会議や打ち合わせを潤滑に行うために心がけていること10個ぐらい

　会議にもいろいろあるし、打ち合わせといっても指示を出すだけとか様々な性質があるのだが、ここにきてこの手のタスク管理の方法を変えてみたところかなり仕事の進め方が楽になった。

　いままでは、重要な用事順に並べて上から処理するような感じだったのだが、仕事の大きさというか粒度を整理するようになってから、それなりに仕事の質が上がったような気がする。気がするだけで上がってないのかもしれないが、それでも効率は良くなって捌きはより良くなったのは間違いない。

1. 大目標をあらかじめ決めておく

　当たり前のことだけど、人と会うのはその人とこちらとお互いに「これを実現しよう」「そのためには…」というコンセンサスがある場合がほとんど。ただ何となく会うというのはあまりない。先方も、何らか理由があってアポを取ってくるし、こちらも用事があるから会いに逝く。

　だから、最終的に先方とこういう取り組みになるようにしよう、という将来の大目標を作っておくのが一番いい。

2. 会議や打ち合わせの最初に、目的を定義する

　「今日はこれこれのためにお会いしました」とか「これこれについてお話したい」と最初に言ってしまうように、やり方を変えた。いままでは業界無駄話とか情報交換を先に持ってきていたんだけど、どうも時間がかかってなあ。

3. この座組みで大事な方針を明示する

　意向を伝える際に、必ず方針を伝えるようにした。「多少、コストや手間はかかっても、お客様の利便性を確保するためにこれこれの方法を採りたい」とか、幾つかトレードオフになる事柄のうち、どれを優先したいと思っているのか、言うことに。

4. 継続的な話し合いにするために議事録を送る

　「これこれで合意した」「こういう進め方で一致した」というような簡単な議事についてのメールを億劫がらずに送ることにした。部下を連れて打ち合わせるときは、教育も兼ねて話し合った内容を議事録に落とし、さらに先方確認用のメモを自分のリマインダ含めて共有することにした。面倒くさいけど、議題で漏れが少なくなった。

5. 事前の用意をしておく

　会う前にタスク管理上必要な事柄は、簡単なメモにまとめて、それを踏まえながら話をするようにした。重要度順ではなく、段取りで必要な順に記述することにしたが、私自身仕事がコンテンツ系と投資・金融系に分かれているので、どちらの仕事ではどういう手続きが必要かを洗い出すのも兼ねて作るようにした。

6. 面倒くさがらずまめに電話をする

　どうもメールで済ませようとする悪癖が私にはあるので、国内海外を問わず電話をしたりskypeをやることにした。ちょっとしたことの確認や、意識づけなど、小さいことほど連絡を入れることに。当たり前のことなんだが…。

7. プロジェクトやセールスごとに連絡頻度リストを作る

　「そういえば、彼との話はどうなったんだっけ」とならないように、カレンダーに必ず最後に相手とリアルかテレビ電話で話した日付時間を明記するようにした。一週間以上何の連絡もしていない、連絡をもらっていない先は、用事がなくても何らかコールをかけるようにした。

8. コスト表を作る

　受注してなくても人が動いている限り費用はかかっているのだし、仕事は進んでいても入金は先ということも多い。こちらがそうだということは、外注先もそれで困っている。なので、進捗管理表を見る場合に、必ず予算や実績を見直す作業を入れることにした。

9. 有望でない案件や、意味のない会合も一定の割合で入れる

　先方は切望しているけどこちらに儲けが少なくて、いままでは断っていたような仕事でも、なるだけ一定の枠を設けて手がけることにした。何年間か決算を見ていて、何でこんな儲かり方をしたんだろうと思い返してみると、あんまり儲からなかった相手から降ってきた仕事を嫌々やってるうちに化けているプロジェクトもあったので。

10. 手がけるべき仕事はやりたい奴に振る

　社員の興味や才能にも向き不向きはあるけど、だいたいやりたいことは勝手に情報収集しているし、自分には理解のできない商売やトレンドでも社員のアンテナに引っかかっていることも多いので、やりたいと挙手があった場合はなるだけ本人の意向に沿う以上の権限を与えるようにした。そしたら、知らないうちに私が得意でない会議は彼らが勝手にこなしてくれるようになって楽になった。

補足. こなし仕事ほど楽しくやれる体制を作りたいのだが

　ルーチンになりがちだし、発想しているときは楽しくても実現する過程は面倒で大変なことばかりだ。なので、どう楽しく山のような仕事をこなせるかという方向に組織をシフトさせようといろいろと考えてる。

　正直、他社がやってた仕事の敗戦処理が回ってくるのはキツい。モチベーション上がらないし。でも、そこから何か良い物を生み出すために、私らが何ができるかを考えるのも仕事、と割り切ることに。

　まあ、割り切れない社員のほうが多いんだけどね。