飯島 勲｜知らないと危ない！これが「冠婚葬祭」の落とし穴だ

■結婚式披露宴やパーティ成功の秘策

結婚式の披露宴や企業等が主催する各種の式典やパーティ。規模の大きいものになると、地位のある人々がたくさん出席することになります。この種のパーティでは列席者の名簿作り、席順決定、スピーチの順番など、頭を悩ますことも多いのではないでしょうか。

名簿は誰にも失礼に当たらないように50音順が一般的でしょう。

座席の配置でのポイントは、各テーブルごとに「保留席」を設けることです。来賓には多忙な人が多いので、前日になって急に欠席ということもありえます。あるいは逆に、返事を保留していたが出席できることになったというケースも出てきます。急な欠席で会場の中心部にいくつも空席があればみっともないことになりますし、逆に急な出席のため、椅子の数を増やしてテーブルを窮屈にするのも失礼です。

こんな場合に備えて各テーブルに「保留席」というものを入れておくのです。

実は航空会社にもJRにも「保留台帳」というものがあります。新幹線や飛行機の座席は、チケット上は満席でも、必ず空席が確保されています。皇族や大臣等が急に利用する場合に備えるためです。それが保留席で、その管理のためにあるのが保留台帳。もし利用する必要が生じなかったら、当日券として一般向けに販売します。

宴会の座席設置にも、この保留台帳のような柔軟な発想が大事です。
　前日急に出席を知らせてきた来賓には、その保留席を充てる。かりに必要が生じなかったら、自社の役員をそこに座らせるなどして席を埋めます。

そして、この保留台帳式対応を完結させるのが列席者の座席表です。配布された座席表と実際の顔ぶれが異なっていたり、あちこちに空席があったり、出席者の名が、急な出席であっても列席者名簿から漏れているのは、絶対に避けたいもの。

そこで印刷会社の業務状態をしっかり把握しておかねばなりません。座席表を1週間以上前に印刷しておくなど愚の骨頂。そこから、どんどん欠席者が増えていけば大変みっともないことになります。たとえば午後1時からのパーティ。そこに間に合うには前の晩、ギリギリ何時までに最終原稿を入れれば印刷可能か。その条件で実際仕事を引き受けてくれるのか。印刷業者とそのぐらいギチギチの交渉をし、確認を取っておくことが必要です。