町の文房具屋から、年商30億円企業へ――山崎文栄堂を変えた“徹底ルール”

　同社の業務に貢献しているのが、「1日1人最低1つぶやき」という“徹底ルール”で利用しているTwitterだ。社員同士のみが閲覧できるよう非公開で活用しており、社員は出先で仕入れた情報やライバルの動向、気がついたことなどをiPhoneからTwitterでこまめに投稿。社員同士でリアルタイムな情報を共有し、業務に役立てている。

　業務に直結したトピックにとどまらず、ごく日常会話的なつぶやきも活発に交わされているという。同社では山崎社長を含め大半が外回り業務を主体としているため、オフィスで日常会話をする機会に乏しく、それを補うのが、社内Twitter（とiPhone）というわけだ。

　営業本部長の若狹謙治氏は、社内Twitterが人材の能力向上にも役立つと話す。

　「今の社内Twitterは、新卒の社員も気軽に入ってこられるような雰囲気。ちょっとした質問なども、よく飛び出してくる。アスクルエージェント事業では、価格も納期も他のエージェントと全く同じであり、差別化のポイントにできるのは人材。その人材の能力向上にも社内Twitterが役に立つと考えている。さらに、今後はルールを決めた上で対外的にもTwitterを使っていく予定」

　なお、山崎文栄堂ではiPhoneの個人的な利用も特に禁止していない。それは、山崎氏のこんな考え方によるものだ。

　「基本的には遊びであったり、仕事とは直接関係しないようなコミュニケーションなどから入った方が、ツールを使いこなせるようになる。むしろ、くだらない使い方をしているような人の方が、成績が上がりやすかったりもする。ただし、仕事以外そんな暇があれば、だが（笑）」

●iPhoneでサイボウズの予定を確認――サイボウズKUNAI

　山崎氏はiPhone上でサイボウズ上の予定を確認できるアプリ「サイボウズKUNAI」を利用しており、サイボウズOfficeをモバイルで使う上で、これまでの不便さが解消されたと評価する。

　「特に不便だったのはスケジュール。携帯電話でもサイボウズを使えるとはいうものの、あの小さな画面では全体を俯瞰できず、全て紙に打ち出して持ち歩いたこともある。PC上のOutlookを経由してiPhoneのスケジュールに転送するなどしていたが、それも手間がかかる。ちょっとした時間の無駄でも、繰り返せば大きな無駄になり、それを減らすのは重要なこと」（山崎氏）

　iPhone版KUNAIは現状、スケジュール関連機能のみが提供されているが、山崎氏は決済承認への対応を期待しているという。

●ポイント3：できない人にやらせる

　サイボウズOfficeからiPhone、Twitterまで、さまざまなITツールを活用している山崎文栄堂だが、社員はわずか30人と少なく、運用管理の専任スタッフを置くのは難しい。そのため、サーバやアプリケーションの管理は、アウトソースを活用している。サイボウズ製品は外部のレンタルサーバ上で運用し、アプリケーションの設定は社員の1人に担当させている。

　取材時、サイボウズの管理を担当していたのは、アスクル事業部の高橋祥子氏。肩書きから分かるように、通常業務との兼務でサイボウズへのユーザーの追加やグループ化などの管理作業を担当している。同氏は「社内にしっかりしたマニュアルがあるので対応できる」と話す。じつは、このマニュアルにも秘訣があった。

　「むしろ『分かっていない人にやらせた方がいい』というのが社長の方針。仕事でやらなければならないから、分からないながらもしっかり調べてメモしていく。そのメモからマニュアルが作られ、担当者が変わるたびに受け継がれ、またメモが増えていく。そうするうちにマニュアルが充実したものになっていく」（若狹氏）。

　同社はまた、ジョブローテーションを定期的に行い、仕事の固定化を防いでいる。採用担当は毎年、経理も2年で交替するという徹底ぶりだ。IT管理や採用、経理などの担当を定期的に交替させる背景には、社員をマルチタレントにしたいという山崎氏の考えがある。例えば現在の担当者が不在のときに何らかの問題が生じたとしても、過去の担当者がいれば迅速に対応できる。それはまた、「全員で徹底してやる」というポリシーにも通じる。