メールが届いたら、できるだけ早く返信したいものです。
メールのレスポンスが早ければ早いほど、「出来る人」と評価されますが、返信が遅いと「ちゃんと見ているのかな？」「自分のことをないがしろにしているのでは？」と思われてしまいます。
何より、メールボックスに未処理のメールが溜まっていくと、その分だけ自分の気持ちの負担も増えていきますので。
ところが、いざ返信するときに、何て書けばよいか悩むことがありますよね。
特に相手が上司や先輩、お得意様といった重きを置くべき相手に対して、断るとき。
友人や後輩には、ストレートに「ノーサンキュー」と書けることでも、相手によっては、失礼にならないように、誤解を与えないように（そして、嫌われないように）と気を使わなければなりません。
すると、良い文言をなかなか思いつけずに、キーボードを打つ手が止まってしまうことも。
「断る」と結論は決まっていることだから、それに思い悩むのは時間の無駄ですよね。
そこで、サクッと使える常套句を準備しておくと良いでしょう。
それらを機械的に返すと、本当に楽ができるのです。
本エントリーでは、メール返信でサクッと使える「お断り」の常套句を紹介したいと思います。
断るとき
- 「そういった件については、対応が難しいかと思います」
- 「本件については、当方では対応いたしかねます」
- 「そのようなお話をいただくこともありますが、我々と しても対処のしようがなくて困っております」
＊「断る」という行為にキョリを置いた言い回しがベターです。
よって、主語は「私」は使わず、書かないか「当 方／我々」を使い、述語は推量・受動等で、自分の意思ではない表現にすると良いですね。
筋違いの話をされたとき
- 「その件については、分かりかねます」
- 「その件については、存じ上げません（承知しておりません）」
やめてほしいとき
- 「本件については、今後は遠慮させていただきます」（→軽め）
- 「本件については、今後はお控えいただきますようお願いします」（→重め）
拒否するとき
- 「これ以上のご案内には及びません」
- 「必要ありませんので、お断りします」
＊この合わせ技として
- 「本件については必要ありませんので、今後、一切のご案内をお断りします」
となると、完全拒否となります
＊しつこい売り込みなどに対する「結構です」という言葉は、相手に「OKした」と言わせかねないので使いません
枕詞
以下、気持ちの軽い順番で・・・。止めてほしいときや拒否するときは、付けないか軽いもので十分かと。
- 「あいにくですが」
- 「恐れ入りますが」
- 「とても残念なのですが」
- 「たいへん恐縮ですが」
- 「まことに申し訳ございませんが」
- 「本当に心苦しいのですが」
おまけ
以上は、部外・社外からの売り込み・リクエストメールに対する「お断り」の常套句です。
実際に「断る」ケースで一番多いのは、社内からのお誘いメール、特に上司からの飲みのお誘いではないでしょうか？
これに対しては、
「お声がけいただきありがとうございます。あいにく当日は、以前からの約束が入っております。とても残念ですが、今回は見送らせていただきたく存じます。またの機会を楽しみにしております」（赤字部分は、臨機応変で）
と返すと、よろしいかと。
以上、メール返信でサクッと使える「お断り」の常套句、ご参考になれば幸いです。
では、また。
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