Remember The Milkは無料で使えるTODO管理(タスク管理)ツールです。
私はプロジェクト管理とToDo管理に使っています。
最近Gmail ガジェットも対応できるようになりますます便利になりました。
便利なツールの使い方と、私のRTMの管理の仕方をご紹介します。
Googleカレンダーと連携出来たり、Twitterと連携したり、運営にかなりのチャレンジ精神を感じます。こういう実験的なサービスって大好きなんで、1年前から使っていますが、最近Windows用のクライアント入れたらますます便利になったので、便利なツールの使い方と、私のRTMの管理の仕方をご紹介します。
いろんなツールで使えます
Remember The Milk 日本版 公式ブログ » Remember The Milkにアクセスする5つのクールな方法
RTM Tool for Windows
Timo Pijnappel - TheBlog! - New development: Remember the Milk Tool
今までWindowsで作業しているときは、FireFoxでブックマークレットを使ってタスクを登録していましたが、RTM Tool for Windowsをインストールしたらますます便利になりました。
Windowsのタスクトレイかホットキーから簡単にアクセスすることができます。私はホットキー「Ctl+Shift+R」でタスクが立ち上がるように設定しています。
マウスジェスチャーが無いので超手軽に書き込みできます。仕事以外でRTM使う率が増えました。
GoogleカレンダーでRTM
Remember The Milk for Google Calendar
カレンダー内でその日のタスクを確認・編集・追加出来ます。
個人的にこれがRTMの管理に一番便利な気がします。
カレンダーでプロジェクトや予定を確認しながらRTMで作業予定を立てたりやることを登録しています。
GmailでRTMを使う
Remember The Milk - Services / Remember The Milk for Gmail
Remember The Milk Gadget for Gmail Labs
Remember The Milk Gadget for Gmail Labs
FireFoxアドオンで表示するものは以前からありましたが、先日から英語版のGmailでRTMに対応できるようになりました。私はGoogle chromeのアプリでGmail使っているのでうれしいです。
Gmail ガジェット版RTMを使用する方法
Gmail Labは日本語版では使用できませんので英語版にします。
設定 > 一般 > 言語をEnglish(US)に変更
設定 > Lab > Add any gadget by URL(一番下)をEnable(表示)に
設定 > gadget > URLにRTMのXMLを入れる
http://www.rememberthemilk.com/services/modules/gmail/rtm.xmlGmail Firefox Extension
Remember The Milk for Gmail Firefox Extension
FireFox拡張機能として使用できます。
タスク上にマウスを乗せると、タスクの完了、延期、削除や、タスク詳細の参照、編集などの操作を簡単に実行することができます。
twitterからタスクを追加
Remember The Milk 日本版 公式ブログ » Tips ： Twitter連携機能の使い方
@rtmをフォローしてダイレクトメッセージを送るだけでタスクを登録できます。
メッセージ内で時間や日にちを指定すれば反映されます。
ブックマークレット
Firefoxのブックマークレットからタスクを追加できます。
コピペ＋ブクマでページタイトルとコピペ文を引っ張ってきます。
携帯電話でもほぼ全ての機能が使える
http://m.rememberthemilk.com/こちらのURLに携帯からアクセスします。
私が携帯でよく使うのは主に買い物メモ。あとは客先でのスケジュール登録です。とっても便利
RTMをGDTとして使用する
タグやリストを工夫すると色んな使い方ができるRTMですが、使い始めて1年以上あれこれやってみて、自分の使用方法が確立していますので、参考までにご紹介します。
RTMのタスクは「リスト」とスマートリストから成り立っています。これを工夫することで便利な使い方ができます。
リストの分類の仕方
タスクはひとつのリストに所属しています。RTMはいろんな使い方が出来て自由度が高いので、最初の分類の仕方で結構悩みます。私の使い方ではこれがベストです。
- 受信箱
- 未整理のタスクを格納。とりあえず急いでるときはタスクだけ登録しておきます。
- action
- Todo。やることリスト。
- calendar
- スケジュール・予定を登録。といってもGoogleカレンダーと連動させてるので、スケジュール管理はGoogleカレンダーにお任せ。
- project
- プロジェクトの作業リスト。複雑なタスクを格納。
- repeat
- 繰り返しやるタスク。毎月や定期的に発生するタスクなど、actionリストから常に消えないものはこちらに格納。
- waitfor
- あとでやるか、いつかやるタスク。といっても時間は空かないので、週1位でactionに振り替えたり見直しします。
頭の中にあるタスクを保管する意味合いもあるので、とりあえず何でもここに入れておきます。 - webnote
- メモ書き
リストは行動で分類しています。プライベートや仕事で分けないで全部一緒にしています。現時点での行動の優先順位が明確になります。
IDEA*IDEAさんがよく言っているように、5分程度で終わるタスクは書かないですぐ実行します。また、記事にあった、タスクに時間をタグ付けする方法がとっても良いと思ったので早速最近実行しています。
タスク内容(20)タスクの最後に(時間)を書く方法です。行動予定が立てやすなります。また、パッと見でどれだけ時間を拘束されるか分かるので次に取り掛かるタスクを選択するのが容易になり、行動に移りやすい利点があります。RTMにも予測時間がありますが、私はこっちのほうが使いやすいかな。
タグの分類の仕方
私のタグ付けは大まかに分けてこんな感じになります。
- work
- 社内業務関連タグ
- prj_[name]
- [project] 社内業務の各プロジェクトを分類するタグ
- dev_[name]
- [developer] 会社以外の仕事・開発関連のタグ
- pub
- [public] 個人的なタスクを分類するタグ
- buy
- 購入するもののメモ
スマートリストを活用する
スマートリストは効率よくタスクを管理するために、自分で定めた条件でグループ化されたリストです。
スマートリストの作り方
スマートリスト化したいものを、まずは検索します。例えばタグ:workのリストなら、検索BOXにtag:workと入れて検索すると一覧が出てきます。右側のタブに「保存」という項目があるので、スマートリスト名を入力して保存します。
詳細な検索の仕方はこちらで紹介していますので参考にしてみてください。
Remember The Milk エキスパート検索を極めるための２１の例文 - Forgot the Milk.
私のスマートリスト
- @buy
- tag:buyのリスト。
- @work
- tag:workでタグ付けした会社関連リスト。
- @prj
- tag:prj…で始まる複数のタグをまとめたプロジェクトのリスト。
- @dev
- tag:dev…で始まる複数のタグをまとめたプロジェクトのリスト。
- @pub
- tag:pubでタグ付けした個人的なタスクリスト。
- @pub
- tag:pubでタグ付けした個人的なタスクリスト。
- All Task
- 全てのタスクを表示する
- 期限-1日
- 今日中にやるタスクのリスト
- 期限-3日
- 3日以内にやるタスクのリスト
- 期限-今週
- 今週中にやるタスクのリスト
部分一致タグのグルーピングの仕方
prj_[プロジェクト名]のタグをまとめてスマートリストにしたかったので、tagの検索に正規表現使えないか試したらダメで、色々見ていたらRTMの本家BLOGに解決方法がありました。
tagContains:prjprjを含むタグ(例：prj_001,prj_002)が適用されます。
タスク管理の流れ
朝イチにまずactionを見て、仕事する前にやることを済ませます。
X’masケーキを注文して、トイレットペーパーの発注をお願いしました。タスクを完了にします。
次に期限-1日を見て今日しなければいけない事や作業をチェックします。今日までのプロジェクトはGoogleカレンダーに大体の予定を入れます。
補足：12/23
カレンダーの予定が終了したら、実稼働時間に修正して、後でから何をやったかわかるように業務日報として活用しています。これをやっておくと超便利。
プロジェクトの反省材料になるし、プロジェクト終了後に人月計算で人件費を計上して利益を分析するのに役立てています。
大体片づいたら、次にprojectリストを開いて、今日の作業を確認します。今日が締め切りの作業が2つあるので、お昼までに片づけます。
作業が終わったら、期限-3日リストかprojectの期限が速いものから手をつけます。
でもほとんど今日のタスクだけで終わってしまう不思議･･･(；・∀・)
まとめ
複数の人が携わる大きなプロジェクトを含むような場合は、専用のプロジェクト管理ツールを使ったほうがいいのかもしれませんが、私の場合ははほとんどの仕事が1人仕事なんでRTMで十分ですね。
というか、いろんなツール使ってみましたが、これが一番使いやすいかもｗ
こんなツールが無料で使えるなんて本当に感謝です。ずっと使い続けていけるように、そのうちプロアカウント取りたいと思います。
Comments: 2
とても参考になります。
ところで、リストの項目での、カレンダーのスペルが間違っていますよ
ご指摘ありがとうございます。一カ所”e”になってました。
結構見直しても誤字脱字ってあるもんですね＾＾；