仕切り上手は仕事ができる?!
掲載日： 2005年 10月 11日
仕事でもやりがち!?イベントの痛〜い失敗
文章 ： 寒河江 道雄（All About「イベント・幹事のコツ」前ガイド）
イベントを仕切る経験の浅い人には、どんな失敗をする可能性があるかも分からない…という人が多いでしょう。先人の体験談は貴重なアドバイスになります。今回は、私が体験したり、見聞きした失敗談と、そうならないための回避法について、まとめてお届けしましょう。
イベント運営上、最も失敗を誘発する原因となるのが「機械」です。
機械類は普通に動くものだと誰もがタカをくくるのですが、動かなくなること、故障することは、よくよく考えればいつでも起こり得ること。加えてイベントの会場で使用する場合、普段とは違う環境で使用することや、運搬行為が発生することによって、故障の確率は高まるものなのです。
私が新人の頃、ある大学教授の講演会でOHPをレンタル業者から借りて用意しました。ところが、使おうとしたところ、電気がつかない。電球の球切れです。
大抵のOHPには交換用の電球が装備されているので、代えたところその電球も切れている。どうやら、前回の交換時に、切れた方の電球を交換用電球の格納場所にそのまま戻したようなのです。
私は教授に「すみません。電球が...、レンタル業者が...」と言いました。すると教授は「それは機械の問題じゃない。あなたの問題だ」「プロじゃないな」...。
その時、私は感じました。「ああ、これって『人の問題』なんだ」と。
このケースへの対処法は、プロジェクター等でも同様で事前に動作を確認すること、交換用電球の状態も確認することですが、プロとしてはもう一段階備えます。それは、「最悪、その機械が使えなかったとしても、そのイベントが成立するように備える」こと。上記の講演会の場合でいえば、OHPで投影する予定の資料を紙にコピーして、配布できるように用意。そうすれば、機械が動作しなかったとしても、少なくとも講演を行うという最低限の目的は達成できるのです。
機械は新品であっても初期不良の可能性はあるわけですし、会場までの運び方が悪ければ、その振動で壊れたりすることもあり得ます。
そこで私たちは、事前に動作確認をした上で、バックアップのために2台用意します。専門の機材業者さんも同様でバックアップを持ち込むのが常識になっています。皆さんがレンタルで用意される場合も、割高でも2台用意し予測できない事態に備えましょう。
パソコンからダイレクトに映像・音声を出力して使用する場合もトラブルが多いです。一番多く見かけるのは、ノートパソコンからの映像出力に必要な、「D-SUB15pin変換アダプタ」の持ち込み忘れ。
多くの人が、ノートパソコン本体さえ持ち込めばスクリーンに画面を投影できると思っているようですが、多くのノートパソコン、特に持ち運びに便利な軽量小型の機種になるほど、画像出力用の汎用端子「D-SUB15pin端子」を持っていません。各機種独自の映像OUT端子につないで「D-SUB15pin端子」に変換するアダプタが必要なのです。
このアダプタは機種によって固有のものが必要なので、イベント運営側で用意することが難しく、現場で「ない」となったときにリカバーのしようがありません。
その他、「ACアダプタ」を忘れた、必要な「端子」が装備されていない機種だった、パソコンのファイルが現場で開かない...など、機械にまつわるトラブルは数多くあります。すべてに共通するのは「バックアップ」の準備が必要だということ。起こり得る不測の事態をすべて考えて準備とリハーサルを行うことが重要です。
※次ページでは、時間、会場、人にまつわる失敗例についてお話しします。
機械に関する私の失敗談
| OHPに代わり、現在はプロジェクターが主流になっています。 |
機械類は普通に動くものだと誰もがタカをくくるのですが、動かなくなること、故障することは、よくよく考えればいつでも起こり得ること。加えてイベントの会場で使用する場合、普段とは違う環境で使用することや、運搬行為が発生することによって、故障の確率は高まるものなのです。
私が新人の頃、ある大学教授の講演会でOHPをレンタル業者から借りて用意しました。ところが、使おうとしたところ、電気がつかない。電球の球切れです。
大抵のOHPには交換用の電球が装備されているので、代えたところその電球も切れている。どうやら、前回の交換時に、切れた方の電球を交換用電球の格納場所にそのまま戻したようなのです。
私は教授に「すみません。電球が...、レンタル業者が...」と言いました。すると教授は「それは機械の問題じゃない。あなたの問題だ」「プロじゃないな」...。
その時、私は感じました。「ああ、これって『人の問題』なんだ」と。
このケースへの対処法は、プロジェクター等でも同様で事前に動作を確認すること、交換用電球の状態も確認することですが、プロとしてはもう一段階備えます。それは、「最悪、その機械が使えなかったとしても、そのイベントが成立するように備える」こと。上記の講演会の場合でいえば、OHPで投影する予定の資料を紙にコピーして、配布できるように用意。そうすれば、機械が動作しなかったとしても、少なくとも講演を行うという最低限の目的は達成できるのです。
持ち込んだのに写らない映像、開かないファイル
ビデオデッキやパソコンを持ち込んだイベント参加者が、映像を映し出すことができなくなっているのはよく見かけます。会場に人を集めたはいいけれど、肝心の映像を流すことができずに観客からブーイング。「これを見に来たのに！」と言われる始末。イベントをやったことが返って逆効果という最悪の結果ですね。ビデオやプレゼンテーションなど、映像は効果的に物事を伝える鍵になります。見られないとなると、そのイベントは大きな傷を負うことが多いです。機械は新品であっても初期不良の可能性はあるわけですし、会場までの運び方が悪ければ、その振動で壊れたりすることもあり得ます。
そこで私たちは、事前に動作確認をした上で、バックアップのために2台用意します。専門の機材業者さんも同様でバックアップを持ち込むのが常識になっています。皆さんがレンタルで用意される場合も、割高でも2台用意し予測できない事態に備えましょう。
パソコンからダイレクトに映像・音声を出力して使用する場合もトラブルが多いです。一番多く見かけるのは、ノートパソコンからの映像出力に必要な、「D-SUB15pin変換アダプタ」の持ち込み忘れ。
多くの人が、ノートパソコン本体さえ持ち込めばスクリーンに画面を投影できると思っているようですが、多くのノートパソコン、特に持ち運びに便利な軽量小型の機種になるほど、画像出力用の汎用端子「D-SUB15pin端子」を持っていません。各機種独自の映像OUT端子につないで「D-SUB15pin端子」に変換するアダプタが必要なのです。
このアダプタは機種によって固有のものが必要なので、イベント運営側で用意することが難しく、現場で「ない」となったときにリカバーのしようがありません。
その他、「ACアダプタ」を忘れた、必要な「端子」が装備されていない機種だった、パソコンのファイルが現場で開かない...など、機械にまつわるトラブルは数多くあります。すべてに共通するのは「バックアップ」の準備が必要だということ。起こり得る不測の事態をすべて考えて準備とリハーサルを行うことが重要です。
※次ページでは、時間、会場、人にまつわる失敗例についてお話しします。
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