友人」の横を一度クリックして、解除しています。 反転状態のままで入力すると置き換えになるので、反転項目は消えてしまいます。

※ 反転状態の項目を変更するときは、一度クリックして反転を解除しないと置き換え入力になってしまいます。

・フォルダは文字コード順に並びます。一般的な方法として、名前の先頭に数字をつけるやり方があります。
・半角の数字→英字の順に並びます。全角でも構いませんが、つけ方は統一する必要があります。
・例として、半角の数字と空白を名前の前につけて、並びを指定した例を示します。
・順番は、0123456789ABCDEF・・・という順に並びます。1番から始めれば、後で、その前に入れたい時に0を使えるの便利です。

※ 並べ替え結果は、即座に反映されないことがありますが、一旦、Outlokk Expressを終了して、再度、起動すると反映されるはずです。

3、メールの並べ替えと表示項目の指定