平成２９年２月１３日

広島大学理事・副学長（教育・東千田担当）
宮 谷 真 人

　このたび、本学医学部医学科推薦入試における合否通知の発送について、受験生の住所を入れ違えて発送するという事案がありました。
　合格と不合格を取り違える等の事態は発生しませんでしたが、受験者の皆様ならびに関係者の皆様にはご心配とご迷惑をおかけしましたことをお詫び申しあげます。
　該当する受験者の皆様にはあらためて正しい宛先に発送し直しました。
　今後は、このようなミスが起こらないよう、チェックを徹底し、再発防止に努めてまいります。
　なお、ホームページ上を含めた合格者発表そのものに誤りはありません。

１．事実経過

1. 誤発送のあった入試は、平成２８年１１月１０・１１日に実施した医学部医学科の推薦入試（ふるさと枠／募集人員２０名、受験者数７７名）です。平成２９年２月６日（月）１２時にホームページ上で合格者を発表した後、同日午後に全受験者に宛てて合否通知を郵送しました。
2. 郵送した７７件中、７４件の住所が入れ違っていました。そのうち６４件は配達されず郵便局で保管されていましたが、１０件が配達されていました。うち３件は開封されていました。

２．誤発送の原因
　志願者からの出願データを入試情報システムに取り込む際、間違った順番の住所を取り込んだことによります。

３．誤発送後の対応

1. 誤発送が判明した２月７日（火）当日中に、誤発送をした７４件の受験者全員に電話をし、説明とお詫びをしました。
2. 配達された１０件については、自宅を訪問するなどして、全員の郵便物を回収しました。
3. 開封された３名の方については、訪問または電話により改めてお詫びと説明を行い、全員に了承していただきました。
4. 配達されなかった６４件については、すべて返送され回収しました。

４．再発防止の取組

1. データ取り込み作業における複数人による二重チェックを徹底します。
2. 合否通知を発送する際に、宛先住所氏名と元データである志願票との照合を徹底します。

【本件に関する連絡先】
　広島大学 社会産学連携室
　広報担当副理事 山内 雅弥
　TEL（０８２）４２４－６０１７