2009/3/11 株式会社ウイルコ 代表取締役社長　名井　博明 お問い合わせ先：社長室 （TEL　03-3544-5572） 先般の低料第三種郵便物制度の件につきましては、 関係の皆様方には多大なるご迷惑をお掛け致しましたこと、 あらためて深くお詫び申し上げます。 外部有識者による調査報告書の通り、弊社が意図的に制度を悪用した事実は認められませんでした。 代理店からこの制度を紹介され、利用いたしておりましたが、郵便事業会社様の承認、調査等により適正に 運用されていたものと思っており、 違法性についての認識は全くありませんでした。 しかしながら、調査報告書に指摘の通り、 注意義務及び倫理法令遵守の取組みが結果として不十分であったと深く反省致しております。 今後、全社一丸となって、規則・法令の遵守を徹底し、道義的・社会的責任を果たしていくことで、 お客様やお取引先、さらには社会全体からの信頼の回復に努めたいと考えております。 私どもは、コンプライアンスの徹底についての決意と今後の取り組みを「ウイルコの宣言」としてまとめ、 今年1月23日に発表いたしましたが、その進捗状況につき、以下のとおりご報告いたします。 なお、下線部が、前回発表時以降、新たに取り組んだ進捗部分となります。 １． コンプライアンス体制の強化 ①法務部の新設 平成20年12月1日付で、コンプライアンスの独立した専門組織として、法令、社会規範・企業倫理の遵守機能強化を図るため、経営企画部法務室を法務部として新設しました。 ②人員の補充 平成20年12月1日付で、法務部の分掌業務の遂行（特に法令、社会規範・企業倫理の遵守）の徹底を図るため部員2 名を増員しました。また、通販事業部に法務部員１名を常駐させており、同事業部の法務機能の強化を図ってまいります。法務部には、総合リスク管理委員会の事務局機能を持たせるのと同時に、「ウイルコの宣言」を実行するためのアクション・プランの策定と実行推進機能を持たせました。 ③内部監査室の人員補充 平成20年12月１日付で、内部監査室に担当執行役員を配置するとともに室員2名（うち1名は、内部監査経験者を中途採用）を増員しました。 また、リスクの洗い出しを行い、年間監査スケジュールに基づき、四半期単位で取引申請承認および取引開始手続きの社内ルール遵守状況について、内部監査を行います。第1四半期分の調査結果は、2月26日の監査報告会において会長、社長に報告いたしました。また、「ウイルコの宣言」の実施状況につき内部監査を行い、2ヶ月ごとに監査、総合リスク管理委員会に監査結果を報告致します。第１回目は、2月〜3月の実施状況について、4月に監査結果報告を実施する予定です。 ２． 倫理法令遵守意識の徹底 ①新社長就任に伴い、社長より従業員へのメッセージおよび「ウイルコの宣言」を発信。 ②ウイルコ・グループ行動規範（平成16年11月制定、同20年3月改訂）の充実と役員・社員への教育。2月に東京営業部　情報・印刷事業部営業本部、管理部門を対象に研修を実施。 ③全社員を対象「ウイルコ・グループ・行動規範」に則って判断、行動することを記載した社長宛誓約書の取り付け。 ④全社員を対象に、アクション・プランを配布（3月13日完了予定）。 ⑤「ウイルコ・グループ行動規範」を各事業所、職場に掲示（3月中旬掲示予定）。 ⑥コンプライアンス・カードの配付。内部通報窓口「ウイルコ・グループ・ホットライン」および緊急時の連絡先などを記載した携帯用カードを作成。3月中旬に全社員に配付予定。 ⑦調査報告書（平成20年11月14日）の指摘内容を教材とする役員・社員への再発防止教育。東京営業部　情報・印刷事業部営業本部の3月度各部会にて実施予定。 ⑧内国郵便約款をはじめ、業務関連諸法規の定期的教育の実施。１月23日に、営業員（110名）を主たる対象に教育とテストを行いました。今後、業務に関連する法令テーマについて、社内外講師による研修を3月より毎月実施。 ⑨職場教育の責任者、また身近な相談窓口として、中堅社員を中心に職場ごとにコンプライアンス委員を選任（60名）。2月23日付で、辞令を交付し任命しました。コンプライアンス委員を16グループに分け、月１回の部会を実施します。3月中にウイルコ・グループ行動規範の遵守に向けた課題の抽出を行い、4月よりQ&Aを作成します。今後、蓄積したQ&Aをグループウェアの掲示板に登録し、情報の共有化を図り、コンプライアンス体制を強化していきます。 ⑩部門間・部署間の人材交流による倫理法令遵守意識の普遍化。上記の教育制度を適切に進めていくにあたり、外部有識者や専門家と連携し、コンプライアンス・マニュアルや行動基準等の再点検を早急に図り、繰り返し周知徹底に努めてまいります。 ３． 制度による防止 ①再発防止のための相互牽制機能も含め、諸規定の見直し。なお、新規取引を審査する業務管理部の業務分掌規定を、平成20年11月25日に改定し、「取引内容の確認及び取引の法令、社会的規範・企業倫理上の適合性の確認」に関する諸事項を付加しました。 ②コンプライアンス・法務機能の強化。法令の改正、最新判例、行政府からの要請などが反映され、最適化された契約書を「ひな型」として法務部が管理。2月17日、文書管理システムにより運用を開始いたしました。 ③1月13日より、受注伝票入力時に、確認すべき関連法が自動表示されると同時に、法令チェック欄をチェックしなければ、以降の入力作業が進まないようにシステム変更を行いました。1月23日、業務改善推進部が全営業員に対して説明を行い、運用を開始しました。 ４． 内部監査機能の充実・強化。早期発見による是正措置 ①総合リスク管理委員会（平成18年11月発足）を改組・強化。平成20年11月25日付けにて、顧問弁護士　染井法雄氏に外部委員を委嘱。1月23日付にて代表取締役社長　名井博明が委員長に就任し、同日「総合リスク管理委員会」委員を選任しました。＊1また、2月23日に第1回総合リスク管理委員会を開催し、「ウイルコの宣言」を確実に実行するため、担当部門、実施部門、実施時期などを明記したアクション・プランが承認され、今後1ヶ月毎に開催の総合リスク管理委員会にて、事務局よりアクション・プランの進捗状況の報告を行います。 ②内部通報制度（ウイルコ・グループ・ホットライン：平成18年12月制定）の存在と利用方法の周知徹底。また、2月13日に、従来の内部通報制度手順書を内部通報制度規定として制定。通報者の保護をより明確にし、制度の利便性を高めることにより、リスクの未然防止が図れるように致します。 ５． 外部からの監視体制 ①新たに2名の外部有識者（元検事現弁護士（内諾済）、学識経験者（内諾済））に、 モニタリング委員を委嘱。 ②総合リスク管理委員会より、モニタリング委員に定期的に報告を行い（年4回）、 定期的モニタリングを実施。 ③モニタリング委員からの指摘事項の確実なフィードバック。 ６． 情報の適時開示、ならびに透明性の確保 企業の透明性を担保すべく、適時開示規則や法律に準じた情報の適時開示はもとより、 上記事項の実施状況、すなわち「ウイルコの宣言」実行の進捗状況につきましても、 弊社HPを通じ適時開示して参ります。 以上 ＊1 「総合リスク管理委員会」委員 委員長 名井　博明 （代表取締役社長） 副委員長 石原　義光 （副社長執行役員） 外部委員 染井　法雄 （当社顧問弁護士） 委員 若林　和芳 （代表取締役会長） 石田　敏郎 （専務執行役員） 松浦　昌宏 （専務執行役員） 大槻　　健 （専務執行役員） 中西　　司 （執行役員） 泉　　清昭 （常勤監査役）