仕切り上手は仕事ができる?!
掲載日： 2005年 10月 11日
仕事でもやりがち!?イベントの痛〜い失敗
機械以外にも、イベントの運営上失敗をしがちなポイントがいくつかあります。私がよく見かける例をご紹介しましょう。
これはイベントに限らず、ビジネスを進める中ではよく起こることだと思いますが、24時間表現、12時間表現の食い違いや、日付が変わる前後にまつわる勘違いなどです。
前者は、例えば13時と3時の聞き間違いや、午前8時、午後8時の勘違いなどですね。イベント進行にあたってもとてもよくあるすれ違いの起点です。
後者は実際に経験があります。深夜にわたって設営や準備を行っているときに、お弁当を「土曜日の深夜2時にお願いします」と手配したものが、こちらの必要ない時に届いたというものです。土曜日になったばかりの2時なのか、それとも土曜日が終わった後の夜2時なのかが曖昧になることで起こるんですね。その後私たちは「土曜の26時」という言い方をすることで、曖昧な伝達になるのを防いでいます。
必要のない弁当は、深夜に働いている人々、工事現場の人やおまわりさんにあげました。案外、よろこんでくれたりします。
そこで出てくるのが、「仮予約」「仮押さえ」というあいまいな言葉です。
このあいまいな言葉によって、事態が深刻化することがよくあります。かつて、キャリアの浅いメンバーが二つの会場に仮予約を入れて、片方のキャンセルを忘れてしまったことがありました。「仮」とは言え、会場側の担当者から「予約したんだから、料金を払ってください」と言われ、冷や汗です。
結局、その会場の担当者と普段からよくコミュニケーションをとっていた上のメンバーが出て行って、なんとか許してもらいました。こういうケースは結局、会場側担当者の気持ち一つの部分もあります。
また、こういったやりとりを多くの場合口頭で行うため、いわゆる「言った、言わない」の押し問答が頻繁に発生します。
これの回避法は、空き状況を確認して「仮予約」をしたならば、いつ正式な予約をするのか期限を決めることと、可能な限り書面でやりとりをすることです。
これは多くの企業が参加する展示会などでよく見かけます。それぞれのブースで、各企業がサンプリングやアンケート、人員整理のバイトを用意していますが、全員が無駄なく稼働しているブースもあれば、手持ちぶさたでヒマそうにしているところも。後者のブースでは、担当者が大汗をかきながらいろんな作業をしています。やはりその企業はイベントでいい成果をあげられません。
これを回避するには、まず「人に頼むこと」「自分がやること」をきちんと整理することと、「指示出しのプラン」を組むことです。
自分の頭の中ではイメージがついているのかもしれませんが、それだけでは他人は動きません。具体的に何をすべきかをアウトプットする必要があります。そのためにも、イベント運営時にはマニュアルを事前に作ることが重要です。
＜関連リンク＞
●会社の公式イベント 失敗しないオキテvol.1 イベント成功を決める4つのカギ
●会社の公式イベント 失敗しないオキテvol.4 マニュアルが決めるイベント成否
「土曜日の深夜2時」。それって、いつ？
| 時間にまつわる失敗、トラブルはイベント運営に限ったことではありませんね。 |
前者は、例えば13時と3時の聞き間違いや、午前8時、午後8時の勘違いなどですね。イベント進行にあたってもとてもよくあるすれ違いの起点です。
後者は実際に経験があります。深夜にわたって設営や準備を行っているときに、お弁当を「土曜日の深夜2時にお願いします」と手配したものが、こちらの必要ない時に届いたというものです。土曜日になったばかりの2時なのか、それとも土曜日が終わった後の夜2時なのかが曖昧になることで起こるんですね。その後私たちは「土曜の26時」という言い方をすることで、曖昧な伝達になるのを防いでいます。
必要のない弁当は、深夜に働いている人々、工事現場の人やおまわりさんにあげました。案外、よろこんでくれたりします。
会場の仮予約、取り消しを忘れて大損害！
イベント会場の予約は、簡単そうに見えて案外難しいものです。その理由は、イベント運営にあたり、「会場が開いていることが確認できなければ開催を検討できない」「その日時に開催するということに関する検討を綿密にやらなければ、会場を予約できない」という背景があります。そこで出てくるのが、「仮予約」「仮押さえ」というあいまいな言葉です。
このあいまいな言葉によって、事態が深刻化することがよくあります。かつて、キャリアの浅いメンバーが二つの会場に仮予約を入れて、片方のキャンセルを忘れてしまったことがありました。「仮」とは言え、会場側の担当者から「予約したんだから、料金を払ってください」と言われ、冷や汗です。
結局、その会場の担当者と普段からよくコミュニケーションをとっていた上のメンバーが出て行って、なんとか許してもらいました。こういうケースは結局、会場側担当者の気持ち一つの部分もあります。
また、こういったやりとりを多くの場合口頭で行うため、いわゆる「言った、言わない」の押し問答が頻繁に発生します。
これの回避法は、空き状況を確認して「仮予約」をしたならば、いつ正式な予約をするのか期限を決めることと、可能な限り書面でやりとりをすることです。
集めたバイト、指示を忘れてみんな遊んでた！
イベント当日、バイトの人数を集めたのはいいけれど、何でも自分でやってしまって、気づいたらバイトがずっと遊んでいる。経験の浅いイベント担当者がよく陥る状況です。これは多くの企業が参加する展示会などでよく見かけます。それぞれのブースで、各企業がサンプリングやアンケート、人員整理のバイトを用意していますが、全員が無駄なく稼働しているブースもあれば、手持ちぶさたでヒマそうにしているところも。後者のブースでは、担当者が大汗をかきながらいろんな作業をしています。やはりその企業はイベントでいい成果をあげられません。
これを回避するには、まず「人に頼むこと」「自分がやること」をきちんと整理することと、「指示出しのプラン」を組むことです。
自分の頭の中ではイメージがついているのかもしれませんが、それだけでは他人は動きません。具体的に何をすべきかをアウトプットする必要があります。そのためにも、イベント運営時にはマニュアルを事前に作ることが重要です。
＜関連リンク＞
●会社の公式イベント 失敗しないオキテvol.1 イベント成功を決める4つのカギ
●会社の公式イベント 失敗しないオキテvol.4 マニュアルが決めるイベント成否
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