■ビジネスレターのチェックポイント １．横書きが原則 ２．内容が正確か ３．目的が統一され簡潔か ４．誤字や脱字がないか ５．誠意と礼をつくして書いたか ６．トラブル防止のためコピーをとったか ■社外文書の構成 ● 記号・番号 手紙の内容や種類、会社組織や取り引き先などを分類し、記号・番号をつけておけば後で確認や照会をするのに役立つ。 ● 日付 西暦か和暦で。日付は発信日。国内宛は元号が主流。 ● 宛名 略称でなく正確な名称を書く。会社・団体宛の場合は「御中」、役職名をつけた個人宛の場合は「様」、多数の個人宛には「各位」とする。 　 　 敬称の付け方 × 悪い例 ○ 正しい例 株式会社○○殿 株式会社○○御中 ○○株式会社殿 ○○株式会社御中 ○○課長様 課長○○様 ○○課○○課長様 ○○課長○○様 ○○先生様 ○○先生 ● 発信者名 所在地、社名、所属・肩書き・氏名の順に書く。所在地は略すこともある。 ● 件名 内容や趣旨がわかりやすい簡潔なタイトルをつける。（「お知らせ」「回答」「照会」など） ■１）前文 ● 頭語 頭語と結語は対応した適切な用語を使う。 　 　 頭語と結語の正しい使い方 種　類 頭　語 結　語 普通の場合 拝啓 敬具 丁寧な場合 謹啓 敬白 急ぎの場合 急啓 早々 前文省略の場合 前略 草々 返信の場合 拝復 敬具 ● 時候の挨拶 ○○御中、のような団体にあてたものには省略する。また相手からの来信の場合も省略するのが一般的である。（一般手紙文、時候の挨拶参照） ● 安否・感謝または陳謝の挨拶 時候の挨拶に続けて、相手の健康や繁栄を祝う言葉を書く。さらに続けて、日頃の取り引きなどについての感謝の言葉、または陳謝の言葉を加える。（表1） 表1　前文での感謝や繁栄を祝う言葉 （例）お礼のことば ・先日は種々ご教示にあずかり厚く御礼申しあげます。 ・過日は何かとお手数をおかけし、恐縮に存じます。 ・まずは略儀ながら、書中をもって御礼申しあげます。 ・まずは、とり急ぎ（とりあえず）御礼まで。 ■２）主文 前文と区別するため改行して書き始める。簡潔で正確に書くことが重要であり、そのポイントは、 １．まず手紙の用件を書く。（表2） ２．できるだけ文章は短く区切り簡潔にまとめる。 ３．各文、各段階を接続語（さて、なお、ついては）でつなぎ、論理的に展開する。 ４．内容が複雑な場合は、箇条書きなどを用いる。 表2　主文の書き出し ■３）末文 ● 末文の挨拶 要点を簡潔に繰り返して強調し、主文を締めくくり、頭語に対応した結語を書く。（表3） ● 記 主文の用件、内容が複雑な場合、ポイントを主文から独立させ箇条書きにする。 ● 添付書類 同封した書類などの名称、番号、数量を書いておく。 表3　主文の締めくくり 通知 まずは とりあえず とり急ぎ → ご通知 お知らせ ご一報 → 申しあげます まで 案内 （依頼） まずはご案内まで（まずはご依頼まで） ご案内かたがたお願い申しあげます お願い よろしくご指示のほどお願い申しあげます 今後とも倍旧のお引き立てのほどお願い申しあげます 書類を送付させていただきますので、ご査収のほどお願い申しあげます 照会 まずはご照会まで とり急ぎご照会まで お断り 残念ながら貴意にそいかねますので、 あしからずご了承くださいますよう、お願い申しあげます 後便・後日 詳しくはいずれ拝顔のうえ 詳細は近いうちにお伺いしてお話し 委細は後便にて 申しあげます ■社印・捺印の押し方 This Homepage is brought to you by Sumitomo Life Insurance Company. Copyright (C) 2008 Sumitomo Life Insurance Company All Rights Reserved. 編集： （株）京阪神エルマガジン社