「クラウドコンピューティングの時代がやって来る」といわれて久しいですが、Googleのクラウドコンピューティングサービス「Standard Edition」（無料）、教育機関向けの「Education Edition」（無料）、企業向けの「Premier Edition」（1アカウントあたり年間6,000円）の3バージョンで展開しています。

「Google Apps」のサービス概要とその利点について、Lifehackerの母・Ginaは以下のように述べています。

「Google Apps」は独自ドメインを所有し、このドメインでワークグループを作成・管理したいときに使えるサービス。たとえば「thebradybunch.com」というドメイン名を持っているとして、このドメインで複数のユーザを設定したい場合、「Google Apps」を使えば
「greg@thebradybunch.com」
「marcia@thebradybunch.com」...
といった具合に新規のアカウントが作成でき(無料版では最大25ユーザーまで)、もちろんこれらを削除することも可能だ。

ここにおけるすべてのサービスはGoogleがホスティングするので、独自ドメインを使うためにプロバイダーを利用する必要がないのが大きなメリット。また、必要な機能がシンプルなインターフェイスで搭載されているので、ドメイン管理者の手間も軽減できる。ただし、このサービスを開始させる際に、ドメイン設定やドメイン承認の作業は必要。

ちなみに、「Google Apps」のダッシュボードは「google.com/a/XXXXX（※ドメイン名）」に設定される。

では、個人でも無料で使える「Standard Edition」に従って、基本的な操作について、いくつかご紹介しましょう。
　

1: ワークグループの「組織名」をつける

組織名（会社であれば社名、個人であれば任意の名前でOK）は「ドメインの設定」＞「全般」で設定できる。また、example.com、example.org、example.netのように複数のドメインを持っている場合、これらをひとつの「Google Apps」にまとめることができる。「ドメインの設定」＞「ドメイン名」の「ドメインエイリアス」で「ドメインエイリアスの追加」をクリックし、一つのワークグループの中に、複数のドメイン追加しよう。

2: ユーザアカウントとグループを管理する

「ユーザーとグループ」＞「ユーザ」で「新しいユーザーを作成」をクリックすると、各アカウントをひとつひとつ設定できる。また、多数のアカウントを一度に作成する場合は、「新しいユーザーを作成」の画面で「複数のユーザーを作成」をクリックし、アップロードオプションを利用することも可能。

事前に、ユーザの姓・名、ユーザ名・パスワードをスプレッドシートに入力（フォーマットの例は上の画像を参照）し、これをアップロードするのだ。このほか、ユーザグループやメーリングリストの作成もできる。

3: Googleの各サービスを有効にする

「Google Apps」上で利用するGoogleサービスを有効にしよう。「Standard Edition」では、Gmail・Googleカレンダー・Google Docs・Googleチャットが利用可能。残念ながらGoogleリーダーは搭載されていない（Google Appsで作成したアカウントで、Googleリーダーを利用することは可能。ただし、Googleリーダーを利用する時に、再ログインが必要になる）。また、ダッシュボードのサービスの設定横の「サービスを追加」をクリックすると、「連絡先（同ドメインのユーザーと共有もできるアドレス帳）」「サイト」「Google App Engine(App IDが別途必要)」機能を追加することもできる。

4: ベータ版機能を有効にする

「Google Apps」でベータ版機能を使いたい場合は、「ドメインの設定」＞「全般」の「新しいサービスとベータ版の機能」で「ベータ版の機能を有効にする」にチェックをつけよう。これで正式リリース前のサービスも利用できる。

5: すべてのメールをキャッチする「キャッチオールアドレス」を利用する

自分のドメイン名を持つと、アマゾン注文用のアカウント「amazon@yourdomain.com」、Lifehacker投稿用のアカウント「lifehacker@yourdomain.com」といった具合に、用途別にアカウントを設定・管理することができる。これらのアカウントで別々に受信したメールを一括で受信したい場合に「キャッチオールアドレス」は便利。ドメイン内のアドレスで受信したものを指定したメールアドレスに転送する機能だ。「ダッシュボード」＞「メール」＞「メール設定」の「キャッチオールアドレス」で「次の宛先にメールを転送」にチェックをつけ、転送先のメールアドレスを入力すればOK。存在しないメールアドレス宛に送信されたメールも、この転送先のメールアドレスに送られる。

6: カレンダー・連絡先・Docsをドメイン内で共有する

「Google Apps」の便利な点は、複数のユーザとドメイン内でカレンダーやDocsなどを共有することができ、またそのステイタスを一元管理できること。ドキュメントごとに権限設定をするなどの手間が省け、ユーザアカウントが削除されれば自動的にドメイン内の共有ツールにもアクセスできなくなるため、セキュリティ管理もやりやすい。

「GoogleApps」はなんといっても、ドメインを取得（どのレジストラでもOK）してしまえば、基本的なドメイン管理が無料でできてしまうというのが大きな魅力ですね。こちらでご紹介した使い方はほんの一部。「GoogleApps」のウラ技をお持ちの読者がいたら、コメントで教えて下さい！

Gina Trapani（原文／松岡由希子）