○国土交通省訓令第８２号
地方運輸局等文書管理規則を次のように定める。
平成１３年１月６日
国土交通大臣 扇 千景
地方運輸局等文書管理規則
改正 平成１４年 ４月 １日訓令第１７号
平成１４年 ６月２１日訓令第４７号
平成１５年 ３月３１日訓令第２８号
平成１６年 ３月３０日訓令第２６号
平成１８年 ６月２９日訓令第４０号
平成１９年 ３月２８日訓令第 ８号
平成１９年 ６月２９日訓令第６０号
平成２０年１１月２７日訓令第８８号
第１章 総則
（目的）
第１条 この訓令は、国土交通省地方運輸局及び運輸監理部(以下「地方運輸局等」という。)における行政文書の管理について必要な事項を定めることにより、事務処理の適正化及び能率の向上並びに行政機関の保有する情報の公開に関する法律（平成１１年法律第４２号）の適正かつ円滑な運用を図ることを目的とする。
（適用の範囲）
第２条 地方運輸局等における文書の管理については、別に定めるところによる場合を除き、この訓令の定めるところによる。
（用語の定義）
第３条 この訓令における用語の意味は、次のとおりとする。
一 行政文書 地方運輸局等の職員が職務上作成し、又は取得した文書、図画及び電磁的記録（電子的方式、磁気的方式その他人の知覚によっては認識することができない方式（以下「電子的方式」という。）で作られる記録をいう。以下同じ。）であって、地方運輸局等の職員が組織的に用いるものとして地方運輸局等が保有しているものをいう。ただし、官報、白書、新聞、雑誌、書籍その他不特定多数の者に販売することを目的として発行されるものを除く。
二 電子行政文書 行政文書のうち電磁的記録（電子計算機による情報処理の用に供されるものに限る。）をいう。
三 行政文書ファイル 能率的な事務又は事業の処理及び行政文書の適切な保存の目的を達成するためにまとめられた、相互に密接に関連を有する行政文書（保存期間が１年以上のものであって、保存期間を同じくすることが適当であるものに限る。）の集合物をいう。ただし、単独で管理することが適当と認められる行政文書については当該行政文書を行政文書ファイルとみなす。
四 電子行政文書ファイル 行政文書ファイルのうち電子的方式により作成されたものをいう。
五 起案文書 地方運輸局等の意思決定の権限を有する者が押印、署名又はこれらに類する行為を行うことにより、その内容を地方運輸局等の意思として決定し、又は確認するために起案した行政文書（供覧文書及び起案用紙に付された参考資料を含む。）をいう。
六 親展文書 親展、直披その他内容を名あて人以外の者に秘する旨の表示をしてある封書及び電報をいう。
六の二 電子署名 電子計算機による情報処理の用に供される電磁的記録に記録することができる情報について行われる措置であって、次の要件のいずれにも該当するものをいう。
イ 当該情報が当該措置を行った者の作成に係るものであることを示すためのもの であること。
ロ 当該情報について改変が行われていないかどうかを確認することができるもので あること。
七 部等 国土交通省組織令（平成１２年政令第２５５号）及び地方運輸局組織規則(平成１４年国土交通省令第７３号）第８６条に規定する地方運輸局等の部をいう。
八 課等 地方運輸局組織規則に規定する部等の各課等及び室、鉄道安全監査官、自動車監査官、運航労務監理官、海事技術専門官、海技試験官及び外国船舶監督官をいう。
九 総務担当課等 地方運輸局にあっては、総務部総務課、企画観光部交通企画課、交通環境部環境課（四国運輸局を除く。）、交通環境部環境・物流課（四国運輸局に限る。）、鉄道部監理課（関東運輸局、中部運輸局、近畿運輸局に限る。）、鉄道部計画課（関東運輸局、中部運輸局、近畿運輸局を除く。）、自動車交通部旅客課（北陸信越運輸局及び四国運輸局に限る。）、自動車交通部旅客第一課（北陸信越運輸局及び四国運輸局を除く。）、自動車監査指導部自動車監査官（関東運輸局及び近畿運輸局に限る。）、自動車技術安全部管理課（四国運輸局を除く。）自動車技術安全部整備・保安課（四国運輸局に限る。）、海事振興部旅客課（北海道運輸局及び東北運輸局を除く。）、海事振興部旅客・船舶産業課（北海道運輸局に限る。）、海事振興部海事産業課（東北運輸局に限る。）、海上安全環境部監理課（関東運輸局、近畿運輸局及び九州運輸局に限る。）、海上安全環境部船舶安全環境課（関東運輸局、近畿運輸局及び九州運輸局を除く。）及び海事部海事産業課（北陸信越運輸局に限る。）を、運輸監理部にあっては、総務企画部総務課、海事振興部旅客課、海上安全環境部船舶安全環境課及び兵庫陸運部運輸企画専門官をいう。
十 主務部等 行政文書に記載された事案について最も関係を有する部等をいう。
十一 主務課等 行政文書に記載された事案について最も関係を有する課等をいう。
（事務処理の原則）
第４条 地方運輸局等の意思決定に当たっては、文書（図画及び電磁的記録を含む。以下この条において同じ。）を作成して行うこと並びに地方運輸局等の事務及び事業の実績について文書を作成することを原則とする。ただし、次に掲げる場合については、この限りでない。
一 地方運輸局等の意思決定と同時に文書を作成することが困難な場合
二 処理に係る事案が軽微なものである場合
２ 前項第１号に該当し、文書を作成せずに事務の処理をした場合にあっては、事後に、速やかに文書を作成しなければならない。
（行政文書の管理体制）
第５条 地方運輸局等に総括文書管理者及び副総括文書管理者を、各部等に主任文書管理者及び主任文書管理担当者を、各課等に文書管理者及び文書管理担当者を置く。
２ 総括文書管理者は、総務部長をもって充てる。
３ 副総括文書管理者は、総括文書管理者が本局の職員のうちから指定するものとする。
４ 主任文書管理者は、総務担当課の長をもって充てる。
５ 文書管理者は、課等の長をもって充てる。
６ 主任文書管理者は、総務担当課の職員のうちから、主任文書管理担当者を命じ、その氏名を総括文書管理者に報告しなければならない。これを変更したときも同様とする。
７ 文書管理者は、各課等の職員のうちから、文書管理担当者を命じ、その氏名を主任文書管理者を経由して総括文書管理者に報告しなければならない。これを変更したときも同様とする。
（総括文書管理者等の職務）
第６条 総括文書管理者は、次に掲げる事務を行うものとする。
一 国土交通省地方運輸局等文書管理規則及びその他の行政文書の管理規則類の整備
二 行政文書分類基準表及び行政文書ファイル管理簿の整備及び管理
三 行政文書の管理に関する事務の指導及び監督並びに研修等の実施
四 前三号に掲げるもののほか、行政文書の管理に関する事務の総括
２ 副総括文書管理者は、総括文書管理者の命を受け、総括文書管理者を補佐するものとする。
３ 主任文書管理者は、部等の文書管理に係る事務を総括するものとする。
４ 文書管理者は、次の事務を行うものとする。
一 行政文書分類基準表及び行政文書ファイル管理簿のうち課等の保有する行政文書に係る部分の作成
二 課等の保有する行政文書の保存期間の延長及び国立公文書館法（平成１１年法律第７９号）第３条に規定する独立行政法人国立公文書館又は行政機関の保有する情報の公開に関する法律施行令（平成１２年政令第４１号）第２条第１項に規定する機関（以下「国立公文書館等」という。）への移管又は廃棄
三 前二号に掲げるもののほか、課等の保有する行政文書の管理に関する事務
５ 主任文書管理担当者は、主任文書管理者の命を受け、主任文書管理者を補佐するものとする。
６ 文書管理担当者は、文書管理者の命を受け、文書管理者を補佐するものとする。
（備付簿冊等）
第７条 総務課には、次の簿冊を備えるものとする。
一 行政文書ファイル管理簿 (様式１)
二 達番号簿 (様式２)
三 公示番号簿 (様式３)
四 書留簿 (様式４)
五 後納郵便差出票綴 (様式５)
六 官報原稿発送簿 (様式６)
２ 総務担当課及び課等には、次の簿冊等を備えるものとする。
一 受付記録簿 (様式７)
二 起案簿 (様式８)
（電子的方式による管理の原則）
第８条 地方運輸局等の保有する行政文書については、電子的方式により管理を行うことを原則とする。
第２章 受付け及び配布
（受付けの方法）
第９条 行政文書の受付けは、総務課において行うものとする。ただし、次に掲げる場合は、直接主務部等の総務担当課又は主務課等において受け付けるものとする。
一 使送、電報、ファクシミリ又は電子メール（省庁間電子文書交換システム、国土交通省オンライン申請システムその他大臣官房総務課長が指定するシステム（以下「省庁間電子文書交換システム等」という。）を用いてデータ通信がなされるものを含む。以下同じ。）により受け取るとき。
二 請願文書又は陳情文書をその請願又は陳情の名あて人又はその代理人が直接請願人又は陳情人から受け取るとき。
三 許認可の申請文書その他の行政文書に関する内容が主務課等の所掌に直接に関連する行政文書を受け取るとき。
２ 電子メールにより発せられた行政文書は、地方運輸局等の電子計算機に備えられたファイルへの記録がされた時に、地方運輸局等に到達したものとみなす。
３ 行政文書を受け付けた文書管理担当者は、受け付けた行政文書（電子行政文書及び第５項の規定により登録をした行政文書を除く。）が次に掲げるものである場合は、当該行政文書に受付印を押し、受付記録簿に当該行政文書の件名、受付年月日、受付番号等所要の事項を登録するものとする。
一 地方運輸局等の長、次長（運輸監理部を除く。）、部長（以下「局長等」という。）又は地方運輸局等あてのものであるとき。
二 公印の押印を受けたものであるとき。
４ 前項の行政文書が電子行政文書である場合は、当該行政文書の件名、受付年月日、受付番号等所要の事項をシステム上登録するものとする。
５ 行政文書を受け付けた総務課の文書管理担当者は、書留郵便若しくは民間事業者による信書の送達に関する法律（平成１４年法律第９９号）第２条第６項に規定する一般信書便事業者若しくは同条第９項に規定する特定信書便事業者（以下「一般信書便事業者等」という。）の提供する同条第２項に規定する信書便（以下「信書便」という。）の役務のうち、書留郵便に準ずるものとして一般信書便事業者等において当該信書便物（同法第２条第３項に規定する信書便物をいう。）の引受け及び配達の記録をした信書便（以下「書留郵便等」という。）、配達証明郵便若しくは一般信書便事業者等の提供する信書便の役務のうち、配達証明郵便に準ずるものとして一般信書便事業者等において当該信書便物（同法第２条第３項に規定する信書便物をいう。）を配達し、若しくは交付した事実を証明した信書便（以下「配達証明郵便等」という。）又は特殊な物件が添付されているものについては、書留簿に当該行政文書の受付年月日、書留番号等所要の事項を登録するものとする。
６ 第３項及び第４項の受付番号は、それぞれの受付けの順序による通し番号とし、年度ごとに更新するものとする。
（配布）
第１０条 総務課は、前条第１項本文の規定により受け付けた行政文書を総務担当課の主任文書管理担当者に直ちに配布するものとする。
２ 総務担当課の主任文書管理担当者は、前項の規定により配布を受けた行政文書を主務課等の文書管理担当者に直ちに配布するものとする。
（所管外文書）
第１１条 文書管理担当者は、前条第２項の規定により、配布された行政文書の中にその部等の又は課等の所管に属しないものがある場合は、直ちに総務課又は総務担当課に返付し、又は回付する等適切な措置をとるものとする。
（親展文書の処理）
第１２条 文書管理担当者は、親展文書を受領したときには、速やかにこれを名あて人に配布しなければならない。
第３章 作成及び決裁
（行政文書作成の原則）
第１３条 行政文書の作成に当たっては、分かりやすい用字用語により的確かつ簡潔に記載するものとする。
２ 行政文書の作成に当たっては、地方運輸局等の長が別に定めるところにより、作成担当課等及び係、作成時期、保存期間並びに保存期間満了時期を明示しなければならない。
（起案）
第１４条 回答、許可その他の処分、供覧等の措置を必要とする行政文書を受領したとき又は通知等の発議が必要と認められるときは、当該事案の担当者は、速やかに起案の措置をとらなければならない。
（起案の方法）
第１５条 起案は、原則として一つの事案ごとに行うものとする。
２ 起案をする場合には、次に掲げるところによるものとする（電子的方式による場合を除く。）。
一 起案用紙(様式９)を用い、その該当欄にそれぞれ必要事項を記載し、当該事案についての決裁を行うべき者（以下「決裁者」という。）及び承認を行うべき者（以下「承認者」という。）の職名を表示すること。
二 必要に応じ、事案の概要、起案理由、経緯等を付記し、かつ、参考資料を添付すること。
三 起案文書一式は、原則として、一括して綴じること。
３ 電子的方式により起案をする場合は、次に掲げるところによるものとする。
一 電子的方式により作成された前項第一号に規定する様式９を用い、その該当欄にそれぞれ必要事項（当該事案についての決裁者及び承認者の職名（合議をする部等における承認者の職名を含む。）を含む。）を入力し、記録すること。
二 必要に応じ、事案の概要、起案理由、経緯等を入力し、かつ、参考資料を添付すること。
４ 起案者は、起案に際し、起案簿に起案件名、起案年月日、起案番号等所要の事項を登録するものとする。
５ 前項の起案番号は、起案の順序による通し番号とし、年度ごとに更新するものとする。 （決裁又は承認の方法）
第１６条 決裁又は承認は、起案文書の所定の箇所に押印又は朱書きによるサインにより行うものとする（電子的方式による場合を除く。）。
２ 電子的方式による決裁又は承認は、起案文書の所定の箇所に決裁又は承認したことを入力し、記録することにより行うものとする。
３ 起案文書の承認の順序は、当該起案文書に表示した合議先の順序とする。
（合議文書）
第１７条 他の部等に合議を必要とする起案文書で主務部等の長の決裁又は承認を終えたものについては、主務部等の文書管理担当者又は起案者は、合議をする部等の文書管理担当者又は承認者に送付しなければならない。
２ ２以上の部等に合議する場合は、起案文書中、合議部等の欄に記載又は記録された順序に従って合議するものとする。
３ 至急に処理する必要がある事案については、決裁又は承認を求める必要がある主務部等ごとに同文の文書を起案し、並行して決裁又は承認を求めることができるものとする。
４ 国土交通省の地方支分部局及び外局の地方支分部局への合議は、前三項の例に準じて行うものとする。
５ 第１項及び第２項の規定は、２以上の部等にまたがる文書の供覧手続きについて準用する。ただし、電子的方式により行う場合は、起案者が主務部等及び合議をする部等の供覧を要する者に一斉に起案文書を送信するものとする。
（起案文書の修正）
第１８条 起案文書の修正は、朱書きで行うものとし、修正した部分に押印するものとする（電子的方式による場合を除く。）。
２ 電子的方式による起案文書の修正は、起案文書の所定の箇所に修正すべき内容を入力し、記録することにより行うものとする。
３ 内容の変更を伴う修正については、起案者に連絡をしてこれを行う。この場合において、起案者は、その修正の内容がそのときまでの承認者に関係のあるものであるときは、その者に連絡するものとする。
（代決）
第１９条 決裁者又は承認者が出張、休暇その他の理由により決裁又は承認を行うことができない場合において、至急に処理しなければならない事案があるときは、地方運輸局等の長が別に定める者が「代」の表示をした上で決裁又は承認をすることができる。この場合において、指定を受けた者は、事後に、当該決裁者又は承認者に報告するものとする。
（専決）
第２０条 地方運輸局等の長の職権に係る決裁文書の専決については、地方運輸局等の長が別に定めるところによる。この場合において、専決者は、地方運輸局等の長が押印又はサインすべき箇所に「専決」と表示するものとする。
（廃案）
第２１条 起案文書について、決裁者が反対の決定をした場合又は決裁手続中において起案課等の長が撤回の決定をした場合には、当該起案文書は廃案となるものとする。
２ 廃案となった起案文書は、その左側上部に「廃案」の表示を朱書きして整理するものとする（電子的方式による場合を除く。）。
３ 電子的方式により起案をした場合において廃案となった起案文書は、起案文書の所定の箇所に廃案となったことを入力し、記録することにより整理するものとする。
（持ち回り）
第２２条 起案文書で至急に処理する必要があるもの又は詳細な説明をする必要のあるものは、主務課等の長又はその指名する者が携行して決裁又は承認を受け、又は供覧を行うものとする。
第４章 施行
（発送の方法）
第２３条 行政文書の発送は、次の各号に掲げる方法により、当該各号に掲げる課等において行うものとする。
一 郵便若しくは信書便又は宅配便 総務課
二 使送（交付を含む。） 主務課等
三 電報 総務課
四 ファクシミリ 主務課等
五 電子メール 主務課等
２ 電報及びファクシミリによる発送は、軽易な行政文書又は緊急に処理を要する行政文書に限るものとする。
３ 電子メールにより発した行政文書は、相手方の電子計算機に備えられたファイルへの記録がされた時に、地方運輸局等から発せられたものとみなし、当該記録がされた後通常その出力に要する時間が経過した時に相手方に到達したものとみなす。
（発送の手続）
第２４条 主務課等の文書管理担当者は、決裁を終えた後、速やかに、浄書し、照合し、並びに公印及び契印の押印を受け、前条に定める方法により、発送しなければならない。ただし、次に掲げる場合は、契印の押印を省略することができる。
一 国土交通省公印規則（平成１３年国土交通省訓令第５６号）の規定に基づき公印の押印に代えて公印の印影を印刷した文書を発送する場合。
二 電子的方式により決裁を終えた文書を書面により発送する場合。
２ 電子行政文書を電子メールにより発送するときは、前項の規定による公印及び契印の 押印に代えて、電子署名を行うものとする。
３ 第１項の規定により、行政文書を発送したときは、主務課等の文書管理担当者又は起案者は、発送年月日を起案簿に登録するものとする。
４ 第１項及び第２項の規定の規定にかかわらず、省内に行政文書を発送するときは、公印及び契印の押印又は電子署名を省略することができる。
（官報原稿等の送付）
第２５条 主務課等の文書管理担当者は、官報に掲載する必要のある事案について決裁を終えた場合は、浄書し、及び照合して官報原稿を作成し、当該原稿に決裁文書を添えてこれを総務課に送付するものとする。
２ 前項の場合において、官報に掲載すべき事項が長文であること、掲載すべき時期が制限されていること等特別な事情があるときは、あらかじめ、予備原稿を送付するものとする。
３ 官報原稿等が第１項の規定により総務課に送付されたときは、総務課は、官報原稿を審査した後、当該官報原稿を独立行政法人国立印刷局に送付するものとする。
４ 送付した官報原稿に係る事案が官報に掲載されたときは、総務課において、当該事案に係る決裁文書に官報掲載年月日及び番号を記入し、これを主務課等の文書管理担当者に送付するものとする。
第５章 整理及び保存
（整理及び保存の原則）
第２６条 行政文書は、散逸、消失、汚損、改ざん等のないよう整然と整理し、常にその所在並びに処理の経過及びその状況を明らかにしておくとともに、組織としての管理が適切に行い得る専用の場所で保存するものとする。
２ 行政文書を保存する場合は、保存の必要に応じ、当該行政文書に代えて、内容を同じくする同一又は他の種別の行政文書を作成して保存することができる。
（行政文書分類基準表）
第２７条 文書管理者は、課等が保有する行政文書について、事務及び事業の内容等に応じた分類基準を定め、課等の行政文書分類基準表を作成するものとする。
２ 文書管理者は、課等の行政文書分類基準表を年に１回以上見直し、必要があると認めるときは、改定を行うものとする。
３ 総括文書管理者は、課等の行政文書分類基準表をとりまとめ、行政文書分類基準表を整備するとともに、これを管理するものとする。
４ 総括文書管理者は、第２項の規定により行政文書分類基準表を改定した場合は国土交通省総括文書管理者へ報告するものとする。
（行政文書ファイル）
第２８条 主務課等において、行政文書（保存期間が１年以上のものに限る。）を取得し、又は作成した場合は、速やかに行政文書ファイルとしてまとめるものとする。
２ 行政文書ファイルをまとめるに当たっては、原則として、一つの行政文書ファイルに属する行政文書の数が過度に多くならないようにするものとする。
３ 行政文書ファイル(電子行政文書ファイルの除く。）の背表紙には、当該ファイルに係る名称及び保存期間満了時期を記載した文書整理ラベルシールをはり付けるよう努めるものとする。
４ 行政文書ファイルは、必要に応じて、行政文書ファイル管理簿を調整の上、分割し、又は統合することができる。
（行政文書ファイル管理簿）
第２９条 地方運輸局等の保有する行政文書の管理を的確に行うため、文書管理者は、課等の保有する行政文書ファイルごとに、次に掲げる事項（以下「書誌的情報」という。）を記載した行政文書ファイル管理簿を作成するものとする。
一 文書分類
二 行政文書ファイル名
三 作成者
四 作成又は取得時期、保存期間及び保存期間満了時期
五 媒体の種別
六 保存場所
七 管理担当課・係
八 保存期間満了時の措置結果
九 備考
２ 行政文書ファイルの作成又は取得の時期は、行政文書ファイルにまとめられた行政文書のうち第３３条の規定により定められた起算の日が最も古いものの時期とする。
３ 行政文書ファイルの保存期間満了時期は、行政文書ファイルにまとめられた行政文書のうち保存期間の満了する日が最も遅いものの時期とする。
４ 行政文書ファイルの保存期間は、第２項で定める時期から前項で定める時期までの期間とする。
５ 書誌的情報が不開示情報に該当するおそれがある場合は、当該不開示情報が明示されないようにしなければならない。
６ 文書管理者は、課等の保有する行政文書に係る行政文書ファイル管理簿を年に１回以上更新するものとする。
７ 総括文書管理者は、課等の行政文書ファイル管理簿をとりまとめ、行政文書ファイル管理簿を整備するとともに、これを管理するものとする。
８ 総括文書管理者は、第６項の規定により行政文書ファイル管理簿を更新した場合は国土交通省総括文書管理者へ報告するものとする。
９ 行政文書ファイル管理簿は、国土交通省情報システム上のデータベースとして整備するものとする。
１０ 行政文書ファイル管理簿は、行政文書の開示請求窓口において、一般の閲覧に供するものとする。
（電子行政文書の整理及び保存）
第３０条 電子行政文書については、主務課等ごとにホストコンピュータで管理されている磁気媒体又はサーバの共用部分等において、電子行政文書ファイルを作成して、保存するものとする。
２ 電子行政文書の整理及び保存に当たっては、記録媒体の経年劣化等による消失及び変化、改ざん、盗難、漏えい等を防止する措置を講じるとともに、電子行政文書又は当該文書の書誌的情報の内容が必要に応じ、電子計算機等を用いて直ちに表示できるよう措置するものとする。
（電子行政文書の改訂）
第３１条 登録された後の電子行政文書を改訂する場合には、原則として上書きをしてはならない。
（保存期間）
第３２条 行政文書を作成し、又は取得した場合は、次に掲げる行政文書の区分に従い、当該行政文書について保存期間の満了する日を設定するとともに、当該行政文書を当該保存期間の満了する日までの間保存することとする。
第１類 ３０年
第２類 １０年
第３類 ５年
第４類 ３年
第５類 １年
第６類 事務処理上必要な１年未満の期間
２ 前項の行政文書の区分は、別表に定めるところによる。
３ 一つの行政文書ファイルにまとめられた行政文書の保存期間については、第１項の規定にかかわらず、第２９条第４項で定める当該行政文書ファイルの保存期間とする。
（保存期間の起算）
第３３条 前条第１項第１類から第５類までに属する行政文書の保存期間は、作成又は取得の日の属する年度の翌年度の４月１日から起算する。ただし、これにより難い場合は、作成又は取得の日以後の適切な日とする。
２ 前条第１項第６類に属する行政文書の保存期間は、作成又は取得の日から起算する。ただし、これにより難い場合は、作成又は取得の日以後の適切な日とする。
（保存期間の延長）
第３４条 保存期間が満了した行政文書について、主務課等の文書管理者は、職務の遂行上必要があると認めるときは、一定の期間を定めて、保存期間の延長をすることができる。この場合において、当該延長に係る保存期間が満了した後にこれを更に延長しようとするときも、同様とする。
２ 次に掲げる行政文書については、保存期間の満了する日以後においても、その区分に応じてそれぞれ次に定める期間が経過する日までの間、保存期間を延長するものとする。この場合において、一の区分に該当する行政文書が他の区分にも該当するときは、それぞれの期間が経過する日のいずれか遅い日までの間保存することとする。
一 現に監査、検査等の対象となっている 当該監査、検査等が終了するまでの間
行政文書
二 現に係属している訴訟における手続上 当該訴訟が終結するまでの間
の行為をするために必要とされる行政
文書
三 現に係属している不服申立てにおける 当該不服申立てに対する裁決又は決定の日
手続上の行為をするために必要とされ の翌日から起算して１年間
る行政文書
四 開示請求があった行政文書 開示決定又は不開示決定の日の翌日から起
算して１年間
（書庫の設置）
第３５条 長期の保存を必要とする行政文書（電磁的記録及びマイクロフィルムを除く。）を適切に保存するために書庫を設置し、総務課長又は総務課長が指定する者がこれを管理するものとする。
（書庫の利用）
第３６条 主務課等の文書管理者は、毎年４月３０日までに、前年度中に完結した行政文書であって第３２条の第１類から第３類に属するもの（電磁的記録及びマイクロフィルムを除く。）を書庫に移転するものとする。ただし、当該行政文書を移転することによって著しく事務に支障が生ずるおそれがあると認められる場合は、移転を延期することができる。
２ 書庫内の行政文書は、当該行政文書の主務課等の文書管理者が管理するものとする。
３ 書庫に移転した行政文書は、主務課等別、保存類別及び年度別又は件別に分け、整理保存するものとする。
４ 前項の規定にかかわらず、主務課等の文書管理者は、行政文書を行政文書ファイル単位で書庫に移転し、管理し、又は保存することができる。
（保存文書の廃棄）
第３７条 保存期間が満了した行政文書は、当該行政文書の主務課等の文書管理者が廃棄するものとする。
２ 主務課等の文書管理者は、行政文書を保存期間が満了する前に廃棄しなければならない特別の理由がある場合は、地方運輸局等の長の承認を得て廃棄することができるものとする。この場合において、廃棄する行政文書の名称、当該特別の理由及び廃棄した年月日を記載した記録を作成することとする。
３ 主務課等の文書管理者は、行政文書を廃棄した場合は、当該行政文書ファイル管理簿に係る事項は、その処理が終わった日の翌日から起算して５年経過した後、その記録を削除するものとする。
４ 不開示情報が含まれている行政文書については、当該不開示情報が漏えいしないように廃棄するものとする。
（国立公文書館等への移管）
第３８条 前条第１項の規定にかかわらず、主務課等の文書管理者は、保存期間が満了した行政文書について、国立公文書館等で保存することが適当であると認めるときは、総括文書管理者と協議の上、国立公文書館等に移管することができる。
２ 前項の協議を受けた総括文書管理者は、国土交通省総括文書管理者と協議しなければならない。
３ 行政文書を移管機関に移管した場合の当該行政文書ファイル管理簿に係る事項については、前条第３項の規定を準用する。
第６章 貸出し
（貸出し）
第３９条 関係者以外の地方運輸局等の職員は、貸出しを受けようとする行政文書を管理している文書管理者の許可を受けて、行政文書の貸出しを受けることができる。ただし、秘密の保全を要すると認められ、かつ、不開示情報に該当する可能性があると認められる部分を含む行政文書（以下「秘密文書」という。）については、秘密文書の指定をした者の許可を受けるものとする。
第７章 秘密文書の特例
（秘密の保全）
第４０条 秘密文書は、他の行政文書と区別して取り扱い、当該行政文書の処理に直接関係のある者以外の者には、その内容を漏えいしてはならない。
（秘密文書の区分）
第４１条 秘密文書は、その内容の秘密保全の必要度に応じて、次の２種に区分するものとする。
一 極秘 秘密保全の必要性が高く、その内容の漏えいが国の安全又は利益に損害を与えるおそれのあるもの。
二 秘 極秘に次ぐ程度の秘密であって、関係者以外には知らせてならないもの。
（秘密区分の指定等）
第４２条 秘密文書の指定及び指定の廃止は、前条の区分に従い、極秘については地方運輸局等の長が、秘については主務部等の長が行うものとする。
２ 秘密区分の指定は、秘密文書である期間を明らかにして行うものとする。
（秘密区分の表示等）
第４３条 秘密文書には、当該文書が起案文書である場合は、秘密区分及び期間を起案用紙の該当欄に表示し、起案文書以外の行政文書である場合は、当該行政文書の秘密区分に応じ、右上部に表示し、当該行政文書の秘密取扱期間を表示するものとする。
（秘密文書の複製等）
第４４条 極秘に属する秘密文書は、複製してはならない。
２ 秘に属する行政文書は、主務部等の長の承認を受けて複製することができる。
３ 前項の規定により複製された行政文書についても、秘密文書として取り扱うものとする。
（秘密文書の保管等）
第４５条 主務課等の文書管理担当者は、秘密文書の送付先の一覧表を作成し、常に秘密文書の所在を明らかにしておくものとする。
２ 秘密文書の保管は、当該行政文書の処理に直接関係のある者以外の者に漏えいしないよう厳重に行わなければならない。
（秘密文書の決裁）
第４６条 秘密文書で決裁を要するものは、起案課等の長又はその指定する者が携行して決裁を受けるものとする。
（秘密文書の発送の方法）
第４７条 秘密文書は、次に掲げる方法により、発送しなければならない。
一 極秘に属する文書 第２３条第１項の規定にかかわらず、主務課等の文書管理担当 者又はその指定する者が封筒に入れて携行すること。
二 秘に属する文書 その内容の軽重により、親展扱いの書留郵便等又は普通郵便若しくは一般信書便事業者等の提供する信書便のうち普通郵便に準ずるものとすること。
（他省庁の秘密文書の取扱い）
第４８条 他省庁から送付された秘密文書の秘密区分について取扱い上疑義が生じた場合は、主務部等の長又は主務課等の長は、速やかに当該秘密区分を指定した者と協議して同一の秘密区分を用いるよう努めるものとする。
第８章 雑則
（文書管理規則の閲覧）
第４９条 この規則は、閲覧所に据え置き、一般の閲覧に供するものとする。
（文書管理に関する細目）
第５０条 この規則に定めるもののほか、地方運輸局等の長は、地方運輸局等における文書の管理の細目に関し必要な事項を定めることができる。
（支局、自動車検査登録事務所及び海事事務所の文書管理規則）
第５１条 運輸支局、自動車検査登録事務所及び海事事務所(以下「支局等」という。）における行政文書の管理に関する規則は、支局等の長がこの規則に準じて定めるものとする。
２ 前項の規定にかかわらず、支局等における行政文書の管理に関する規則は、総括文書管理者が定めることができる。
３ 支局等の長が行政文書の管理に関する規則を定めたときは、総括文書管理者に報告しなければならない。これを変更したときも同様とする。
（法令の規定による特例）
第５２条 法律及びこれに基づく命令の規定により、行政文書の分類、作成、保存、廃棄その他の行政文書の管理に関する事項について特別の定めが設けられている場合にあっては、当該事項については、当該法律及びこれに基づく命令の定めるところによる。
（送付等の読み替え）
第５３条 この規則中、電子的方式による場合、「配布」、「返付」、「回付」、「送付」とあるのは、それぞれ「配信」、「返信」、「転送」、「送信」と読み替えるものとする。
附 則
（施行期日）
第１条 この訓令は、平成１３年１月６日から施行する。ただし、第２７条、第２８条、 第２９条、第３０条及び第３８条の規定については、平成１３年４月１日から施行する。
第２条 第７条第２項第１号及び第２号並びに第１５条第２項第１号の規定にかかわらず、 当分の間、従前の様式によることができる。
附 則（平成１４年４月１日訓令第１７号）
この訓令は、平成１４年４月１日から施行する。
附 則（平成１４年６月２１日訓令第４７号）
この訓令は、平成１４年７月１日から施行する。
附 則（平成１５年３月３１日訓令第２８号）
この訓令は、平成１５年４月１日から施行する。
附 則（平成１６年３月３０日訓令第２６号）
この訓令は、平成１６年４月１日から施行する。ただし、第２条及び第３条の規定は、平成１６年７月１日から、第６条の規定は、平成１６年１０月１日から施行する。
附 則（平成１８年６月２９日訓令第４０号）
この訓令は、平成１８年７月１日から施行する。
附 則（平成１９年３月２８日訓令第８号）
この訓令は、平成１９年４月１日から施行する。
附 則（平成１９年６月２９日訓令第６０号）
この訓令は、平成１９年７月１日から施行する。
附 則（平成２０年１１月２７日訓令第８８号）
この訓令は、平成２０年１２月１日から施行する。
別 表
保 存 期 間
第１類文書（３０年）
１ 法律又は政令の制定、改正又は廃止その他の案件を閣議にかけるための決裁文書
２ 特別の法律により設置され、かつ、その設立に関し行政官庁の認可を要する法人（以下「認可法人」という。）の新設又は廃止に係る意思決定を行うための決裁文書
３ １又は２に掲げるもののほか、国政上の重要な事項に係る意思決定を行うための決裁文書
４ 省令の制定、改正又は廃止のための決裁文書
５ 告示、訓令又は内規の制定、改正又は廃止のための決裁文書で重要なもの
６ 行政手続法第２条第３号に規定する許認可等(以下単位「許認可等」という。)をするための決裁文書であって、当該許認可等の効果が３０年間存続するもの
７ 国又は国土交通省を当事者とする訴訟の判決書
８ 国有財産法第３２条に規定する台帳
９ 決裁文書の管理を行うための帳簿
10 情報公開法施行令第１６条第１項第１０号の帳簿
11 公印の制定、改正又は廃止を行うための決裁文書
12 歴史的資料となるべきもの
13 １から１２に掲げるもののほか、行政機関の長がこれらの行政文書と同程度の保存期間が必要であると認めるもの
第２類文書（１０年）
１ 内閣府設置法第３７条若しくは第５４条又は国家行政組織法第８条の機関（以下「審議会等」という。）の答申、建議又は意見が記録されているもの
２ 審議会等に諮問するための決裁文書
３ 行政手続法第５条第１項の審査基準、同法第１２条第１項の処分基準その他の法令の解釈又は運用の基準を決定するための決裁文書
４ 通知の制定、改正又は廃止のための決裁文書で重要なもの
５ 許認可等をするための決裁文書であって、当該許認可等の効果が１０年間存続するもの（第１類に掲げるものを除く。）
６ 告示、訓令又は内規の制定、改正又は廃止のための決裁文書（第１類に掲げるものを除く。）
７ １から６までに掲げるもののほか、所管行政上の重要な事項に係る意思決定を行うための決裁文書
８ 不服申立てに対する裁決又は決定その他の処分を行うための決裁文書
９ 栄典又は表彰を行うための決裁文書
10 国会関係資料で重要なもの
11 １から10までに掲げるもののほか、行政機関の長がこれらの行政文書と同程度の保存期間が必要であると認めるもの
第３類文書（５年）
１ 法律又はこれに基づく命令により作成すべきものとされる事務及び事業の基本計画書若しくは年度計画書又はこれらに基づく実績報告書
２ 独立行政法人、特殊法人、認可法人又は特例民法法人の業務の実績報告書
３ 許認可等をするための決裁文書であって、当該許認可等の効果が５年間存続するもの（第１類又は第２類に掲げるものを除く。）
４ 行政手続法第２条第４号の不利益処分（その性質上、それによって課される義務の内容が軽微なものを除く。）をするための決裁文書
５ 補助金等の交付に関するもの
６ 通知の制定、改正又は廃止のための決裁文書(第２類に掲げるものを除く。）
７ １から６までに掲げるもののほか、所管行政に係る意思決定を行うための決裁文書
８ 予算決算及び会計令第２２条に規定する書類又はその写し
９ 取得した文書の管理を行うための帳簿又は行政文書の廃棄若しくは移管の状況が記録された帳簿
10 報告、届出又は復命に関する文書で重要なもの
11 １から10までに掲げるもののほか、行政機関の長がこれらの行政文書と同程度の保存期間が必要であると認めるもの
第４類文書（３年）
１ 許認可等をするための決裁文書であって、当該許認可等の効果が３年間存続するもの（第１類、第２類又は第３類に掲げるものを除く。）
２ 所管行政上の定型的な事務に係る意思決定を行うための決裁文書
３ 調査又は研究の結果が記録されたもの
４ ３に掲げるもののほか、所管行政に係る政策の決定又は遂行上参考とした事項が記録されたもの
５ 職員の勤務状況が記録されたもの
６ 国会関係資料（第２類に掲げるものを除く。）
７ １から６までに掲げるもののほか、行政機関の長がこれらの行政文書と同程度の保存期間が必要であると認めるもの
第５類文書（１年）
１ 許認可等をするための決裁文書（第１類、第２類、第３類又は第４類に掲げるものを除く。）
２ 所管行政上の軽易な事項に係る意思決定を行うための決裁文書
３ 請願に関する文書
４ 報告、届出又は復命に関する文書(第３類に掲げるものを除く。)
５ １から４に掲げるもののほか、行政機関の長がこれらの行政文書と同程度の保存期間が必要であると認めるもの
第６類文書（事務処理上必要な１年未満の期間）
第１類から第５類に掲げるもの以外の行政文書