電話応対ではメモ必須！ わかりやすく伝えるメモの取り方とは？
2016年11月9日
メモを取るのが苦手だ、という人は割と多いようです。わかりやすいメモを取れると後で自分自身を助けることにもなりますし、他の人に伝える時にもわかりやすいと喜ばれることでしょう。ここでは電話メモの取り方のコツをご紹介します。わかりやすいメモを取れるようになりたいという人は必読です。
とりあえずカタカナで！
電話メモを取るときには急いでメモするということも多いので、難しい漢字などをメモで書いていると聞き逃してしまうことがあります。先方の名前が「田中様」だった場合には「田中サマ」。これは名前の漢字が簡単なのでよいのですが、難しい漢字の場合はすべてカタカナでメモしておくとよいでしょう。
とりあえずメモしておいて、電話を切った後で違う紙に書き直せばいいのですから、わかりやすく略語を作って書いておくのもひとつの手です。「戦略会議」ならSKなど、自分だけにわかる略語でメモしておき、メモのスピードをあげるとメモを書くことに必死になって聞き逃すことがありません。
しかし、自分で作った略語なのでほかの人には伝わりませんから、略語でメモしておく場合には略する前の言葉を忘れないようにすることが大切です。
いつ・誰から・要件・相手の連絡先・自分の名前はマスト
電話メモをするときには、「いつ電話がかかってきたのか」、「誰からなのか」、「何の用件でかけてきたのか」、「相手の連絡先」、「この電話を受けた自分の名前」の5つは必ず書いて渡さなくてはなりません。
特に相手の名前や社名、連絡先は必ず聞いてメモに残しておく必要があります。電話メモの中で最も重要な情報で一番知りたいところはそこだといっても過言ではありませんので、聞き漏らさないようにしましょう。
聞き漏らしてしまうかも、もしかしたら聞くのを忘れてしまうかも、という人は、電話メモ用のメモ帳を一冊作ってしまい、そこにあらかじめ書き込む欄を作っておくと良いでしょう。小さめのノートを電話メモ用にして電話のそばに置いておき、デスクに座ったらそのノートを開いておけば、いつ電話が来てもすぐにメモが取れる状態になります。電話がきてからあたふたしてしまうような場合には有効です。
復唱して間違いを減らす
電話口では、早口の人もいればこもった話し方の人もいます。ものすごく電話の声が小さいなんてこともあるでしょう。そういった時には電話で聞いた内容を「確認のため復唱させていただいてもよろしいでしょうか」と最後に復唱して相手に確認してもらうと、間違っているところを指摘してもらえます。
また、会話の途中でどうしても社名が聞き取れなかった、肝心なところが聞こえなかったという時には「恐れ入りますが少しお電話が遠いようなのでもう一度お願いいたします」と言ってもう一度聞きなおしましょう。相手の社名や連絡先などの最重要項目は必ず正確に聞き取らなくてはなりませんから、復唱して確認することは必ず行った方が良いですね。
しかし何度聞いても名前が全くわからないという場合、何度も聞きなおすのは失礼にあたります。そんな時には「失礼ですが、漢字でお名前をお書きする場合、どのようにお書きすればよろしいでしょうか？」と、難しい漢字ではないことを祈りつつ伺ってみましょう。聞き取れなかった名前が漢字になることでわかりやすくなります。
電話メモを取るときには準備万端にしておく！
わかりやすく電話メモを取るときにはノートを用意しておき、そのノートにあらかじめ聞くポイントを書いておきましょう。
そのメモをまた他の人にわかりやすく伝えるためには付箋紙やメモ帳などに、略語などを使わずに要点を押さえたメモを書き直します。電話がきた日付と時間、相手の名前、社名、要件、相手の連絡先、自分の名前を書いておき、本人が来たら「電話がありましたよ」と一言伝えるのが親切です。周りの人にも自分にもわかりやすい電話メモをとれるようになってくださいね。