最近たまった仕事をばりばりこなしてちょっと疲れ気味ちえりです。
そこそこ大きな会社の総務部で働いているため、年末年始の慌ただしさが過ぎ去ったあとも、落ち着けていないせいです。
仕事おわりにお散歩するともう真っ暗…
総務部の仕事は会社によって大きく異なると思いますが、わたしの会社の総務部の仕事は、オフィスの環境整備をほぼ総務部だけで引き受けており、社内調整はもちろん、外注のスケジュール、予算どりなど多岐にわたる大小のタスクが山積みです。
ただでさえ大変なお仕事ですが、集中力が続かないわたしにとってマルチタスクはとってもストレスを感じます。そこで、同じようにマルチタスクを抱える人向けに効率よく作業をすすめる方法を書いてみたいと思います。
わたしはマルチタスクをこなすのが大の苦手。視野を広く持とうという意識があり、見たままいろんなことをやろうと思うとパンクします。だからといって、ずっと1つのことに集中することもできません。だからわたしは総務部の仕事でマルチタスクを抱えると「なにからやればいいんだろう」と思考が停止してしまい、最終的に時間がなくなって焦ってしまい小さなミスをしがちでした。
そこで、自分の苦手なことと得意なことを組み合わせてなんとか仕事を効率的に進める方法がないかなと編み出したこちらに反響があったので、改めて記事にして残しておきます。
https://twitter.com/chieri_tulip/status/820876536806899713
それではさっそくやり方についてご紹介します。
集中力が続かないわたしの仕事のやり方
①タスクは発生したときにとりあえずリストにまとめる
・できる範囲で一元管理！
紙でもよいのですがが、編集のしやすさからわたしはWindowsの付箋機能を使っています。こちらについてはまた追って記事にしようかなと思ってますが今回は割愛。
・小さなものでも頼まれたタイミングでリストに入れておく
自分がわかればどんな形でもOK。別のメモに書いてあとでリストに入れるなどアクションを増やすとリストに入れ忘れる恐れがありますし、リスト以外のどこにメモしたかを思い出す手間がかかるので、できるだけ一元管理をオススメします。
例）山田課長 ペン用意
・定常業務もあらかじめリストに入れておく
毎日あるからと言って書かないとやり忘れる可能性がありますし、一日のタスク量を把握するためにも書いておく方がいいでしょう。終わったら線を引いて消すので達成感も得られます。「書いてないけどあれもやらなきゃ」というようなイレギュラーを作らないことで、思考を停止させないようにします。本当に毎日やっている日課ならとばしてもいいかも。
②タスクを細かく分解して段階ごとにTodoに落とし込む
時間のあるときに、タスクを分解します。できるだけ小さな行動に切り分けてしまいましょう。これは作業時に「この次はなにすればいいんだっけ？」と立ち止まらないための工夫です。
「（ペンの用意頼まれてるけど、なんのペンだっけ？ああ山田課長か…なんのペンか聞かなきゃ。在庫がなかったら発注しなきゃなあ…納品間に合うかな…間に合わなかったら買いにいかなきゃ…）うーん、めんどくさい！」とならずに済みます。
例）山田課長 ペン用意
↓
ペンの種類と数量確認※山田課長のスケジュール見て事前に連絡
ペンの在庫確認@備品倉庫
∟在庫ががあれば必要数を企画部に運ぶ→完了
∟在庫がなければ発注
オフィス通販の納品日確認※納品日が間に合わなければ買いにいく
納品日のスケジュールに受け取りメモ
受け取り後企画部に運ぶ→完了
納品書を元に経費申請
ポイント！
枝分かれする分岐なども検討しておくと、最終的にかかる最大工数が把握できるのでおすすめです。
③締め切り・想定作業時間を書く
タスクに次の締め切りと作業時間を併記する方法をよく使います。ここでできるだけ細かくしておいた成果がでます。
【ペンを用意】
より
【ペンの種類と数量確認※山田課長のスケジュール見て事前に連絡(今日の夕方/5分)】
のほうがとりかかりやすいです。何をやるかが明確で、かかる時間も読めるので心理的ハードルもさがります。
④一番上からやる(同時に他のことはしない)
集中力がもたないわたしは、"今何をするか"を"ひとつだけ"にしぼって集中力を分散させないようにします。 今やるのは締め切りが近いこれだけ！と限定することで、あれもやらなきゃこれもやらなきゃとあわてなくてよいので心が消耗せずに済みます。ひとつやったらまたその次の締め切りのものをとりかかります。
また、ひとつひとつのタスクは小さくまとめているので、最大20分くらい。それならなんとかわたしの集中力ももちます。
⑤できたことひとつひとつが達成感に！
小さなタスクでも積み重なれば大きな仕事です。一日を振り返って「頼まれてたペンの用意できなかったな」と思うより、「頼まれたペンの用意、在庫確認から発注までできたな！」のほうが自分を責めずにいられます。
どこまでタスクが進んでいるかもわかりやすいので、マルチタスクをこなすのが苦手な方の参考になればうれしいです。
ちえり