入場時間が遅くなってしまった経緯について、以下にご説明をさせて頂きます。

◆〜9：30＜設営など準備時間＞
当日朝の設営や一般列の形成、カタログ販売などについては予定時間通りに進行でき、
9：30サークル入場開始と同時に、見本誌チェック担当のスタッフがスペースを回らせて頂きました。

◆9：30〜10：30＜サークル入場時間＞
10：30サークル入場終了予定時刻の時点でスペースに入っているサークルさんは直接参加数の
6割ほど、そのうち見本誌チェックが完了したサークルさんは半数弱、直接参加数の2〜3割のようでした。
10：30時点までにスペースにいらっしゃったほぼすべてのサークルさんへは、予定通りスタッフが巡回の上
お声を掛けさせて頂くことができましたが、10：30間際に入場され、見本誌の準備とチェックの時間が
間に合わないため、後ほど本部へお越し頂くケースも多かったようです。

◆10：30〜11：00＜見本誌チェック＞
10：30時点で全体の三分の二以上の見本誌がチェックできていないことから、サークル入場停止や
未チェックサークルを頒布停止扱いの対応を行ってしまうとイベント全体としてはかえって混乱を
招くため現実的ではないと考え、スムーズに頒布を行って頂くための措置としてサークル入場を
継続して頂き、急遽設置した見本誌チェック部署にてチェックする形を取らせて頂きました。

見本誌をお持ち頂いての受付は従来であれば入場が間際や遅刻になってしまった少数のサークルさん
むけの対応として考えていたのですが、部署として独立させた上で担当を増員して4名体制でチェックし、
各窓口20数サークルずつチェックを行いました。
見本誌チェック列の解消が見えてきた時点ですでに11：00近くであり、その後に未チェックサークルへの
頒布停止の対応をとるために、入場時間を遅らせる判断をさせて頂きました。
このチェック部署での30分間の対応の分、入場時間が遅くなってしまったことになります。
これらの件（見本誌の提出準備依頼、チェック部署の設置、開場時間の変更など）については随時放送で、
複数スタッフで繰り返しアナウンスをさせて頂きました。

上記の通り、入場時間遅延の主な要因は、見本誌のチェックがスムーズに行えなかったことでした。
事前案内では10：30までにチェックさせて頂けるよう早期来場をお願いしましたが、
その点についてサークルさんに十分お伝えできなかったことが原因になってしまったように思います。
また当日は東京マラソン開催による交通への影響があり、早期来場を心がけて下さったサークルさん
についても、移動時間への影響があった可能性も高いのではないかと思います。

今回はサイトでもお伝えしておりますが、会場側からの指導が開催一ヶ月を切った時点でありました。
全サークルに対する見本誌チェックの必要がある点についてなど、急遽開催内容について再検討の上
サークル案内を作り直しましたが、指導自体が急だったことで、事前案内のお届けに遅れが発生する
形になってしまいました。その遅れの影響があり、当日へむけての作業を最優先としなければならな
かったため、WEBサイトへの反映、更新も通常の開催時より効率が悪いものになり、カタログの事前
販売も行えない形になってしまいました。
当日にむけ準備を進めていた形を大きく変えての開催のため準備が不十分になってしまい、従来からの
変更内容を参加者さんに十分ご理解頂けるようご説明することができなかった点を大変に歯痒く、申し
訳なく思います。
当日は見本誌完全チェックや年齢確認が急遽必要になった件、その他会場側の視察対応などもあり、
諸々の状況に備えるためスタッフを増員して臨み、一同精一杯対応させて頂きましたが、結果として
30分の遅れとなってしまったことはやはり力不足であり、本当に申し訳なく思っております。

次回開催にむけては今回のケースを反省材料とし、サークル・一般入場時間や見本誌のチェック方法など
フォーマットの見直しを進め、運営体制を整えたいと思います。
また大変難しい問題ですが、緊急時やトラブルにも万全に対処できるよう、運営力の強化もを図りたいと
思っております。
特に告知面については今後も課題として取り組み、担当スタッフを増やす等努力を続けたいと思います。

この度は慌しい開催となり、ご迷惑とご不便をおかけして申し訳ありませんでした。
また、参加者の皆様にも臨機応変にご協力を頂き、有難うございました。
この場を借りまして心からお詫びと、お礼を申し上げます。



ショタスクラッチ実行委員会代表　松村直紀