コラム

“PCで仕事”を速くする：

第15回 クリップボード履歴＆定型文で反復作業をPCに (1/3)

反復作業を毎日行っているなら、30分でいいから時間をとって「それはコンピュータに行わせられないか？」を考えてみたい。最も手軽に実行できるのが、クリップボード履歴の再活用。まずはここから試してみよう。

　仕事でコンピュータを使うことのメリットって何だろう？ と考えてみる。例えば、ネットを使って遠くにある情報を取り出したり、メールを使って安いコストでコミュニケーションが取れたり。はたまた、手作業ではできなような計算を一瞬でやってのけたり。

　そしてあまり意識されない大きなメリットは、単純な繰り返し作業をコンピュータがやってくれるというものだ。例えば表計算ソフトでいえば、相互に関連したたくさんの数字が入力してある表の、一カ所の数字を書き換える。するとPCは、それに従って、すべての計算をやり直してくれる。電卓でこれをやろうと思ったら、何度も何度も同じ計算をやらなくてはならない。

　そう、単純な反復作業こそ、コンピュータが得意とすることであり、コンピュータにできるだけやらせるべきことなのだ。

クリップボードの再利用

　いわゆる“文系”のビジネスパーソンがコンピュータを使うとき、単純な反復作業を機械にやらせる──という発想は出にくいようだ。プログラマたちならスクリプトを書いて処理するようなことでも、手作業でこなしてしまうことが多いように見える。

［Ctrl］×2 でクリップボード履歴を呼び出したところ

　しかし文系ビジネスパーソンが日々行っている作業にも、コンピュータをうまく使って労力を削減できるものがある。

　その最たるものが“クリップボードの再活用”だ。

　コピーとペーストは当たり前の操作だが、コピーした内容を保存しておいて、後から使えるようにする。「この内容はちょっと前にコピーしたな……」と思ったら、取り出して再利用するのだ。

　筆者が長らく愛用しているのが「ペースター」というソフト。クリップボードを拡張し、これまでのコピー履歴50個（増減も可能）を保存してくれる。

　こうしたソフトは数あるが（「クリップボード履歴」で検索してみてほしい）、ペースターの優れているところはキーボードだけで操作が完結する点。［Ctrl］×2（Ctrlキーのダブルプッシュ）で起動し、過去のクリップボードを一覧表示。数字キーまたは矢印キーで、再利用する項目を選べるということだ。キャンセルも［Space］キーで行える。

　クリップボードを再活用したいときというのは、文章にせよメールにせよ、キーボードを使っている時。マウスに手を伸ばす必要なく、手元の操作だけで完結するのが素晴らしい。

　なお［Ctrl］×2をGoogleデスクトップの検索窓表示に使っている方は、設定を変更するといいだろう。

　クリップボード履歴を活用できるようになったら、次のステップ「定型文」に進もう。

[斎藤健二，ITmedia]

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