(cache) 仕事を効率化！Googleカレンダーを使いこなすコツ【知っ得！虎の巻】(ITライフハック)

画面1　時間を入れた文章で予定を入力する　写真一覧(6件)

オンラインでスケジュールを管理できるGoogleカレンダー。パソコンだけでなく携帯電話やiPhoneからでも、その日のスケジュールを素早く確認することができるので、利用している人も多いだろう。
今回は、このGoogleカレンダーをより便利に使うテクニックを紹介する。

予定の入力や変更が面倒だと思っている方は、ここで紹介するテクニックをぜひ、試していただきたい。知っているのと知らないのでは大違い。テクニック活用して、操作をより快適に、スピーディに行おう。

■知っ得 No.0109　Googleカレンダー操作術
Googleカレンダーで予定を入力する際に覚えておくと便利な操作方法と、Googleカレンダーに用意されているキーボードショートカットを利用して、スケジュール管理をサクサクこなそう。

●予定時間は文章で入力
予定を入力する際、どのように時間を指定しているだろうか？　［日］タブや［週］タブで予定時間のセルをクリックし、スケジュールの内容を書き込んでいないだろうか？

実は［月］タブなら、時間を文字で入力するだけで簡単に設定することができる。予定を登録したい日付をクリックし、表示されるバルーンの［タイトル］に、「13時に定例ミーティング」といったように時間を最初に入れた文章で予定を入力すればいい（画面1）。

画面1　時間を入れた文章で予定を入力する

［予定を作成］をクリックすると、入力した時間を開始時間とした予定が入力される。［日］タブ、［週］タブに切り替えてみると、ちゃんと時間が設定されていることがわかるだろう（画面2）。

画面2　文章で入力した時間に設定されている

なお、このやり方で入力した予定は自動的に1時間の予定となるが、終了時間までを設定したい場合は、「13時-15時新製品発表会」というように、時間を半角のハイフンでつなげて入力する（画面3）。

画面3　終了時間も設定したい場合は、半角のハイフンでつないで入力する

これで開始時間と終了時間を設定した予定を入力できる（画面4）。なお、時間の書き方は「13時」でも「13:00」でもかまわない。

画面4　開始時間と終了時間が設定された

通常、カレンダーは全体のスケジュールを確認するため、日付ごと、週ごとではなく、月ごとに表示させることが多いと思う。この表示のままで、時間を指定した予定を入力することができるので非常に便利だ。

●予定が変更されたらドラッグ＆ドロップで移動
予定されていたスケジュールの日にちが変更になるということはよくあること。こういう場合、前の予定を削除して、新たに入力し直していたりしないだろうか。
実は設定されている日にちは、［月］タブで予定をドラッグ＆ドロップで簡単に移動することができる（画面5）。

画面5　予定を変更したい日にちのセルまでドラッグ＆ドロップする

他の人に予定をメールで知らせている場合は、変更を新たに通知するかどうかのメッセージが表示されるので、［送信］をクリックすればOKだ（画面6）。

画面6　［送信］をクリックすれば、変更されたスケジュールがあらかじめ設定されていた相手にメール送信される

ドラッグ＆ドロップは［日］タブや［週］タブでも利用できる。［日］タブならドラッグ＆ドロップすることで時間を変更できるし、［週］タブなら日にちと時間、両方を変更することが可能だ。

●キーボードショートカットを利用しよう
Googleカレンダーには、便利なキーボードショートカットも用意されている。これらをすべて覚えている必要はもちろんない。しかし、たとえばカレンダーの表示期間の変更など、よく使うものを覚えておくだけでも、操作が快適になることは間違いないので試してもらいたい。

表1.Googleカレンダーのキーボードショートカット

［c］キー	新しい予定を作成
［/］キー	検索ボックスにカーソルを移動
［p］キーまたは［j］キー	カレンダーの表示期間を前に移動
［n］キーまたは［k］キー	カレンダーの表示期間を次に移動
［t］キー	現在の日付に移動
［d］キー	カレンダーを[日]ビューで表示
［x］キー	カレンダーをカスタムビューで表示
［w］キー	カレンダーを[週]ビューで表示
［m］キー	カレンダーを[月]ビューで表示
［a］キー	カレンダーを[予定リスト]ビューで表示
［s］キー	Google カレンダーの[設定]ページに戻る
［Esc］キーまたは［u］キー	デフォルトのカレンダービューに戻る