01.報告書の構成

私は会社員時代、システムエンジニアや新商品開発の担当していました。その仕事の中で、毎日のように、上司に提出する出張報告書を作ったり、一般企業や官公庁に新商品の内容を説明する資料を作ったりと、様々な報告書を作成してきました。

このような経験を基に、今回は、こうすれば、上手に報告書が書けるのではないか、というポイントをまとめてみました。ご参考にしていただければと思います。

02-1.報告書の全体構成

報告書には、「形」があります。
まず、おおざっぱに報告書を理解するために、報告書の構成からご説明します。

報告書の構成要素

1. 表題（１５字～２０字ぐらい）
2. 状況説明
   ～「日時」「場所」「人（先方、当方）」「目的」など
3. 内容要旨（打ち合わせ内容など、５０字程度×３）
4. 詳細内容（ヒアリング事項等、「内容要旨」の詳細説明）

【報告書（例）】

【ポイント】
注意すべき点は、以下の三角形の図のように、「表題」は「内容要旨」（打ち合わせ内容）の要約、 「内容要旨」は「詳細内容」（ヒアリング事項等）の要約という３層構造を理解することです。 実際、報告書を上から（表題から）順に書こうとするから難しいのであって、 報告書の説明文（詳細内容から）順に書いていけば、割と楽に書けます。

【報告書の構造（下位にいくほど詳細な説明）】

02-2.説明文（「詳細内容」）の構成

説明文（「詳細内容」）にも、同じような三角形のピラミッド構造があります。 「見出し」は「小見出し」の要約、「小見出し」は「説明文」の要約というように、 ここでも、下位の文章を先に書いて、徐々に上位の見出しをつけていく作業を 順々に実施していけば、詳細内容を楽に書くことができます。

【詳細内容の構成】

1. 見出し（小見出しの要約、１０字～１５字ぐらい）
2. 小見出し（文章の要約、１５字～２０字ぐらい）
3. 説明文（小見出しの内容の説明）

【報告書の構造（下位にいくほど詳細な説明）】

2-3.報告書作成のポイント
～誰に出す？何のために書いた？を考えること

報告書は、以下のように、それぞれ目的にあった「まとめ方」が必要です。報告書の形式・分量、内容は「誰に」「何の目的で」報告書を提出するのかによって大きく違ってきます。以下、私の経験に基づいて書きます。

（１）トップ・役員へ提出する報告書

【ポイント】
立場が上の方は忙しいので、少ない文字数で専門用語など極力控えて、分かり易く書きます。また、経営判断にかかわる内容であるので、報告書はいち早く提出する必要があります。所見をかならずつけ、判断の助言をします（偉い人は現場の詳細な事まで知らない事が多いので、現場担当者の意見をまず聞く事が多い）。自分の仕事が認められ、抜擢されるチャンスでもあるので、気合いを込めて書いてください。

（２）上司、先輩など部署内で出す報告書

【ポイント】

1. まず、報告目的にもよるが、「簡単に書け」と言われれば、２００字以内（要旨のみで可）で書く。「詳細に知りたい」と言われれば、「要旨」＋「詳細内容」の構成で書きます。
2. 組織内の報告書を素早く作成するためには、形式・内容について、まず、「前例踏襲」すべきです。さもなければ、上司に形式を相談してから作成すべきです。
3. 何も指示がなければ、できるだけ詳細に書いた方が後で業務の役に立ちます。特に商談や業務報告は上司といえども、細かい部分が書かれていないと判断できないので、できるだけ詳細に書くべきです。

（３）お客様に出す報告書

【ポイント】

1. 文書形式は２段構えです。要約を１枚作成し、詳細内容を別紙として作るのが基本です。提出先の社内での報告書利用方法を想定すると、この形式が喜ばれます。要約は上司などの立場が上の方へ、詳細内容は現場担当者が必要とします。
2. 形式、内容については、自組織向け報告書の何倍もチェックが必要です。内容がまずい（事実誤認、間違い）があればトラブル（最悪、訴えられる）事も考えられます。提出前に法務担当部署の確認を取るなどは常識です。自分の判断で勝手に提出しない事。
3. 加えて、注意を要するのが「儀礼に反しないか」の確認です。相手の心証が極端に悪くなります。

【注意点】

1. （株）（略称の使用は不可、株式会社と書くべき、また、通称ではなく、フルネームで書くべき）
2. 名前の間違い（漢字間違い、旧漢字が正しいなど）
3. 役職間違い（本来部長なのに課長とするなど）

2-4.文字量に着目する

文字量を気にしながら報告書を作成すると、目的にあった上手な報告書が書けます。

文字量に着目

1. 一言の報告書を作る（５０字の報告）
   ＝一言で報告するなら５０字（＝１２～１３秒）にまとめる
2. 簡潔な報告書を作る（２００字の報告）
   ＝１分で報告するなら２００字（＝４５秒程度）
3. 一般的な報告書を作る（要旨＋詳細内容）
   ＝２００字で要旨
   ＝Ａ４用紙２枚～３枚で詳細内容

2-5.報告書が完成すれば「声に出してチェック」する

報告書を提出する際、口頭で内容を求められる事多々あります。ですから、報告書の内容・枚数にかかわらず、一言（１５秒、５０文字）、１分（２００字程度）で内容を声に出して説明できか確認すべきです。

2-6.全体的な「見栄え」に注意する

忙しい上司や顧客は、報告書を読むに値するかどうかを、資料の「ぱっと見の美しさ」からまず判断します。見栄えにも配慮があれば、内容もよく吟味され、確かだと見なされます。

■「見栄えが美しい」３つのポイント

1. 文章のまとまりごとに、適度な余白があること。
2. 文の長さや、文頭がきちんとそろっているなど、構成・レイアウトが整っていること。
3. 相手に理解して欲しい点が「見出し」になっていて、一目で分かるようになっていること。

2-7.報告書の具体的な書き方

（１）表題
文書の概要が一目で伝わるように１５～２０字で具体的に書きます。

• △「出張報告」
• △「安心メディカルへの出張の件」
• ○「安心メディカル本社への「とるとる」販売に関する出張報告」

日付、具体的な報告内容を表題に込めると内容を理解しやすくなります。（よって、中身を詳しく読んでくれる事となります）

（２）本文
簡潔に「掲題（表題・標題）の件につき、下記の通り、ご報告いたします」と書きます。その後で、文書の場合は「記」と真ん中に記して、箇条書きで各項目を続ける。（メールの場合は「記」を省略する）
最後は「以上」でしめる（メールも同様）

（３）状況説明
状況説明は項目分けして箇条書きにして書きます。将来、万一、将来、トラブルが発生した場合には重要な証拠にもなりますので、あくまで正確に書いてください。

（例）状況説明

（４）要旨の作り方～重要な内容を３つ程度でまとめる
先に述べた通り、要旨は文章を作って、その内容を要約し、最後に作るべきものです。報告書に「内容要旨」が必要な理由は、読み手がそこを見て、すぐに報告書の「結果」（結論）が理解できるためです。報告書を読むのは、自分より立場が上で、忙しいく、報告書の文書などで余計な時間を取りたくないと考えています。

①こんな内容なら、上司はここを読むだけで内容が分かり、次の対応の判断を下すことが可能。もし、簡潔な報告書を求められたら、ここまでの内容で十分に報告書になります。
②重要なのは、結果を報告するだけではなく、次に「どのようなアクションをするか」ということを報告書に盛り込むことです。
【提出を受ける側から見た報告書のポイント】
報告書を読んだ後、上司が次の行動にいち早く、そして確実に移るために必要な事柄が求められる。

1. 「報告書は早く欲しい」
2. 「課題は何か？を明確に書いて欲しい」
   ～相当に「業務を知る」事がないと、課題は書けない。文書は「仕事を写す鏡」

（５）本文のポイント
「詳細内容（ヒアリング事項等）」は、報告の「内容要旨」の部分を受けて、さらに詳細な内容を説明する所です。

1. 本文の形式
   「見出し」→「小見出し」→「説明文」
   の３つの階層をつけて書くとわかりやすい。
   ○３つの関係
   「見出し」の説明が「小見出し」
   「小見出し」の詳細が「説明文」
   ●逆に見れば
   「説明文」の要約が「小見出し」
   「小見出し」の要約が「見出し」
   ～ビジネス文書全体がこの形になっている。
2. 報告書内容の注意点
   1. 内容に欠落がないこと
      報告書においては、内容に欠落があっては、役に立ちません。まず、数字（金額、日時、時期、数量　等）、固有名詞（商品名、場所、名前　等）、単位（千、万、円、ドル、グラム、Ｋｇ　等）、相手の意志（反対する、賛成する、購入する、購入しない　等）を報告書から漏らしてはいけません。読み手に「悟ってもらう」事はありえません。ビジネス文書では相手は、自分の文章を「最も批判的に読む」と考えるべきです。
      自分に都合良く、相手が解釈してくれることは絶対にありえません。報告書を書き上げたら、妥当かどうかを確認してください。
   2. 内容に誤認がないこと
      改めて、
      • ・数字（金額、日時、時期、数量　等）
      • ・固有名詞（商品名、場所、名前　等）
      • ・単位（千、万、円、ドル　等）
      • ・相手の意志（反対、賛成、購入する、購入しない　等）
      を勝手に解釈して、事実誤認しないこと。誤認によって、今後の動きが違ってくる可能性があるので、事実を正確に把握することはきわめて重要です。
      これを防ぐには、メモを取るときに、重要だと思う点にサインをつけておき、商談・会議の終わりに再確認するのが望ましいと思います。

   3. 同じ内容はまとめて書く
   4. 希望的観測は厳禁
   5. 業務上、書くべき事は必ず書く。（業務を知る）
   6. 報告書の中に、課題は何か？が明確に書かれている
3. それ以外の部分の書き方
   1. 宛名：
      役職の後に「殿」をつける組織とつけない組織がある。一般的には、組織としての書き方を上司・先輩に聞いた方がいい。
   2. 氏名の記入と押印：
      報告書には自分の部署と名前を書いて、押印する。その際、印はまっすぐ（か、やや左向き（お辞儀をしているように？））に押すこと。
   3. 照会先電話：
      自分の名前の下に、内線表示などの連絡先を書く場合もある。
4. 項番のつけ方：
   ・「１」→「（１）」→「ａ」
   ・「１」→「１－１」→「１－１－１」など、
   これも、組織によってルールが決まっているものなので、それにしたがって書く。
5. 所見（所感）
   「所見」は記す場合と、そうでない場合がある。「所見」は、伝えておきたい自分の意見がある場合や、先方の表情や態度などの場の細かなニュアンスなどを報告した方が良いと思ったら、それを１文程度にまとめて書く。
   「所見」には自分の意見が入ってもかまいませんが、極力、自分の主観や推測を入れてはいけません。報告書は“事実”を報告するものです。特に希望的観測は厳禁です。
6. 添付資料：
   添付資料がある場合は、最後に日時・タイトル・ページ数を書く。資料には、ページ数を明記し、「別紙１」「別紙２」などのように番号を表示しておくとわかりやすい。