ビジネス文書では、話し言葉を多用せずに、きちんとした「書き言葉」（文章ならではの表現）を使うべきです。今回は、 文章ならではの表現について、学びましょう。

どこが問題？

ここが問題！　話し言葉と書き言葉が混在している

　一見、意図することは通じるのですが、ビジネス文書としては、ややカジュアルな印象を持ちませんか？その理由は全体的に、話し言葉を多用しているからです。

これで解決！　文章ならではの言い回しを使いましょう

　日本語では、書き言葉と話し言葉を使い分けなければなりません。文章で話し言葉を用いてしまうと礼儀を欠いてしまったり、軽率な印象を与えてしまったりします。

　では、改めて両者の違いを確認してみましょう。

　書き言葉にあって、話し言葉にはない表現は大きく2種類あります。定型挨拶表現と慣用表現です。

　定型挨拶表現とは、以下のような、手紙の文頭・文末にある挨拶文です。

「貴社ますますご健勝のこととお喜び申し上げます」
「貴社ますますご隆盛のことと存じます」
「平素は格別のご厚情を賜り心より御礼申し上げます」
「謹んで御社のご発展ご盛業をお祈り申し上げます」
「なにとぞ倍に旧するご愛顧を賜りますようお願い申し上げます」
「時節柄ご自愛くださいますようお祈り申し上げます」

　「拝啓・敬具」も、定型挨拶表現の一種です。これらの挨拶表現は原則、手紙や紙面での文書の場合に用います。ビジネスメールでは、

文頭「いつもお世話になっております」
文末「何卒宜しくお願い致します」

と簡略しても大丈夫です。

　もう1種類の慣用表現とは、下記のような文章ならではの言い回し表現です。

　話し言葉よりも、フォーマルな表現です。

変わった！

　以上のように、定型挨拶表現や慣用表現を用いることでビジネス文書と呼ぶにふさわしい印象になります。

　昨今は、口語的な表現をメールに用いる習慣がついてしまっている人も多いようです。しかし、われわれが日常行っているのはビジネス上の文書のやり取りです。マナー違反にならないよう、そして形式と常識を踏まえたビジネス文書になるよう、適切な文章表現を用いるようにしましょう。

連載一覧

• 「お願い」と「お断り」はクッション言葉を使う(2010/10/22)
• 敬語を使いこなそう2　敬称編(2010/08/23)
• 敬語を使いこなそう1　動詞編(2010/07/08)
• 「の」を3つ以上連続して使わない(2010/05/13)
• 一文一義にする(2010/03/12)