ＮＯ　46

表計算ソフトとワープロソフトどちらを使えばいいの？

■資料を作る時、一番最初に迷う事 　皆様からのご質問のメールでいくつか同じような物がありました 　のでご紹介させて頂きます。 　皆さんが資料を作る時、表計算ソフトで作るか、ワープロソフト 　で作るか迷ったりしませんでしょうか？ 　「僕は、エクセルで慣れているから資料はエクセルでつくるよ」 　「私は、ワープロ使用していたからワードの方が使いやすいな」 　というように、人それぞれ得意なソフトや使いやすいソフトが 　あります。本当ならばワード、エクセル両方とも同じように使え 　ればいいのでしょうけど、実際そこまで勉強するのも面倒だし、 　仕事の合間に覚えるのも大変だから・・・　　ということで片方 　は得意でもう片方は苦手な方が多いようです。 　私も、以前勤めていた会社でシステム室におり、ホストサーバー 　から抽出したデータを表計算で自動加工するシステムばかり作っ 　ていたので、エクセルは得意でしたが、ワードはあまり得意であ 　りませんでした。その為資料を作る時も慣れたエクセルの方が多 　かったです。結局はワードの方も操作を覚える事で、仕事の無駄 　が減り効率的に資料作成などが出来るようになったのですが。 　■判断基準は？ 　それではワードとエクセルどちらを使えばいいのでしょうか。 　私の判断基準は下のようにしております。 　　　・全体の構成で表が多ければエクセル。 　　　・小さい表でも数式が入ればエクセル。 　　　・一枚の紙で左右にページを分けるならワード。 　　　・長文を入力するならワード。 　といった具合でしょうか。これは私の判断基準ですので反論され 　る方もおられると思います。 　特に比重の高い項目は「表」の存在です。表はやはりエクセルで 　作った方が作りやすいです。特に式が入る表になると断然有利で 　す。 　 　その一方長文を何も考えずに綺麗に入力したいのならばワードが 　いいです。自動で改行をしてくれるので一度入力した後の文字の 　追加や削除は何も意識しなくてもいいです。 　当たり前の結論ですが、表計算ソフト、ワープロソフト、それぞ 　れ表と文章を作りやすいように作られているんですよね。餅は餅 　屋ということですか。次回作成する資料を作る前、ちょっとその 　事を思い出していただければと思います。