(cache) 「フィルタ」でメールを自動整理・ウェブサービス虎の巻　その四インターネット-最新ニュース:IT-PLUS

　毎朝メールチェックから一日が始まるという人は多いだろう。メールの処理や管理はとても時間がかかり、しかもそれが毎日繰り返される。その時間を少しでも短縮して、他の仕事に使いたいと思う人も多いはずだ。「その参」では、ウェブメールサービス「Gmail」の基本的な機能について解説した。今回はその応用編として、Gmailを使った作業効率を上げるためのメール管理術を紹介する。

■毎回同じ検索をするなら「フィルタ」機能を使おう

　例えば、上司とやり取りしたメールをよく検索するなら、「フィルタ」機能を使って自動的に「上司」ラベルが適用されるように設定しよう（ラベルの説明については、「その参」を参照）。フィルタとはその名の通り、受信メールの内容をチェックしてより分けることだ。

　設定はとても簡単だ。まず、検索ボックス横の「フィルタを作成」リンクからフィルタ作成画面を開く。

　フィルタ作成画面は２つの画面で構成されている。最初に表示される画面では、差出人の名前など、フィルタを適用する条件を指定する。ここで設定した条件に当てはまるメールがフィルタされることになる。

　条件を指定して「次のステップ」ボタンをクリックすると、操作の選択画面が表示される。ここでは、フィルタしたメッセージに対して、どのような操作を行うかを指定する。

　では、上司のアドレスが「joushi@kaisha.co.jp」という前提で、フィルタを作成してみよう。「フィルタ作成」リンクを開き、「差出人」に「joushi@kaisha.co.jp」を指定し、「次のステップ」ボタンをクリックする。次の画面では、「ラベルを適用」にチェックを入れて「上司」ラベルを選択し（上司ラベルをまだ作成していないのなら、「ラベルを選択」のプルダウンメニューの一番下の「新しいラベル」からラベルを作成することができる）、最後に「フィルタを作成」ボタンをクリックする。これで、上司から送られてくるメールには自動で「上司」ラベルが適用される。

　さらに、上司へ送信するメールにもラベルを適用したいので、もう一つフィルタを作成する。フィルタ作成画面で「宛先」に「joushi@kaisha.co.jp」を指定して、次のステップで「上司」ラベルを適用する。これで、上司との間で送受信する全てのメールに対して「上司」ラベルが適用されるようになった。

　ちなみに勘違いしてはいけないのは、フィルタは全て「AND（かつ）」条件だということだ。もしここで、１つのフィルタの「差出人」と「宛先」の両方に「joushi@kaisha.co.jp」を指定してしまうと、「差出人がjoushi@kaisha.co.jp」かつ「宛先がjoushi@kaisha.co.jp」という条件でフィルタすることになってしまう。つまり差出人が上司で、宛先も上司のメールしかフィルタされない（宛先に自分のアドレスも入れて送信する人がいるが、多くはないだろう）。

　フィルタ機能はラベルを適用する以外にも、「アーカイブ」「スターを付ける」「転送」「削除」などの操作を行える。例えば、毎週送られてくる広告メールを自動的にアーカイブしてもよいだろう。アーカイブされたメールは、「受信トレイ」には表示されないが、もし見たくなったら、サイドメニューの「すべてのメール」で表示したり、検索することができる（メール検索については、「その参」を参照）。

■他のアカウントのメールをGmailで受信

　Gmailは他のアカウントのメールも送受信することができる。例えば、会社のメールをGmailで受信しておけば、ネット接続環境さえあれば出張先からもメールをチェックできるので大変便利だ（ただし、会社のメールシステムが社外からの受信を許可している場合）。

　設定は、Gmail画面右上の「設定」リンクから「アカウントの設定」画面を開き、「別のアカウントからメールを受信：」という項目の「別のメールアカウントを追加」リンクからできる。

　あとは、案内に従って、メールアカウントのパスワードなどを入力していけばよい。

　注意してほしいのは、Gmailでの受信設定の際に「受信したメッセージのコピーをサーバーに残す」にチェックを入れなければいけないことだ。通常は会社のパソコンでメールをチェックしているだろうが、チェックを入れないとGmailで受信したメールを会社のパソコンで改めて受信することができなくなってしまう。

　また、このままだと、Gmailアドレスに送られてきたメールと、会社のアドレスに送られてきたメールが受信トレイでごちゃ混ぜになってしまう。「受信したメッセージにラベルをつける」にもチェックを入れて、適切なラベルを付けるようにしておこう。ラベル名は、メールアドレスなど分かりやすいものを指定するとよい。これで、会社のアドレスに送られてきたメールには、「kaisha@kaisha.co.jp」のラベルが適用されることになる。

　長期の出張中に会社から送られてきたメールに対して、Gmailから返信したい場合があるかもしれない。しかし、そのまま返信してしまうと、差出人のアドレスがGmailのアドレスになっているので、メールを受け取る相手が困惑してしまう。そこで、会社のメールアカウントで受信したメールに返信する場合は、差出人を会社のメールアドレスにしておこう。

　設定方法は「設定」リンクを開き、「アカウントの設定」の「名前：」の項目の「他のメールアドレスを追加」をクリックする。表示する「名前」と「メールアドレス」を入力し、「次のステップ」をクリックする。「確認メールを送信」ボタンをクリックして送信すると、登録したメールアドレスへ確認のためのメールが送信される。登録したメールアドレスでメールを受信したら、メール本文に記載されている確認リンクをクリックするか、確認コードを入力して完了だ。

　さらに、設定ページの「自分のアドレスに送信されたメッセージを受け取ったとき:」項目にある「メッセージを受信したアドレスから返信する」にチェックを入れておくとよいだろう。これで、「kaisha@kaisha.co.jp」へ送られてくるメールにGmailから返信しても、自動で差出人は「kaisha@kaisha.co.jp」になる。

　ちなみに、「Yahoo!メール」や「@niftyメール」にもフィルタ機能や、外部メール受信機能がある。興味のある人はこの機会に試してほしい。

更新：11月12日 08:00インターネット：最新ニュース

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