電子公証制度のご案内
（平成１９年４月１日以降有効）
１ |
電子公証制度とは
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| (1) |
現行の公証制度で紙の文書に対して行われている公証業務の中で「私署証書を認証する」、「会社設立の際に必要となる定款を認証する」、「文書に確定日付を付与する」ことを、電子文書（電磁的記録）に対しても行うことができるように創設されたのが「公証制度に基礎を置く電子公証制度」です。
それに付随してこれらの電子文書を「２０年間保存」することや、「謄本の作成等」にも応じることができます。
ただし、金銭の貸借、土地・建物の賃貸借等の契約や遺言書等の公正証書については、現在は電子公証制度上認められていません。
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| (2) |
公証人のうちで電子公証制度に対応できるのは、法務大臣によって特に指定された「指定公証人」です。
指定公証人が執務する公証役場については、「公証役場所在地一覧」を、また指定公証人の所属・役場名・氏名については法務省民事局のホームページの「指定公証人一覧」をご覧ください（http://www.moj.go.jp/MINJI/DENSHIKOSHO/index.html）。
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| (3) |
嘱託人と指定公証人がやり取りする電子情報は、「公開鍵暗号基盤（PKI、Public Key Infrastructure）」に基づく電子（デジタル）署名が付けられるため、第三者による改竄や盗み見を防止し、安心かつ安全なサービスを実現しています。
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| (4) |
電子公証制度については、法務省民事局のホームページに解説記事「『平成19年4月1日以降ご利用になる方のための公証制度に基礎を置く電子公証制度』について」がありますのでご参照ください(http://www.moj.go.jp/MINJI/DENSHIKOSHO/index.html)。 |
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２ |
電子公証制度でできること
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| (1) |
電子文書の形（パソコンに読み込める電子ファイル）になっている会社定款や、私署証書の認証を嘱託すること＜電磁的記録の認証＞
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| (2) |
電子文書に確定日付の付与を請求すること＜日付情報の付与＞
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| (3) |
認証又は確定日付の付与を嘱託した電子文書を２０年間保存してもらうこと＜電磁的記録の保存＞
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| (4) |
認証された電子文書又は確定日付が付与された電子文書の謄本を請求すること＜同一の情報の提供＞
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| (5) |
認証された電子文書又は確定日付が付与された電子文書が真正である（改竄されてない。）ことの証明を請求すること＜情報の同一性に関する証明＞ |
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３ |
電子公証制度利用のメリット
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| (1) |
法人・個人を問わず誰でも、ある時点における特定の情報（ノウハウ等）の存在の証明や証拠保全が安全・確実・容易に行えます。
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| (2) |
インターネットから嘱託・請求ができます。
ただし、＜電磁的記録の認証＞（私署証書の認証）の場合、認証の際に嘱託人又は代理人は公証役場へ出向く必要があります（認証では法により面前性が求められているため）。また、＜同一の情報の提供＞（謄本の提供）を受け取るときも公証役場へ出向く必要があります。
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| (3) |
定款の認証に際して紙の定款の場合に要する４万円の収入印紙が不要です。
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| (4) |
認証された電子文書や確定日付を付与された電子文書を、安い費用（１件につき３００円）で２０年間安全に保存して貰えます。
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４ |
電子公証制度利用上の制約
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| (1) |
嘱託・請求はインターネットでのみ受け付けます。ただし、認証を受けるのと同時に＜同一の情報の提供＞（謄本）を書面交付の形で請求する場合に限り、公証役場の窓口でも＜同一の情報の提供＞の請求を受け付けます。
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| (2) |
＜電磁的記録の認証＞（定款や私署証書の認証）を嘱託する場合、及び＜同一の情報の提供＞（謄本）の請求の場合、嘱託人又は代理人は認証の際に公証役場の窓口まで出向く必要があります。
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| (3) |
使用できる電子証明書が決められています。詳細は後述の「６ 電子公証制度を利用するための準備」を参照してください。
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| (4) |
電子署名を要する電子文書のファイルは、PDF形式にする必要があります。電子署名を要しない電子文書ファイルは、テキスト形式・PDF形式・XML形式のどれでも構いません。
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| (5) |
電子文書のファイルサイズは、１件につき４メガバイト以下の制限があります。
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| (6) |
電磁的記録の認証の嘱託又は日付情報の付与の請求を行う際の電子文書のファイル名は、半角英数字で３１文字以内でなければシステム上処理できませんので、ご留意願います。 |
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５ |
電子公証の手数料
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手数料は政令（「公証人手数料令」）により次のように定められています。
| ■＜日付情報の付与＞ |
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⇒ 700円 |
■＜電磁的記録の認証＞
(1) 私署証書の認証
(2) 定款の認証 |
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⇒ 11,000円（原則）
⇒ 50,000円（印紙税40,000円は不要） |
| ■＜電磁的記録の保存＞ |
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⇒ 300円 |
| ■＜情報の同一性に関する証明＞ |
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⇒ 700円 |
| ■＜同一の情報の提供＞ |
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⇒ 700円（書面による交付の場合は、１
枚につき20円を加算） |
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６ |
電子公証制度を利用するための準備
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| (1) |
次のいずれかの電子証明書を取得します。ただし、＜日付情報の付与＞を請求するだけなら、電子証明書は不要です。 |
| (2) |
＜電磁的記録の認証＞を嘱託する場合はAdobe Systems社の市販ソフトウェア「Adobe Acrobat(Standard又はProfessional）」を準備します。 |
| (3) |
法務省のオンライン申請についての知識を得、事前準備をします。 |
| ① |
法務省ホームページ（http://www.moj.go.jp/）左側にあるメニューから[オンライン申請］をクリックする。 |
| ② |
＜オンライン申請システムのご案内＞のページにある［ご利用方法］をクリックする。 |
| ③ |
＜ご利用方法＞ページにある［ご利用環境］の項を読んだ上で［事前準備］の項を読み、以下の事前に行うべき準備作業をする。 |
| ⅰ |
）「事前準備 操作ガイド」のダウンロード |
| ⅱ |
）安全な通信を行うために必要な証明書の取得／登録（上記「事前準備 操作ガイド」の「法務省認証局自己署名証明書の取得・登録」の項を参照） |
| ⅲ |
）JREのインストール（上記「事前準備 操作ガイド」の「JREのインストール」の項を参照） |
| ⅳ |
）オンライン申請に必要なプログラム環境とインストーラのインストール（上記「事前準備 操作ガイド」の「オンライン申請システムインストーラのインストール」の項を参照） |
| ⅴ |
）ユーザ登録（上記「事前準備 操作ガイド」の「申請者情報事前登録」の項を参照） |
| ⅵ |
）「申請者 操作ガイド」のダウンロード |
| ⅶ |
）＜電磁的記録の認証＞を嘱託する場合はPDF署名プラグインのインストール |
| ④ |
必要に応じて「ご利用方法」のその他の項をお読みください。
電子公証制度のみをご利用なら、以下の項は読む必要がありません。 |
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| ・ |
「代理申請について」 |
| ・ |
「複数署名の方法について」 |
| ・ |
「手数料等のお支払いについて」 |
| ・ |
「不動産登記、商業・法人登記関係手続の申請書作成ソフトウェアに関する仕様公開」 |
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また、＜電磁的記録の認証＞以外の請求なら、「電子署名付きＰＤＦファイルの取扱いについて」も読む必要はありません。 |
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７ |
嘱託・請求の手順
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手順を説明する前に、電子公証制度をご利用になる場合のご注意とお願いがあります。
| ◎ |
嘱託・請求をする場合は、必ず嘱託・請求をする公証役場へ事前に電話又はFAXでご連絡ください。 |
| ◎ |
電子公証制度を利用する嘱託・請求は、すべてインターネットを経由して行います。ただし、認証を受けるのと同時に＜同一の情報の提供＞（謄本）を書面交付の形で請求する場合に限り、公証役場の窓口でも＜同一の情報の提供＞の請求を受け付けます。 |
| ◎ |
＜電磁的記録の認証＞（定款を含む私署証書の認証）の嘱託手続をインターネット経由で行っても、嘱託人又は代理人の方は嘱託した公証役場へお越しいただく必要があります（認証の面前性が、法で求められているため）。認証した電磁的記録は、公証役場でお渡しします。 |
| ◎ |
＜同一の情報の提供＞については、請求者又は代理人の方に請求した公証役場へお越しいただき、同一の情報をお受け取りください。インターネットでは取得できません。 |
| ◎ |
＜日付情報の付与＞（確定日付の付与）及び＜情報の同一性に関する証明＞については、日付情報（確定日付）が付与された電子文書又は情報の同一性に関して証明する旨を付記した電子文書をインターネット経由で取得します。公証役場では、お受け取りになれません。
また、手数料の予納が必要になる場合がありますので、必ず、請求される公証役場へ事前にご連絡ください。 |
では、手順を以下に記します。
| ① |
＜電磁的記録の認証＞の嘱託人が作成代理人である場合、嘱託人は書面の委任状（作成の代理、認証嘱託の代理、同一情報の請求・受領の代理など）と印鑑証明書を依頼者から貰っておきます。 |
| ② |
嘱託・請求する公証役場と連絡を取り、嘱託・請求の内容、手数料の支払い方法、公証役場へ出向く日時等を打ち合わせます。 |
| ③ |
＜電磁的記録の認証＞の嘱託又は＜日付情報の付与＞の請求の場合は、認証をして欲しい定款などの電子ファイル又は日付情報を付与して欲しい電子ファイルをワープロソフト等で作成します。
| 【注意】 |
電子ファイルのファイル名は半角英数字で３１文字以内（拡張子は除く）としてください。 |
＜同一の情報の提供＞を請求する場合は、元となる電子文書の登簿管理番号（認証により付される番号）を用意します。
＜情報の同一性に関する証明＞を請求する場合は、証明を求める電子文書を用意します。
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| ④ |
＜電磁的記録の認証＞を嘱託するために作成した電子ファイルはAdobe Acrobatを使ってPDF形式のファイルに変換します。＜日付情報の付与＞を請求する電子ファイルは、テキスト形式・PDF形式・XML形式のどれでも構いません。 |
| ⑤ |
＜電磁的記録の認証＞の場合、PDF形式にしたファイルに嘱託人本人の電子署名をします。＜日付情報の付与＞の場合は、電子署名は不要です。
電子署名には「６ 電子公証制度を利用するための準備」の(3)の③のⅶでダウンロードしたPDF署名プラグインを用いますが、署名の方法については、Adobe Acrobatのマニュアル、及び法務省の＜オンライン申請システムのご案内＞から［ご利用方法］をクリックすると出てくる画面で［電子署名付きのPDFファイルの取扱について］の項を参照してください。
このようにして作成したファイルを「添付ファイル」と呼び、この後の操作で作成する「申請様式」にこのファイルを添付して申請することになります。
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| ⑥ |
法務省のオンライン申請ページ＜オンライン申請システムのご案内＞（http://shinsei.moj.go.jp/）の画面を出します。 |
| ⑦ |
[申請する］をクリックします。 |
| ⑧ |
[申請システムログイン画面にリンク］をクリックします。 |
| ⑨ |
＜ログイン＞画面で、準備しておいた申請者IDとパスワード（「６ 電子公証制度を利用するための準備」の(3)の③のⅴを参照）を入力し、［ログイン］ボタンをクリックします。 |
| ⑩ |
この後の操作に関しては、法務省のページ「『公証制度に基礎を置く電子公証制度』について」（http://www.moj.go.jp/MINJI/DENSHIKOSHO/index.html）にある「１ ご利用の手引き」の１．２項～１．５項をご覧ください。「６ 電子公証制度を利用するための準備」の(3)の③のⅵでダウンロードした「申請者 操作ガイド」も参考になります。操作に際しては以下のことにご注意ください。 |
| ・ |
＜メインメニュー＞画面では、［申請・届出］をクリックします。 |
| ・ |
＜申請・届出メニュー＞画面の［新規作成］をクリックすると現れる＜手続一覧＞画面では［電子公証関係手続］をクリックします。 |
| ・ |
＜手続様式一覧＞画面で、嘱託・請求したい項目をクリックします。 |
| ・ |
＜日付情報の付与＞（確定日付）を請求する場合、電子文書（「添付ファイル」を指す）の内容自体の保存（＜電磁的記録の保存＞）を希望する場合は、手続様式を作成する画面で［公証役場で文書を保存する］欄にチェックを入れて指示する必要があります（＜電磁的記録の認証＞の場合は必ずチェックを入れてください）。
| 【注意】 |
電子文書の＜情報の同一性に関する証明＞に使われる情報（ハッシュ値）は無条件に保存されますが、電子文書の内容自体の保存は嘱託・請求の際に指示しないと保存されません。保存されないと、以後＜同一の情報の提供＞（謄本の交付）が受けられなくなりますのでご注意ください。 |
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| ・ |
「認証文が付与された定款等の電子文書」及び「日付情報が付与された電子文書」が真正なものであることを証明（＜情報の同一性に関する証明＞）して貰う場合は、証明して欲しい電子文書を添付ファイルとします。 |
以上で嘱託・請求の操作は終了です。実際の嘱託・請求はこちらからです。
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８ |
嘱託・請求したものの入手手順
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| ⑪ |
＜電磁的記録の認証＞を嘱託した場合は、事前に公証役場と打ち合わせておいた日時に電子媒体（フロッピーディスク又はCD-R又はUSBメモリ）を持参して公証役場へ出向き公証人の認証に立ち会います。そのとき、発起人等から預かっている委任状等を提出します。
持参した電子媒体に認証済みの電子文書を格納して貰います。
＜同一の情報の提供＞（謄本）の場合も、電子媒体（フロッピーディスク又はCD-R又はUSBメモリ）を持参して公証役場へ出向き電子文書を受け取らなければなりません。インターネット経由では受け取れませんので注意してください。申し出れば書面で交付を受けることもできます。
＜日付情報の付与＞（確定日付の付与）及び＜情報の同一性に関する証明＞の場合は、日付情報（確定日付）を付与された電子文書又は情報の同一性を証明する旨が付記された電子文書をインターネット経由で入手することができます。公証役場ではお受け取りになれませんのでご注意ください。
インターネット経由での取得方法については、申請者操作ガイド【一般申請編】 （http://shinsei.moj.go.jp/usage/zyunbi_guide.html）の第１章２．２及び第２章５．２「公文書（証明書）の取得」を参照願います。
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その他のことについては、公証役場と事前に行った打合せに従ってください。 |
９ |
電子公証制度利用上の注意
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| (1) |
電子公証制度を利用して嘱託・請求をするときには、必ず事前に嘱託・請求先の公証役場に電話をするなどして担当者と事前の打合せをしてください。
いったん電子署名をした電子文書はその字句の訂正・変更はできません。インターネット経由で公証役場へ送った電子署名済みの電子文書に字句の訂正・変更の必要が生じた場合には、元文書を訂正･変更して改めて電子署名を行い再度インターネットで送らなければなりませんので、手間と時間を要します。必ず事前の打合せをしてください。手数料支払方法についてのご案内もいたします。 |
| (2) |
法務局に認証済みの定款を提出して会社登記をする場合は電子文書の形で受け付けて貰えますが、銀行等の金融機関では現在紙ベースのものしか受け付けないのが実情です。そこで、謄本を請求する場合（＜同一の情報の提供＞）は必ず書面で交付を受けてください。 |
| (3) |
電子公証システムの事務取扱時間は月曜日から金曜日（国民の祝日・休日、１２月２９日から１月３日の年末年始を除く。）の８：３０から１７：００となっています。ただし、１７：００でシステムは稼働を停止しますので、間際に申請された案件は、当日中に処理できない場合があります。 |
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