【知っ得！虎の巻】WordやExcelで作った書類を素早く印刷したい

業務の打ち合わせや会議などの場では、Wordで作った報告書や各種提出書類、Excelで作った表などを紙に印刷して利用する機会が多いだろう。最近では、形式的な書類はサンプルや書籍のかたちで提供されているので、手を加えずに印刷するだけで利用できるものも少なくない。

このような書類を印刷したり、すでにできあがっているファイルを印刷したりする場合に、アプリケーションを起動してメニューから［印刷］、またはツールボタンの［印刷］を押すといった通常の手順で印刷している人は多いだろう。ところが、今回のテクニックを使えば、アプリケーションをわざわざ起動しなくても必要な書類を素早く印刷できるのだ。


■知っ得 No.0034　 WordやExcelを起動せずに印刷する
WordやExcelのファイルを、あとは印刷するだけの状態で保存しておく。印刷したいファイルの上にマウスカーソルを重ねてからマウスを右クリックし、ドロップダウンメニューから［印刷］を選択すると、わざわざアプリケーションを立ち上げて印刷処理の実行をしなくても、その書類を直接印刷できる。

今回のテクニックでどれぐらい素早く印刷できるか、通常の印刷手順と比較してみた。まずは通常の印刷手順を紹介しよう。

●通常の印刷の場合
通常は、アプリケーションを起動しファイルを読み込んで、メニューの［ファイル］→［印刷］を選択する（画面１）。［印刷］ダイアログが開き、設定して［OK］をクリックすると印刷される。終了後、アプリケーションを自分で終了して閉じる……といった具合に手間がかかる（画面２）。

画面１　メニューの［ファイル］→［印刷］を選択	画面２　［OK］をクリックすると印刷される

●ファイルから直接印刷する場合
印刷したいWordまたはExcelのファイル上でマウスの右ボタンを押し、ドロップダウンメニューから［印刷］を選択する（画面３）。自動的に対象のアプリケーションが起動し、印刷処理が実行されて終了する（画面４）。

画面３　ドロップダウンメニューから［印刷］を選択	画面４　印刷処理が実行されて終了する

右クリックからの直接印刷では、印刷部数や印刷ページなどの細かい設定や印刷プレビューなどは確認できない。部数の調整や印刷仕上がりの確認をしたい場合は、通常通り、アプリケーションを起動して印刷したほうがよい。ちなみに、WordやExcel以外の他のアプリケーションのファイルでは、同様に右クリックから直接印刷できる種類のものも多くあるが、種類によっては直接印刷ができない場合があるので注意したい。

右クリックからの直接印刷ができない一例は、画像ファイル。この場合は、ダイレクトに印刷されず、Windowsに既存の印刷ウィザードが起動される。

印刷時にファイルへ手を加える必要がなければ、対象のファイル上でマウスの右クリック→［印刷］で、すぐに印刷できる。同じような書類、資料を頻繁に印刷するときには、今回の印刷テクニックで作業時間が短縮できるはずだ。WordやExcel以外のファイルで印刷の機会が多いファイルがあれば、直接印刷可能かあらかじめ試しておくとよいだろう。


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編集部：篠崎 哲（ジャムハウス）
制作編集：エヌプラス
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印刷処理が実行されて終了する