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社内文書の基本フォーム |
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| 1. |
年月日：作成日、または発信の日付を正確に。内容・種類別に文書の通し番号や記号をきめておくと便利だ。 |
| 2. |
宛名：基本的には『営業部長○○○○様』のように役職名と氏名を書く。発信者名もフルネームで。部課宛の場合は『御中』をつける。 |
| 3. |
本文：『○○の件についての報告』など、内容がひと目でわかるタイトルをつける。前文・末文の儀礼的な挨拶は省略。敬語は最低限にして、結論から先に述べ、内容を簡潔にまとめる。文章の結びは『以上』でスッキリと終る。 |
| 4. |
発信人：所属と氏名を書き、場合によっては末尾に押印を。所属だけで氏名を省略することもある。 |
| 5. |
発信者とは別に担当者がいる時は、「以上」の下に担当者名、内線番号などを記入。 |
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◇社内文書実例集
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報告書1.業務報告書 |
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ポイント
報告は具体的な数字を示して行う。「かなり」「たぶん」といったあいまいな表現は使わないこと。見通しや提言は最後に「所感」としてつけくわえる。 |
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報告書2.出張報告書 |
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ポイント
出張の要点を箇条書きにまとめる。報告内容が多岐にわたる場合や付随する資料がある場合は、別紙にまとめる。 |
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案内状 |
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ポイント
要点は箇条書きにまとめ、ひと目で趣旨が伝わるように工夫を。必要事項の記載もれがないように気をつけたい。 |
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議事録 |
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ポイント
ほかに、時間的な論議の経過を「経過」として記録してもよい。議事録は日常的に使われる書式なので、フォーム化しておくと便利だ。 |
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業務連絡書 |
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ポイント
連絡すべきことがもれなく、わかりやすく、見やすく書かれていることが大事。返事が必要ならその旨もきちんと書いておくこと。 |
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稟議書 |
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ポイント
稟議書などは決裁がおりるまでの時間を考慮して、早めに提出すること。まず、意義や趣旨を相手に対して説明することが大事だ。事実を詳細に記入して理由に具体性をもたせるよう工夫する。 |
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※文書の実例はすべて宛名・日付等は省略。 |