【漫画で分かる】マイナンバー対策で陥りやすい5つのワナ
マイナンバーに関する話題をあちこちで耳にするようになった今日この頃。
それもそのはず。
2016年1月からマイナンバー制度は実際に開始されるのです。
しかしながら、
「マイナンバー制度って実は延期になったらしいよ！」
という根も葉もないウワサが立ったり、
「マイナンバー制度に反対だ！自分のカードを晒してやる！」
そして炎上へ…。
というようなこともいまだに行われており、
制度の周知が徹底されているかというと、そうでもない。というのが実情のようです。
事実、そういった世情を写すかのように、
今年夏に行われたある調査によると、
300人未満の中小企業の実に半数が「着手さえできていない」という状況だったようです。
あなたの会社は大丈夫ですか？こんな状況ではありませんか？
早速チェックしてみましょう！！
ワナその1：収集のルールを見落としがち
【解説】
「マイナンバーなんて従業員から必要な時に呼びかけして集めればいいんでしょ！」
と思っている社長は非常に多くいらっしゃいます。
それは大きな間違いです！！
「本人確認や取扱いの履歴もしっかりと管理すること」と定められていますので、
いい加減な収集をしていると罰則を課されるなんてことも予想されます。
【チェック】
- 個人情報のやり取りにメールやFAXを使っている。
- 個人情報の収集は各部門長に取りまとめてもらっている。
- 従業員にマイナンバー収集について周知できていない。
ひとつでも当てはまったら…をチェック！！
ワナその2：保管のルールについて知らなさすぎ
【解説】
「マイナンバーは紙管理、エクセル管理で十分…」なんてことはありません！
なぜならばマイナンバーの管理について、企業は4つの「安全管理措置」を取るよう定められており、
マイナンバーを取り扱う区域を定めることや、パソコンに保存するのであれば、機器の盗難・情報の漏えいに対して適切な措置を取ることが盛りこまれているからです。
また、今後実際にマイナンバーを利用するときのことも考慮し、
取り扱いに関する記録が自動で残せるシステムを導入するのも、ひとつの選択肢になるでしょう。
【チェック】
- 個人情報をエクセル等の表計算ソフトや紙で管理している。
- 履歴書等の個人情報は紙で、誰でも取り出せるキャビネット等に保管している。
- 個人情報等の重要データの保管場所に、自由に出入りできる。
- 個人情報を保管しているPCにパスワードがかかっていない。
ひとつでも当てはまったらをチェック！！
併せて読みたい：
これが義務！？企業が知っておきたいマイナンバー利用上の注意点！
なぜシステム管理が必要か？
ワナその3：いつ廃棄すれば良いか忘れがち
【解説】
「一度マイナンバーを収集・保管すればそれでおしまい！」という考えも、残念ながら間違いです。
保管しているマイナンバーが不要になった場合には、できる限り早く廃棄をする必要があります。
これは、リスク回避の観点からも非常に重要なことです。
マイナンバーが漏えいした場合には、マイナンバー法に定められた罰則が科されるだけではなく、
会社の信用にも大きく関わってきます。
取り返しがつかなくなる前に、収集から廃棄までマイナンバーをコントロールできる環境を準備しましょう。
【チェック】
- 法定の保存期間を過ぎた書類がまだ社内に保管されている。
- 書類廃棄の場合に焼却・溶解・シュレッダー・マスキング等の対応を徹底できていない。
ひとつでも当てはまったら…をチェック！！
併せて読みたい：
マイナンバーが漏えいした場合に設けられている罰則とは
おわりに
いかがでしたでしょうか？
あなたの会社には、こんな状況になっていませんか？
大事なマイナンバー、「対応がちょっと遅れた」でいざ漏れてしまったら、
会社もあなたも、さあ大変！
自社今のうちにキチンと社内の環境が整っているか確認してくださいね！！
自社だけで解決できない場合は、早めに相談できる先を探しましょう。
ね、社長！
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