- 話し言葉と同じく、メールを書くときも言葉は正しく丁寧に使いたいもの。例えば敬語の使い方を間違ったり、今の時代にしか通用しない言葉を平気で使ったり、相手が 眉をひそめるような文章は絶対に書かないこと。自分ばかりか会社全体の評判を下げてしまうことにつながります。
ていねい語を忘れないように
「です」「ます」を忘れないようにしましょう。
- 御社の店舗に行ったら御社の店舗に行きましたら
尊敬語と謙譲語の使い分けを覚える
尊敬語と謙譲語を使い分けること。社外の人には相手の行為に敬意を含ませた尊敬語、自分の行為にはへりくだる謙譲語を使いましょう。
- 「見る」は尊敬語なら「ご覧になる」、謙譲語なら「拝見する」に、
「言う」は尊敬語なら「おっしゃる」、謙譲語なら「申し上げる」になる。
「二重敬語」に気をつけること
１文節内で尊敬語を重ねて使わないように。「おっしゃる」を「おっしゃられる」、
「おいでになる」を「おいでになられる」など、敬語を重ねて使う間違いに気をつけましょう。
わかりづらい外来語は使用しない
「ハイヤー」や「サナトリウム」のような外来語の多用は、話がわかりにくく不親切です。
ハイ、イイエを明確にすること
なにかをすすめられた場合の「結構です」「いいです」「大丈夫です」などの答えはイエスかノーかがわかりにくいので、避けたほうがよいでしょう。断る場合は「充分足りています」、受け入れるには「お願いします」などの言葉を使うこと。
むやみに応答を繰り返さない
「はい」「いいえ」「どうも」といった応答の言葉を幾度も繰り返すのは、軽々しい印象を与えてしまうので避けたほうがよいでしょう。
やたらと俗語を使わないこと
「チャリンコ」など俗語をやたら使うと品がない人と思われるので注意。
言葉は最後まではっきりと喋る
「〜と思うんですけど……」や「でしたが……」など、語尾が尻切れトンボのようにモゴモゴしないように気をつけましょう。
- 上司への報告や、取引先とのやりとりなど、社会人として使うメールは、普段、携帯電話で友達に気軽に送るメールとは全然違った種類です。あまりにカジュアルな書き方だと信用を無くすし、場合によっては相手が怒ってしまうこともあります。ビジネスメールのマナーとルールを覚えておきましょう。
定期的に受診メールを確認する
1日2回は受信メールをチェックしましょう。長期不在にする場合は、その旨を自動返信機能などで伝えるようにしておくこと。
レスポンスは素早く誠実に行う
問合せには24時間以内の返信を心がけること。遅れる場合はあらかじめその旨を伝えておきましょう。
ｃｃとｂｃｃの使い分けを覚える
ひとつの文章を一括送信する場合にはｃｃ、及びｂｃｃの機能を使うと便利。ｃｃは受信者にほかに送った人間のアドレスも公開されます。ｂｃｃはほかに誰に送ったかはわかりません。用途に応じて使い分けましょう。
聞きっぱなしは相手に失礼
問合せに対して返信をいただいたら、お礼のＥメールを忘れずに出しましょう。
メールだけに頼らず一本電話を
重要な用件はメールを送るだけにしないで、電話で追って連絡を入れましょう。
１通のメールには１案件が基本
１通のメールに書く内容は、１つの案件にする。内容を絞ることで目的や論旨がはっきりとした文章を書くことができます。
本文に入れる要素と順番を覚えておく
メールの基本的な書き方としては、本文の冒頭に、まず、先方の宛名と送信者の情報を入れます。宛名は先方の会社名や部署名、名前など。次に自分が誰か（送信者の情報）を相手にわかるように名乗ります。それから、用件を書き始めましょう。
画面を意識して文章をレイアウト
パソコンの画面は紙より読みづらいので、改行と読点を多めに入れ、意味の切れ目で１行あけたりすると読みやすくなります。
文章全体の長さにも気を配る
文章はだらだと長く書きすぎず、スクロールしなくても読めるぐらいの長さにするほうが相手が読みやすい。長くなる場合は途中何箇所か改行の後、一行あけたり小見出しを入れたりして整理していきましょう。
テキスト形式で送るほうが安心
HTML設定は色や装飾加工ができるなど便利ですが、相手がテキストメール設定にしている場合は文字化けがおこり、読めなくなります。だから、メールは基本的にテキストメールで送るほうがよいでしょう。テキスト形式とはパソコンの機種に関係なく、世界中で通用する文字データです。
半角文字は文字化けの可能性アリ
半角文字は文字化けの可能性があるので使用は避けるほうが無難。また単位数字もキログラム→kgと変換するのではなく、英文字で一から打つようにしましょう。
メッセージは必要な部分だけを引用する
相手からのメッセージを引用して返信する場合は、丸ごとではなく、編集して必要な部分だけを使用しましょう。
目的別にファックスとメールを使い分ける
印刷の手間をかけることを考えると、地図などはファックスで送るほうがよい場合もあります。
また、データをパソコン上でだけ見る場合ならメールで充分。使い分けましょう。
大容量のファイルは圧縮して送る
添付ファイルで大容量のファイルを送る場合は圧縮して送りましょう。ただし、それが向こうで解凍できるか否か、相手の通信環境をあらかじめ確認しておくこと。
送った後で後悔しないために最終確認を
送信する前に、必ずもう一度アドレスを確認しましょう。入力間違いのまま送ってしまったメールアドレスが実在すれば、別の場所にメールが届いてしまいます。
情報の漏洩に細心の注意を払うこと
やりとりの内容が他人に見られないようにセキュリティは万全に、情報の漏洩に注意しましょう。
業務目的以外でパソコンを使わない
私用メールは使わない。メールに限らず会社のパソコンを私的な目的で使わないこと。
メールの転送は相手の了解を得てから
相手からのメールを許可なく転送しないように。情報の漏洩につながる場合もあります。第三者に転送する場合は必ず事前に許可を得ること。
転送メールにも必要な場合は件名を
メールを転送する場合、内容が第三者からわかりづらい場合は、Fw：の前に「参考資料」「メルマガ転送」など、件名を入れておくと親切。
携帯電話へのメールは短めに
パソコンから携帯電話のメールに文章を送る必要があるときは「改行をしない・三行程度にとどめること」を念頭に置きましょう。携帯電話のメールには字数制限があるので、余計なことは書かず用件だけをシンプルにまとめましょう。
仕事でメールを送るときには社内向けか社外向けかで書き方が違ってきます。それぞれの注意点と定型フォーマットを知っておきましょう。
- 取引先や顧客など社外に向けて出すのが社外メール。会社の代表として送る気持ちで丁寧に書くことが大切です。相手のあて名、挨拶文、自分の名を名乗った後、用件を書き始めますが、先に結論を書いて、説明は後に入れるとわかりやすくなります。固有名詞や数字の間違いにも気をつけること。
顧客向け
取引先向け
- 社内の関係部署や同僚間でやりとりされるのが社内メール。正確かつ効率的に業務を進めるのが目的で、情報の伝達のほかに、届出を出すために使われることもあります。挨拶文のような儀礼的・形式的な文章は用いずに、用件のみをそのまま述べてもよいでしょう。