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議事録のテープ起こしは通常のマンション管理業務ですか？

都内マンション立候補理事です。

過去数回の理事会の議事録内容で理事間で意見の食い違いが問題になりました。

立候補した理由の一つが理事会の透明性であり、各理事の意見や審議の過程は包み隠さず開示すべきとの意見です。

従来は議事録が曖昧で、大切なことが記載されていない。総会議案でさえそうです。要するに理事に都合の悪い事は隠すのが常態化。住民が無関心なのを良い事に、総会議決が「Yes」になるよう良い事しか書いてません。慣れ合い集団です。

しかし「ポイントを明瞭かつ簡潔に」というのは個々人で考え方が変わるので難しいです。理事が自分の発言を覆い隠す為、出席していない区分所有者に知られたら嫌な情報を敢えて削除します。例えば、このまま行ったら管理費値上げを知ってて、敢えて今は湯水のように経費使おう、どうせ僕は短期で売り抜けるから的な副理事発言。

私は、
「では公正を図る為に、以後ＩＣリコーダーに録音し第三者（管理員さん）に起こして貰いましょう。清掃員は別に居て、例え5時間（副理事算定）掛かっても一日一時間やれば負担にはならない筈。理事会サポートは管理業務の範疇である。はっきりとは言いませんが、昼間本読んだりしてどうせ暇持てあましているんだから。」と言いました。

そして最終的希望はウェブカメラで理事会の動画を取り、住民が何時でも好きな時に閲覧できるよう住民向けネットにアップと言いました。

副理事は、
「管理員さんの負担を増やすのは絶対反対！」 ←女性管理員びいき＆言っている事とやっている事が正反対。

そして管理会社は、
「2時間程度もの理事会議事の録音データ起こしについては、相当な業務ボリュームとなりますので当社ではお受けすることは致しかねます。」ですと。

結局理事会多数決で、従来どうりの議事録作成、もし理事間で食い違いが発生した時の確認用で録音はするとの事で合意しました。

しかし食い違いが出てきて確認したところで「ポイントを明瞭かつ簡潔に」に正解はないのでまた同じ議論だと思います。

私は、だったらいっそ一語一句管理員さんに起こして欲しいと思っています。テープ起こしはマンションの管理業務の一部ですか？

補足: そうですか～相当なボリュームですか。「嫌ならじゃ私がやりますよ。」と言っても反対されました。情報開示したくないんだと思います。従来の議事録（掲示板）＋動画（ネット）はどうでしょう？起こす必要ないし。しかし銀行勤務の知人は会議（英語）の議事録一生懸命一週間掛かっておこして居るんですが。銀行員と管理員比べても無理ですかね、同じ”員”が付くんですが。。

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2011/3/13 21:19:52
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2011/3/13 22:58:32
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susuki815さん

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法的に、当然に業務の一部に含まれる、とは言えないでしょう。管理組合と管理会社との間で結んでいる筈の「管理委託契約」その他の文書にて明記していない限り、あるいは個別に約束事を交わしていない限り、テープ起こしは管理業務の一部にはならないと考えるのが普通でしょう。理由は、管理会社の言う「相当な業務ボリュームとなりますので」というのがあたっていると思います。特に、現地にいる管理人に限れば、テープ起こしを頼まれる事を全く想定していないものと思われますし、彼ら（彼女ら）もまたその様な教育を受けていない筈です。仮に２時間の会議を、５時間でテープ起こしができるとはとても思えないですね。
理事会の活動を透明化しよう、というあなたの発想自体は全面的に正しいとは思いますが、長時間の録音及びテープ起こしは普通の業務ではないでしょう。そもそも、仮に２時間もの会議を全てテープ起こししたらどれだけの業務になるか、私自身は想像したくもない大仕事の様に思います。誰もやりたがらないのが当然でしょう。
それでもやるなら、あなたご自身しかいないのでは？と思います。

個人的には、録音はともかく、全てのテープ起こしは非現実的かと思います。たぶん、やっている管理組合はほぼないと思います。