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その道のプロに聞いた「整理の必勝法」お教えします。
　

ファイル整理術で一番大切なのは“捨てる”こと。シンプルだが、難しいから、デスクは雑然とする。

「書類を持つと、スペースやコストがかかる。それは“情報を持つリスク”を抱えるということです」　

では、持つ＝管理すると決めた書類は、どうすればいいのか？

「私の場合、デスクに置くのは作業中の書類のみ。その他はすべて、共有のキャビネットに見出しをつけて保管します。そうすれば社内で共有できるし、何より紛失する危険が減ります」　

キングジムでは、社内で保管するファイルやボックスのラベルを統一。開かずとも中身が確認できるように表示するほか、収納する場所と捨てる年度を色で明示。

「捨てる時期を表示すれば、誰でも要不要の判断ができるようになる。例えば、2010年度に捨てるものは、捨てる年度を青で表示する。来年の4月に青があったら、その場で『いらない』ってわかるでしょう。誰でも、っていうのが大事」　

ファイルの中身を内容によって分類するのは、言わずもがな。それをいつ廃棄するのか明確にすることが、快適なオフィスを作る。

　
[DIME No.1 P24〜]

>>ファイル整理術のポイント！